Оглавление
- Кто обязан вести воинский учёт: инструкция для работодателя
- Изменения в воинском учёте к 2026 году: что нужно знать работодателям
- Общий и специальный воинский учёт: в чём разница
- Как за 5 шагов запустить учёт с нуля: пошаговая инструкция
- Цена ошибки: таблица штрафов за нарушения в воинском учёте с примерами
- Три главные ошибки, которые допускают все
- Главное в 2026 году
Кто обязан вести воинский учёт: инструкция для работодателя
Начнём с главного — встать на учёт в военном комиссариате должны все юридические лица. Даже если компания не ведёт деятельность или в штате только директор-учредитель. Это требование распространяется на все российские организации без исключений.
Самый опасный миф, который приводит к проблемам: «Если у нас маленькая компания, то можно не суетиться». Это не так, по законодательству (постановление правительства РФ № 719), постановка в военном комиссариате обязательна для всех юридических лиц. Даже если:
- у вас один директор, который одновременно и учредитель;
- компания не ведёт деятельность (нулевой баланс);
- только открылась и ещё не наняла никого в штат;
- все работники — женщины или иностранцы.
Единственное исключение — индивидуальные предприниматели. Они могут не состоять на ВУ и не организовывать систему учёта, даже если у них есть наёмные работники. Если военкоматы на местах требуют обратного, то такие требования незаконны. Однако ситуация может измениться, следите за новостями (а конкретно за запуском электронного реестра ВУ).
▶ Ведение воинского учёта в организации — это следующий шаг, но вести учёт (оформлять карточки, подавать отчёты) нужно не всем. ВУ нужно организовывать, только если в компании есть военнообязанные (прошли службу, находятся в запасе) или призывники (от 18 до 30 лет). Если среди работников нет таких нет, то отчитываться не о чем. Но постановка на учёт всё равно нужна, иначе штраф.
Постановка на ВУ предполагает не только поход в ВК, но и подготовительные работы. Нужно издать приказ об организации ВУ, разработать план, подготовить стенд по учёту, другие справочные материалы.
Кейс из практики: ООО «Альфа» из Новосибирска, штат — 3 женщины на удалёнке. Директор решил, что раз военнообязанных нет, то и вставать на учёт не обязательно. Через полгода пришла проверка: штраф — на директора 40 тыс. рублей, на компанию 350 тыс. За что? За то, что не подготовились: не издали приказ и не создали стенд. А карточки в этом случае действительно можно не вести, их просто не на кого заводить. Но факт постановки и организации ВУ от этого не отменяется.
Изменения в воинском учёте к 2026 году: что нужно знать работодателям
Изменения в воинском учёте претерпели значительные изменения за последнее время. Если вы ориентируетесь на старые правила, вы в зоне риска. Рассказываем о главных нововведениях, которые важно знать каждому, кто отвечает за воинский учёт в организации.
Начало эпохи электронного учёта
С 1 ноября 2024 запустили пилотный электронный реестр военнообязанных (постановление правительства № 506 от 19.04.24). Правда, ещё до сих пор не появилась полноценная техническая возможность для работодателей сдавать отчёты через интернет, но об этом ниже.
Комиссариаты начали оцифровывать данные, вводить их в единую базу. С тех пор сведения о гражданах перестали быть «локальными», их видят комиссариаты по всей стране.
Реестр воинского учёта
К лету 2025-го реестр воинского учёта заработал, хотя функционал до сих пор оставляет желать лучшего. В нём два раздела — один для военнообязанных граждан, другой для организаций.
Каждый военнообязанный теперь имеет цифровой профиль, куда стекается информация от:
- ЗАГСов — семейное положение, дети, смена ФИО;
- МВД — паспортные данные, регистрация, судимости;
- Минздрава — категория годности;
- ФНС — место работы (тут подключаются работодатели);
- образовательных учреждений — уровень образования, военная кафедра.
Военные комиссариаты видят актуальные данные и могут сверять их с отчётами работодателей в автоматическом режиме.
Что это значит для работодателей — если не подали сведение о приёме работника, система сама обнаруживает расхождение. Через 5 дней после нарушения — автоматическая проверка и штраф. Без выезда военкомов и без предупреждений.
При этом на текущий момент «работодательская» часть реестра ещё не работает в полном объёме. Максимум, что могут сделать работодатели, — зарегистрироваться в личном кабинете.
Поэтому пока всё ещё нужно сдавать отчётность по старинке (на бумаге). Но ожидаем в ближайшем будущем полноценной технической возможности передавать отчёты через интернет, а не только «ножками» или «Почтой России».
Новые правила вручения повесток
С прошлого января в тестовом режиме запустили электронный реестр повесток. Повестка направляется не только гражданину, но и работодателю.
Если в организацию пришла повестка на сотрудника (в бумажном или электронном виде), нужно:
- оповестить работника под подпись минимум за 3 дня до даты в повестке;
- обеспечить его явку в военный комиссариат (освободить от работ в день, указанный в повестке);
- если вручить повестку невозможно (работник в отпуске, на больничном), составить акт и вернуть её обратно.
Изменения для IT-отрасли
Постановление правительства № 1515 от 02.10.25 уточнило порядок предоставления отсрочек для IT-специалистов. Компании, аккредитованные в сфере информационных технологий, обязаны подавать дополнительные сведения о работниках в специальный реестр. Это нужно, чтобы они могли получить отсрочку от призыва.
Бронирование граждан
Постановлением правительства № 766 от 05.06.24 скорректированы правила бронирования. Перечень приоритетных организаций, имеющих право на специальный воинский учёт (бронь), начали формировать федеральный и региональные штабы.
Оформление брони стало возможно только через портал «Госуслуги», данные вносятся через личный кабинет работодателя на этом портале.
Общий и специальный воинский учёт: в чём разница
Большинство компаний ведут общий воинский учёт. Он включает сбор данных (здоровье, изменение фамилии, переезд), заполнение карточек, сверку сведений и сдачу отчётности.
Специальный воинский учёт организуют только те работодатели, которые получили право на бронирование. Бронь — это перенос призыва для сотрудников, которые работают на предприятиях, важных для государства в период мобилизации.
Как понять, дают ли вашей компании бронь — узнать можно только через комиссию по бронированию при администрации вашего региона. Нужно соответствовать критериям (предприятие должно быть критически важным для экономики или обороны), но открытого списка нет. Если вы не уверены, скорее всего, брони у вас нет, и вы ведёте общий учёт.
Параметр |
Общий учёт |
Специальный учёт (бронь) |
Кто обязан вести |
Все юрлица с военнообязанными работниками |
Только организации, включённые в перечень (закрытая информация) |
В чём суть |
Учёт данных, отчётность, сверка |
То же плюс оформление отсрочек от призыва |
Основные документы |
Карточки формы № 10, журналы |
Специальные удостоверения о бронировании |
Дополнительная отчётность |
9 основных форм |
То же плюс сведения о забронированных (форма № 6) |
Статус «специального» не отменяет обязанности вести общий учёт. Это просто «надстройка», которая добавляет ещё один блок задач.
Как за 5 шагов запустить учёт с нуля: пошаговая инструкция
Расскажем об основных этапах — пошаговая инструкция «Воинский учёт в организации» для тех, кто только начинает. Или кто думает, что уже всё настроил, но на всякий случай хочет перепроверить.
Шаг 1. Ставим организацию на учёт
Идём в военный комиссариат по юридическому адресу, без этого никак, даже если у вас нет военнообязанных. Постановка организации на ВУ — это отдельная процедура, не зависящая от наличия кадров. Если в населённом пункте нет ВК, идём в местную администрацию.
Порядок действий — сначала подготовьте пакет документов:
- учредительные бумаги — устав, решение о создании;
- свежую выписку ЕГРЮЛ;
- карточку организации по форме № 18 — заполнить заранее;
- приказ о назначении ответственного — если ещё не знаете, кого назначить, напишите генерального директора, потом переделаете;
- план работ по ведению учёта (шаблон можно взять у военного комиссара).
Подайте их в ВК или администрацию. Дождитесь, когда на карточке № 18 поставят регистрационный номер и печать. Это официальное подтверждение, что компания состоит на учёте.
Что делать, если отказывают? Иногда комиссариаты выдвигают свои требования (например, «не ставят на учёт, если в компании до 5 человек»). Это незаконно.
Если вам отказывают устно, требуйте письменный отказ с указанием статьи закона. Без этого отказа вы нарушитель, а с ним вы добросовестный работодатель, который пытался выполнить требования закона. Если у вас не будет доказательств, что вы пытались выполнить обязанность, вам грозит штраф.
Шаг 2. Назначаем ответственное лицо
По закону ответственность за ведение воинского учёта несёт руководитель организации. Но он может делегировать эти обязанности.
Как определить количество ответственных — формула простая: считаем, сколько военнообязанных состоит на учёте по состоянию на 31 декабря предыдущего года:
- если таких сотрудников менее 500 — достаточно одного ответственного (по совместительству);
- если от 500 до 2 тыс. — нужно создать военно-учётный стол (2-3 человека);
- если более 2 тыс. — количество ответственных увеличивается пропорционально (отдельное структурное подразделение).
Кого назначить — не обязательно нанимать нового человека, можно добавить обязанности кадровику, бухгалтеру или секретарю. Главное, прописать обязанности в трудовой договор и должностную инструкцию, и доплатить (иначе кто захочет брать на себя такую ответственность).
Нужно ввести должность специалиста по воинскому учёту в штатное расписание, согласовать кандидатуру ответственный с военным комиссариатом.
Важное требование — не реже одного раза в три года ответственный должен проходить обучение по программам, утверждённым Минобороны. Первый раз в течение 12 месяцев после назначения.
Шаг 3. Оформляем документы
Минимальный пакет:
- приказ об организации воинского учёта — форма из приложения 4 к методическим рекомендациям;
- приказ о назначении ответственного за ведение ВУ — с указанием ФИО, должности, контактов;
- план работ на текущий год — обновляем и согласовываем до 31 декабря;
- журнал проверок — туда военком будет ставить отметки;
- карточки формы № 10 на каждого состоящего на учёте;
- личные карточки работников (форма Т-2), где есть раздел «Сведения о воинском учёте».
Особое внимание уделяйте карточкам, их можно вести в бумажном или электронном виде. Бумажные заполняйте шариковой ручкой, чётко, без помарок. Если данные меняются (например, работник женился или переехал), вносите изменения сразу. В карточках некоторые сведения можно заполнять карандашом (например, дату последней сверки с военным комиссариатом), чтобы обновлять ежегодно.
Бумажные документы хранятся в сейфах или металлических шкафах. Сроки хранения — 75 лет для личных карточек уволенных.
Этап 4. Учимся сдавать отчёты
При приёме на работу работник обязан предъявить военный билет или удостоверение призывника. На основе этих сведений заполняются карточки.
Если сотрудник не состоит на учёте, но должен, вручите ему направление в военный комиссариат для постановки на учёт. Отказать в приёме на работу из-за отсутствия военного билета нельзя.
Какие сведения нужно подавать и в какие сроки
Событие |
Срок подачи |
Куда подавать |
Приём на работу военнообязанного |
5 дней |
По месту жительства |
Увольнение военнообязанного |
5 дней |
По месту жительства |
Изменение семейного положения, образования, адреса |
5 дней |
По месту жительства |
Выявлен гражданин, который должен состоять на учёте, но не состоит |
3 дня |
По месту жительства |
Получена повестка на сотрудника |
Оповестить работника не менее чем за 3 дня до даты в повестке |
Обеспечить явку в указанный срок |
По запросу военного комиссариата |
В течение 2 недель |
ВК, направивший запрос |
Всего установлено 9 форм отчётности. Основные из них:
- форма № 6 — о численности работающих и забронированных граждан (ежегодно);
- форма № 18 — карточка учёта организации (ежегодно);
- уведомление о приёме на работу (по факту события);
- уведомление об увольнении (по факту события);
- уведомление об изменении сведений (по факту события);
- план работы (ежегодно до 31 декабря, до 1 апреля — сверка).
Куда подавать — в военные комиссариаты по месту жительства сотрудников, а не по юридическому адресу компании. Если они «разбросаны» по всей стране, общаться придётся с несколькими комиссариатами. Зато для компании с работниками в одном городе всё просто — все отчёты в один адрес.
Как подавать — пока преимущественно на бумаге («ножками» или «Почтой России» в 2 экземплярах с пустым конвертом для ответа). Почтовую квитанцию храните не меньше 3 лет, это ваше доказательство, что вы отправили отчёт вовремя. Электронный способ через реестр воинского учёта пока не очень хорошо работает для организаций.
Кейс из практики: IT-компания из Санкт-Петербурга подала уведомление о приёме нового айтишника по месту его прописки (Владимир). Отправили заказным письмом. Через полгода пришёл штраф, владимирский военкомат сказал, что письмо не получал. В компании сохранился почтовый чек и отчёт об отслеживании, поэтому в суде удалось доказать, что отправляли, и штраф отменили. Вывод: фиксируйте всё, что отправляете, и храните 3 года.
Шаг 5. Готовимся к проверке
Контролирующие органы — военные комиссариаты и органы местного самоуправления (там, где нет военного комиссариата). О визите предупреждают за 5 рабочих дней.
Проверки проводятся по двум сценариям — плановые проверки (зависит от численности работников: до 500 человек — не чаще 1 раза в 3 года), внеплановые (проводятся по жалобам, при выявлении несоответствий в данных, по истечении срока на устранение нарушений).
Что смотрят:
- все ли сотрудники, кто должен состоять на учёте, действительно на нём состоят;
- правильно ли заполнены карточки формы № 10;
- своевременно ли подавались уведомления;
- есть ли сейфы, а в них все нужные бумаги.
По итогам выставляется оценка (удовлетворительно, неудовлетворительно). Результат вносится в журнал проверок. Критерии оценки (согласно инструкции Минобороны № 700) — полнота охвата военнообязанных граждан, достоверность сведений в карточках и журналах, качество планирования и своевременность отчётности.
Важная особенность — эти проверки не подпадают под федеральный закон о государственном контроле (№ 248-ФЗ). Это значит, что на них не распространяются правила о QR-кодах, мораториях, согласованиях с прокуратурой. Могут прийти, когда захотят, и проверить, что захотят. На практике это даёт военным комиссариатам большую свободу.
Скачайте чек-лист ответственного за воинский учёт (20 пунктов)
Цена ошибки: таблица штрафов за нарушения в воинском учёте с примерами
Штрафы за нарушения в воинском учёте — самая болезненная тема. С октября 2023-го они выросли в разы. Сегодня действуют следующие санкции.
Актуальные штрафы-2026
Что важно знать:
- Если предусмотрено, то штраф накладывается и на должностное лицо, и на организацию одновременно.
- Срок привлечения — 3 года со дня совершения нарушения.
- Штраф за непостановку на учёт отсутствует — отвечают за неведение учёта или ведение его ненадлежащим образом.
- Уплата штрафа не освобождает от обязанности устранить нарушение — встать на учёт, подать отчётность, наладить должный порядок.
- Для субъектов МСП штрафы применяются в пониженном на 50% размере (ещё один повод для компании находиться в реестре МСП).
Пример: в компании 12 военнообязанных. Ответственного не назначили, карточки не завели, уведомления о приёмах на работу не подавали.
Штраф в этом случае может составить:
• на директора: 50 000 + 50 000 + 50 000 + 50 000 = 200 000 рублей;
• на организацию: 400 000 + 400 000 + 400 000 = до 1 200 000.
Итого: 1,4 млн рублей. Плюс требование наладить учёт за 2 месяца. А если вспомнить про необеспечение явки по повесткам, суммы станут ещё выше.
Три главные ошибки, которые допускают все
Ошибка № 1. «У нас маленькая компания, можно не суетиться»
Размер компании не имеет значения — постановка на учёт обязательна для всех юрлиц. А вести учёт нужно, если есть хотя бы один военнообязанный или призывник, даже если это сам директор.
Последствия «игнора» — штраф на директора и на компанию, требование встать на учёт «задним числом».
Ошибка № 2. «Мы отправили письмо, значит, обязанность выполнена»
Отправили — это только полдела: письмо могло затеряться, военкомат мог его не получить, курьер мог доставить не туда. Доказать, что отправили, сможете только чеком и описью вложения.
Что делать — всегда отправляйте заказные письма с уведомлением и описью, храните квитанции до истечения сроков привлечения к ответственности (а лучше — до увольнения человека). Если есть возможность, дублируйте на электронную почту военкомата (даже если официально они не принимают, у вас останется след).
Ошибка № 3. «У нас нет военнообязанных, значит, и вставать на учёт не надо»
Это самая дорогая ошибка. Постановка организации — это отдельная обязанность, не зависящая от наличия кадров. Если у вас нет военнообязанных, вы всё равно должны прийти в военкомат, получить регистрационный номер и отчитаться, что таких нет.
Последствия — штраф до 400 тыс. рублей на компанию (проверено на реальных кейсах).
Главное в 2026 году
Для тех, кто ведёт воинский учёт в организации изменения последних лет (новые штрафы, электронный реестр, цифровые повестка) превратили эту сферу из формальной в крайне рискованную. Ошибки или бездействие стоят сотен тысяч рублей.
Что важно запомнить:
- Сроки — основные уведомления подаются в течение 3-5 дней. Действуйте быстро — если пропустили, получите штраф.
- Реестр воинского учёта работает для граждан, но для организаций пока не в полном объёме. Поэтому сдавайте отчётность на бумаге и дублируйте в электронном виде, если есть возможность.
Воинский учёт — это десятки часов работы в месяц, кипа бумаг, общение с десятками военных комиссариатов (если работники живут в разных регионах) и постоянный риск ошибки (400 тыс. рублей). Если вы не уверены, что правильно выполняете все требования, или не хотите тратить время на эту бюрократию — есть простое решение. Передайте ведение учёта на аутсорсинг профессионалам.
Как вести воинский учёт в такой схеме:
- В компании назначается ответственный — без него никак, он подписывает все документы, его работу проверяет ВК).
- Всю остальную работу — сбор данных, заполнение карточек, сдачу отчётности, сверку с ВК по всей стране, обучение ответственных берут на себя специалисты.
Вы получаете:
- полный комплект документов (приказы, карточки, журналы, планы);
- отчётность, поданную во все нужные военкоматы в срок;
- сопровождение при проверках;
- экономию 10-20 часов в месяц вашего кадровика или бухгалтера.
Чтобы получить консультацию или заказать услугу, оставьте заявку на сайте в форме, расположенной внизу страницы. Мы проанализируем вашу текущую ситуацию и назовём точную стоимость.
Вопросы и ответы
Если говорить в глобальном смысле, то воинский учёт помогает укомплектовать Вооружённые силы РФ необходимыми специалистами на период мобилизации и на военное время.
Воинский учёт призывников и военнообязанных должны вести все органы управления и подразделения Минобороны, федеральные и муниципальные власти, юридические лица.
Какие мероприятия подразумеваются — установлено Положением о воинском учёте (утв. постановлением Правительства РФ № 719 от 27.11.06), Методическими рекомендациями Генштаба ВС РФ (утв. Генштабом ВС РФ 11.07.17), Инструкцией по обеспечению функционирования системы ВУ (утв. приказом Минобороны № 700 от 22.11.21).
Необходимо назначить ответственного сотрудника, издавать соответствующие приказы, заполнять карточки, формировать картотеки, вести журналы, обмениваться данными с военкоматами. Нужно соблюдать установленные формы документов и сроки их предоставления.
Вообще, каждый мужчина обязан встать на воинский учёт, либо же получить освобождение от службы в армии, например, по состоянию здоровья.
Коммерческие юридические лица также должны встать на учёт в военкомате — для того, чтобы сообщать Министерству обороны через военные комиссариаты об отношении работников к воинской обязанности.
Чтобы поставить организацию на воинский учёт, нужно подать в военкомат по месту юридического адреса пакет документов и получить соответствующую справку.
После этого компания должна начать вести воинский учёт — издавать соответствующие приказы, заполнять карточки, формировать картотеки, вести журналы, обмениваться данными с военкоматами. Нужно соблюдать установленные формы документов и сроки их предоставления.
Касается сотрудников мужского пола:
- призывного возраста — в возрасте до 27 лет (с 1 января 2024 года до 30 лет), которые не служили в армии и не состоят в запасе, например, учились на военных кафедрах, в военных вузах, прошли альтернативную гражданскую службу;
- военнообязанные — прошли службу, находятся в запасе, были временно освобождены от службы по разным причинам и т.д.
А также женщин с военно-учётной специальностью, в частности, телефонистки, специалистки по картографии, медики и др.
Важное условие — с сотрудниками должны быть заключены трудовые договоры. Сотрудники, с которыми заключены договоры ГПХ, не подлежат ВУ.
С 1 октября 2023 года были значительно увеличены штрафы в статьях КоАП за нарушения с воинским учётом организаций. если ранее они доходили до 5 тыс. рублей, то теперь их повысили до 500 тыс.
Штрафы назначают военные комиссариаты в течение 3 лет со дня совершения нарушения. Накладывают на юрлицо и на должностное лицо, допустившее нарушение.
По закону нет, ИП не обязаны. Но некоторые военные комиссариаты на местах могут требовать постановки на учёт. Такие требования неправомерны.
Однако следите за новостями — полноценный запуск реестра может изменить ситуацию.
Нет, гражданин на ГПХ не считается работником для целей воинского учёта. Уведомлять военкомат и отчитываться не нужно.
Возможные причина — ошибка в данных (неправильный СНИЛС, неверная категория запаса), отчёт подан не в тот комиссариат (не по месту жительства сотрудника), либо пропущен срок (например, сведения о приёме нужно подать за 5 дней, а вы подали на 6-ой).
В Трудовом кодексе Российской Федерации этот документ не обязателен при приёме на работу. Поэтому отказать в трудоустройстве нельзя, но нужно уведомить военкомат в течение 5 дней.
К самому сотруднику можно применить дисциплинарное взыскание (замечание, выговор) за непредставление сведений, необходимых для выполнения обязанности работодателя.
Нужно подавать в военный комиссариат по месту жительства сотрудника. Если сотрудник зарегистрирован в другом регионе, придётся общаться с ВК того региона. Адрес можно найти на сайте Минобороны или через сервисы «Госуслуг».
Если сотрудник проживает в населённом пункте, где нет ВК, — сведения подаются в орган местного самоуправления.
Да, если с ними заключён трудовой договор. Форма работы (удалённо, в офисе, на дому) значения не имеет. Учитывайте, что сведения нужно подавать в военкомат по месту жительства сотрудника.
Запросите у всех сотрудников мужского пола (и женщин с военно-учётными специальностями) военные билеты или удостоверения призывника. Если документов нет, считайте, что гражданин не состоит на учёте. Уведомляйте об этом военкомат.
