Оглавление
Что важно знать о ЛНА в организации
Вероятно, вы видели в официальных документах формулировки вроде «устанавливается локальным нормативным актом компании». Но знаете ли вы, что такое локальные нормативные акты?
Не все документы являются этими самыми актами, и наоборот один и тот же документ может быть ЛНА в одной ситуации и не быть им в другой. Рассмотрим вопрос на примере кадровых документов.
Подробнее о кадровых документах в компании мы говорили в отдельной статье: почитайте о том, какие документы обязательны для работодателей, а какие нет.
А также предлагаем изучить пошаговую инструкцию по составлению кадровых документов.
Точного определения понятия «локальный нормативный акт» в законе не прописано, только в ст. 8 ТК РФ закреплено, что работодатели должны эти самые акты составлять.
По своей сути локальный нормативный акт – это документ, содержащий нормы трудового права и регулирующий взаимоотношения в коллективе организации.
Как отличить ЛНА от не ЛНА
Поговорим о терминологии, чтобы не путаться. Как просто отличить локально-нормативный акт от просто документа:
- Есть кадровые документы, которые распространяются на весь коллектив без исключения и рассчитаны на неоднократное применение.
- А есть такие, которые затрагивают отдельные категории работников (или конкретную должность).
Так вот, первые считаются локальными нормативными актами, а вторые таковыми не считаются.
Например: должностная инструкция разрабатывается на всех слесарей в компании (является ЛНА), а трудовой договор заключается непосредственно с каждым слесарем (не является ЛНА).
Что ещё не считается локальными нормативными актами - приказы о приёме на работу, табели учёта рабочего времени, личные карточки работников, путевые листы и др.
Другие признаки ЛНА
Как говорилось выше, чёткого определения ЛНА законодательство не содержит, хотя некоторые признаки указаны в той же ст. 8 ТК РФ.
Один из признаков ЛНА также описали выше – распространяется на весь коллектив или на подразделение, а не на одного человека.
Что ещё характерно для ЛНА:
- локальные акты предназначены для многократного применения в организации – если это приказ о приёме на работу сантехника, то он не может быть расценён как ЛНА;
Но если в приказе, например, перечислен перечень должностей работников, работа которых имеет разъездной характер, то его можно считать ЛНА. К таким локальным актам в виде приказов контролирующие органы и суды претензий не высказывают.
- локальные нормативные акты применяются только внутри организации – действие распространяется на физлиц, оформленных по трудовым договорам, и не распространяется на тех, кто сотрудничает по договорам ГПХ;
- ЛНА выполняют в организации функцию аналогичную функции федеральных законов в стране – при этом они не могут противоречить законам, и в спорных случаях применяются нормы федерального законодательства.
Какие ещё бывают локальные нормативные акты, кроме кадровых? Это документы, подходящие под описанные выше признаки, составляющие правовую основу деятельности организации и закрепляющие систему управления. Например, к локально-нормативным актам относятся учредительные документы — устав и учредительный договор.
В целом, это вопрос терминологии, а также дискуссий компаний с трудовыми инспекторами. Если посмотреть официальные письма Роструда с разъяснениями, то можно найти противоположные позиции по вопросам, что относится к ЛНА, а что нет.
Надеемся, вы поняли принцип определения принадлежности документа – для отнесения ЛНА нужно оценить содержание документа.
Какие ошибки допускают работодатели при составлении ЛНА
Наши специалисты говорят, что распространённая ошибка, которую совершают большинство работодателей, - это скачать образец документа из интернета и утвердить его в организации, даже толком не прочитав.
Нет ничего плохого в том, чтобы пользоваться общедоступные материалами. Но стоит критически подойти к тому, что написано в этих материалах (тем более, если это не официально утверждённые формы).
Трудовая инспекция, если вы с ней столкнётесь (а вы столкнётесь, т.к. работники рано или поздно на что-нибудь пожалуются), будет проверять все имеющиеся документы на соответствие нормам трудового законодательства.
Кроме содержания значение будут иметь реквизиты документа – правильно указанные данные компании и должностных лиц, дата составления, соответствие номера дате, подписи ознакомленных работников и др. Если реквизиты указаны неправильно, то документ не будет иметь юридической силы.
Любой недочёт будет иметь значение при принятии инспектором решения о привлечении к административной ответственности или назначении проверки.
Зачем всё это нужно
Почему мы так подробно рассказываем о локально-нормативных актах – это поможет избежать большого количества проблем. Мы рассматривали ЛНА на примере кадровых документов, — в нашем случае оформленные по закону взаимоотношения руководства с работниками есть главная профилактика рисков при найме сотрудников в штат.
В чём заключаются эти риски – пени, штрафы и доначисления налогов.
Проверки бизнеса
Несмотря на то, что плановые проверки бизнеса отменены, компанию всё равно могут проверить.
В плане проверок (см. сайт Генпрокуратуры) стоят компании с высокими рисками нарушений обязательных требований законодательства. Но даже если ваша компания не является высокорисковой и не попадает в ежегодный план проверок, то это не значит, что можно выдохнуть свободно.
Проверка может состояться:
- по жалобам работником компании на нарушения;
- по итогам работы межведомственной комиссии;
- по итогам срабатывания индикаторов риска.
Конфликты с работниками
Конфликт человека с человеком может наступить в любой момент, даже когда ничто не предвещало. В случае конфликтов работники могут отстаивать свои права, обращаясь в профсоюз (если он есть в организации), трудовую инспекцию, прокуратуру или в суд.
Жалобы работников приводят к проверкам соблюдения в компании норм трудового законодательства. В результате проверок и разбирательств компании могут принудить устранить нарушения, а это обычно оборачивается доплатой НДФЛ и страховых взносов за прошлые периоды (плюс пени и штрафы), что может составить крупную сумму.
Работа МВК
Кроме прочего, с 2024 года в регионах начинают действовать межведомственные комиссии по противодействию нелегальной занятости. Власти в последнее время уделяют много внимания правильному оформлению трудовых отношений.
ФНС и Роструд переживают, что работодатели не оформляют работников (соответственно не платят за них налоги и страховые взносы, а также ущемляют права трудящихся граждан), а вместо этого вынуждают их оформлять самозанятость и заключать договоры ГПХ.
Мы уже неоднократно писали подробности в новостях на нашем сайте — эти комиссии путём межведомственного взаимодействия будут получать самую разную информацию из ФНС, Роструда и других ведомств.
На основании полученной информации замеченных в нарушениях работодателей вызывают на заседания (только не поддавайтесь на письма мошенников). И затем воздействуют различными способами, добиваясь устранения нарушений.
Работодатель, конечно, может проигнорировать вызов и не приходить на заседания, но тогда Роструд обещает инициировать полноценную проверку.
Штрафы
Проверяющие начинают с того, что требуют предоставить кадровые документы.
Правильно оформленные ЛНА помогут доказать, что вы работаете в правовом поле, законно заключается договоры ГПХ с самозанятыми и легально пользуетесь льготами (например, платите пониженные страховые взносы вместо обычных тарифов).
В КоАП далеко не одна статья, устанавливающая ответственность для работодателя за нарушения трудового законодательства, приведём некоторые для примера.
Например, ст. 5.27 КоАП РФ закрепляет следующие штрафы:
- нарушение трудового законодательства в общем случае – штраф на должностных лиц и ИП до 5 тыс. рублей, на юрлиц до 50 тыс. рублей (повторно – увеличение штрафов или дисквалификация до 3 лет);
- не признание работодателем трудовых отношений между ним и лицом, фактически допущенным к работе, - штраф для должностных лиц до 20 тыс. рублей.
- не заключение трудового договора, подмена трудового договора ГПД - на должностных лиц до 20 тыс., на ИП до 10 тыс., на юрлиц до 100 тыс. рублей.
О штрафах за нарушения в работе с персональными данными и говорить не хочется, они исчисляются сотнями тысяч рублей. Огромные штрафы предусмотрены также за нарушения при ведении воинского учёта.
И это ещё не всё, можете полистать кодекс и поискать, что вас больше всего интересует. В некоторых случаях нарушения трудовых прав работников предусматривает не только административную, но и уголовную ответственность.
Напоследок хотим передать рекомендацию от наших специалистов — старайтесь всё автоматизировать. Автоматизированные системы значительно упрощают жизнь предпринимателей. В кадрах можно подумать о внедрение КЭДО – не нужно будет искать последние версии документарных форм, одним кликом можно ознакомить сотрудников с новыми ЛНА, и др. Обращайтесь, наша кадровая службы проконсультирует по всем вопросам и подберёт индивидуальное решение.
