Нужен ли компании архив
С архивами коммерческих организаций и ИП сплошная неразбериха — для тех, кто ни разу не сталкивался с проблемами.
- С одной стороны, законодательство не обязывает ООО и ИП создавать архив документов (касающихся бухгалтерии, налогов, кадров и контрагентов), а лишь предоставляет право на его создание. Т.е. хочешь — храни, а не хочешь и не нужно.
- C другой, есть требования представлять государственным ведомствам бухгалтерские, налоговые и кадровые документы в течение определённого времени. Не предоставив требуемые документы, можно получить штраф. Т.е. архив как бы становится обязательным.
С третьей стороны, если можно так выразиться, даже в самой маленькой организации ежедневно создаётся хотя бы несколько документов, которые нужно куда-то «складировать», т.к. они важные и пригодятся в хоздеятельности. С течением времени места для этого нужно всё больше и встаёт вопрос, что же можно ликвидировать (а главное, когда и как, чтобы не нарваться на проблемы).
Правильный ответ на вопрос «хранить или не хранить документы», — хранить. Отсутствие документов может привести к неприятным последствиям.
Следует представлять бухгалтерские, налоговые и кадровые документы по требованиям ведомств, за нарушения штрафы и не только.
А правильный ответ на вопрос «что хранить и сколько времени», — ищите в инструкциях для госорганов, и в нашей статье.
Законодательные основы архивации и уничтожения документов
Правила регламентируются самыми разными нормативно-правовыми актами — Трудовым, Налоговым кодексом, федеральным законом о бухгалтерском учёте (№ 402-ФЗ от 06.12.11) и об архивном деле в РФ (№ 125-ФЗ от 22.10. 04).
Также нужно брать за основу:
- Приказ Росархива № 236 от 20.12.19 «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием периода их хранения» (инструкция по применению перечня в приказе № 237 от 20.12.19);
- Приказ Росархива № 77 от 31.07.23 «Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда РФ и других архивных документов в государственных и муниципальных органах, органах местного самоуправления и организациях»;
- Приказ Росархива № 24 от 2.03.20 «Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда РФ и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, научных организациях».
- Непосредственно о документах бухгалтерского учёта закреплено в федеральный стандарт бухгалтерского учёта ФСБУ 27/2021 «Документы и документооборот в бухгалтерском учёте», утв. приказом Минфина № 62н от 16.04.21.
Установленные вышеперечисленными документами правила, как видите, распространяются на госорганы, органы местного самоуправления, госархивы, и т.д.
Для коммерческих организаций придерживаться правил — право, а не обязанность. Но зачем изобретать велосипед, если его уже изобрели для вас. Инструкции для госорганов и госархивов вполне подходят бизнесу, ими можно и нужно пользоваться.
Есть действующие перечни для разных организаций и отраслей, они тоже являются лишь рекомендациями, но помогают «не утонуть в море бумаг». Например, положение о порядке и времени хранения документов АО, утв. постановлением ФКЦБ № 03-33/пс от 16.07.03. Вы можете поискать документы для вашей сферы деятельности или организационно-правовой формы.
Где хранить документы
Вы думаете, мы будем рассказывать вам об удобных и вместительных шкафах? Нет, берём глобальнее, читаем вышеуказанный ФСБУ 27/2021.
С 1 января 2024 года документы бухгалтерского учёта можно хранить только на территории страны, - вывозить и хранить их за границей запрещено.
Обратите внимание, если речь идёт об электронных документах, то сервера, на которых они хранятся, должны располагаться в России.
Как правильно сделать архив
В приказе Росархива № 77 есть понятие документарного фонда — это документы, которые образовались в процессе деятельности организации.
Единицей классификации в этом фонде является «дело», для учёта дел составляют номенклатуру дел.
Приведены и формы бланков:
- номенклатура дел организации и её структурного подразделения;
- акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих архивации;
- опись электронных документов;
- опись дел по личному составу;
- акт о технических ошибках в учётных документах;
- книга учёта поступления и выбытия дел, документов;
- акт приёма-передачи архивных документов в организацию, осуществляющую деятельность по архивации документов;
- акт конвертации электронных архивных документов.
В приказе описаны требования к помещениям, где размещается архив. Например, насчёт освещения — помещение можно освещать лампами накаливания в закрытых плафонах с гладкой поверхностью, люминесцентными лампами с урезанным УФ-участком спектра и светодиодными светильниками.
В самостоятельные разделы помещены правила проведения экспертизы ценности документов, оформления её результатов.
Разрешается заключить договор с организацией, для которой архивация документов является уставной деятельностью.
Несмотря на то, что вышеупомянутый приказ обязателен для государственных и муниципальных органов, коммерческие организации могут использовать эти правила для собственного удобства.
Сроки хранения документов
Если говорить совсем коротко, то в основном они ограничиваются 5 годами, за исключением кадровых – их хранят 50 или 75 лет.
Если вы перфекционист и хотите знать точно, рассказываем подробнее.
Для справки: до 2021 года для большинства документов они составляли 4 года — а затем их согласовали со временными отрезками представления запрашиваемых ФНС документов, и увеличили до 5 лет.
Приказ Росархива № 236 содержит перечень бухгалтерских, кадровых, госзакупочных и других документов с временными периодами всего перечислено 657. Для справки: до 2016 года перечень утверждало Минкультуры, и в нём было 1003 наименования.
Мы, конечно же, не будем приводить тут весь перечень, вы сами можете его посмотреть при желании. Расскажем общие правила.
▶ Бухгалтерские документы — основные правила нужно смотреть в приказе № 236, но это не всё. Помимо этого, время прописано в ст. 29 № 402-ФЗ и в некоторых статьях Налогового кодекса (в частности, ст. 23, 24 НК РФ).
Эти же правила применяются в отношении налоговых документов и остальных, необходимых для исчисления и уплаты налогов.
При этом, есть нюансы, например:
- документы, подтверждающие налоговые льготы для региональных инвестиционных проектов, нужно хранить 6 лет (ст. 89.2 НК РФ),
- документы, подтверждающие убытки, нужно хранить всё время уменьшения налоговой базы (ст. 283, ст. 346.18 НК РФ);
- насчёт учётной политики указаны в ст. 29 № 402-ФЗ, там есть нюансы в зависимости от её обновления;
- книги покупок и продаж с дополнительными листами хранят 4 года (постановление Правительства № 1137 от 26.12.11);
- подтверждение расчёта и уплаты страховых взносов может потребоваться в течение 6 лет (ст. 23 НК РФ).
▶ Кадровые документы — большинство хранятся в течение довольно длительного времени, до 50 и 75 лет. Разница закреплена в ст. 22.1 № 125-ФЗ – зависит от того, когда по документам закончено делопроизводство (компания закончила с ними работать): если до 01.01.03, то нужно хранить 75 лет, если после, то 50 лет.
Если вы где-то видите «время хранения 50 (75) лет», то имеется ввиду именно это правило (в основном оно применяется для кадровых документов).
Перечень кадровых документов с правилами по длительности временных периодов ищите в приказе Росархива № 236.
▶ Документы по банку и кассе — основное по времени установлено всё там же, в приказе № 236, некоторые правила закреплены в законе о бухучёте. В частности, относительно книг кассира-операциониста, документов, подтверждающих расчёты с покупателями, смотрите в ст. 29 № 402-ФЗ.
Правила в отношении кассовых чеков и бланков строгой отчётности ищите в ст. 4.7 N 54-ФЗ от 22.05.03.
▶ Что хранить вечно — ну, хорошо, не вечно, но до ликвидации ООО или ИП стоит хранить устав компании (если всё же потеряли, его можно получить почти мгновенно с электронной подписью налогового органа), все документы, касающиеся выплат сотрудникам, и всю отчётность.
При наличии разногласий и споров документы нужно хранить до окончательного разбирательства (п. 277 приказа Росархива № 236).
Возможно такое, что в разных нормативно-правовых актах длительность временных периодов для одних и тех же документов отличаются, в этом случае рекомендуем ориентироваться на большее время.
Какие документы можно выбросить?
Документы, время архивации которых закончилось, можно сдать в утиль. Конечно, мы говорим о документах, которые больше не нужны организации, или, говоря официальным языком, закончены делопроизводством.
При этом важно правильно определить начало использования документов, чтобы не ошибиться с датой окончания.
- Началом является следующий год после того, в котором был создан документ.
- Выбрасывать документ можно в следующем году после того, в котором время архивации закончилось.
Пример: документ был создан в 2024 году и хранить его нужно 5 лет, — документ кладут в шкаф в 2025 году и в 2030 году с документом можно будет распрощаться.
Организация вправе продлевать время складирования документов с истекшими сроками на своё усмотрение. Не разрешается только сокращать, за это предусмотрена административная ответственность.
Как правильно уничтожать документы
Это нужно делать осторожно, чтобы не нарушать законодательство, — в т.ч., о персональных данных (ответственность за нарушения в этой сфере значительно ужесточено).
Порядок уничтожения документов для органов власти и организаций установлен правилами, утв. приказом Росархива № 77 от 31.07.23. Вообще, это правила для работы с документами госорганов, но организации вполне могут «брать их на вооружение» и создавать архивы по этим правилам. Это удобнее, чем «изобретать велосипед».
На основании данных правил компания может разработать собственный порядок архивации, потому что, напоминаем, за нарушения могут назначать большие штрафы.
Вот примерный порядок действий при уничтожении документов, время архивации которых закончилось:
- Создание экспертной комиссии — она должна провести ревизию документов. В состав могут входить любые сотрудники (бухгалтеры, кадровики, секретари и др.), количество человек зависит от объёма бумаг. Состав комиссии утверждает генеральный директор, её задачи и функции прописываются в специальном положении, которое также утверждает руководство.
- Проведение экспертизы документов — члены комиссии изучают документы, определяют время их создания, отбирают документы, от которых можно избавиться.
- Закрепление результатов экспертизы — должна быть составлена опись документов и акт о выделении документов к уничтожению. В акте можно не описывать каждый документ, а указать только их общее количество. Результаты деятельности комиссии отражают в протоколе заседания. Протокол, опись и акт утверждаются руководителем.
- Непосредственная ликвидация документации — для фиксации этого факта также составляется акт.
Как уничтожают документы
Законодательством не установлены способы физической ликвидации документов, поэтому компания может выбрать любой метод.
Бумажную документацию обычно ликвидируют путём:
- сдачи в макулатуру — экологичный способ избавиться от документов: в интернете можно найти контакты фирмы, которая приедет и заберёт документы прямо из офиса;
- сжигания — надёжный способ, но не всегда осуществимый, особенно если бумаг много;
- измельчения вручную — разомнётесь, если у вас сидячая офисная работа;
- измельчения с помощью шредера — на офисном может потребоваться много времени, если бумаг много, и тогда арендуют промышленный измельчитель;
- химического воздействия — под их влиянием бумага размягчается, опасно применять неподготовленным людям.
Изучите устав, локальные нормативные акты, договоры организации — в них может быть установлен особый режим обращения с данными и запрет, например, на сдачу бумаги в макулатуру.
Можно также воспользоваться услугами компаний, профессионально занимающихся утилизацией документации.
Важно позаботиться о защите конфиденциальности сведений, особенно, если в документах содержатся персональные данные.
Штрафы за утечку персональных данных исчисляются миллионами рублей.
Такие документы не стоит выбрасывать на ближайшую свалку, использовать в качестве черновиков и т.п.
В этом случае в итоге ликвидации должна отсутствовать возможность восстановить информацию.
И ещё важный нюанс — если компания ликвидируется, то нельзя выбросить документы, которые подлежат архивации. Их следует передать в государственный или муниципальный архив.
Электронное хранение и уничтожение документов
На сегодняшний день всё более актуальным становится электронный документооборот. ЭДО всё прочнее входит в деятельность компаний, о чём говорит внедрение электронного кадрового документооборота, разработка ФНС типовых электронных документов (счетов, актов, накладных) и машиночитаемых доверенностей, реформа электронной подписи.
Для госорганов порядок работы с электронными документами выделили в отдельную главу в приказе № 77, можете также его придерживаться.
Длительность временных периодов в общем и целом прописана в ст. 29 № 402-ФЗ — документы, связанные с организацией и ведением бухучёта, а также средства, обеспечивающие воспроизведение электронных документов и проверку подлинности электронной подписи, подлежат архивации не менее 5 лет.
Избавиться от электронных документов проще, чем от бумажных, — данные стирают или поверх них записывают новую информацию, или физически ломают диск или накопитель. При этом нужно убедиться, что не осталось никаких данных, включая страховые, резервные, рабочие и другие копии.
Рассказываем интересные фишки по работе с электронными документами.
Во-первых, хранить важные электронные документы можно в Единой информационной системе нотариата. Это государственная система, которая обеспечит сохранность не только документов, фото, видео и аудио материалов, но и, например, программного кода или других результатов интеллектуального труда (кстати, хороший способ защиты авторских прав).
Во-вторых, у «Почты России» есть сервис по оцифровке бумажных писем и отправки получателям в электронном виде. Есть дополнительные возможности — удаление оригиналов, загрузка в систему ЭДО и др. С компаниями, желающими воспользоваться услугой, заключаются договор и соглашение о неразглашении, а также доверенности на получение, вскрытие и обработку корреспонденции.
Штрафы за нарушения
За утилизацию документов бухгалтерского или налогового учёта раньше времени установлена ответственность по Налоговому кодексу и Кодексу об административных правонарушениях.
▶ Нарушения влекут наложение штрафов по ст. 5,27, 13.20, 13.25, 15,6, 15.11, 15.15.6 КоАП РФ.
Максимально установленные суммы:
- для ИП и должностных лиц — до 10 тысяч рублей;
- юрлиц — до 300 тыс.
Также должностным лицам грозит дисквалификация до 2 лет — в это время запрещается занимать руководящие должности и открывать бизнес.
Напомним, что существует возможность заплатить административный штраф со скидкой 50%. Условие — он должен быть уплачен в течение 20 дней после вынесения соответствующего постановления.
▶ Но это ещё не самое страшное, санкции могут быть и больше. Например, если отсутствие документов привело к налоговым нарушениям, то компания заплатит до 20% от величины неуплаченного налога, что может составить ощутимые суммы, но не менее 40 тыс. рублей. Ищите штрафы в ст. 120, 122, 126, 129 НК РФ.
На штраф можно «попасть», когда налоговые органы просят предоставить тот или иной документ, а у организации или ИП его нет. А хуже всего, если налоговые органы решат, что отсутствием документов вы прикрываете занижение налогооблагаемой базы. Без документального подтверждения расходов и вычетов ИФНС доначислит налоги.
▶Но и это ещё не всё. Если вы избавились от документов и из-за этого произошла утечка персональных данных, вам также грозит административная и даже уголовная ответственность.
Если вкратце, то юрлица могут заплатить до 300 тыс. рублей, а руководство отправится на принудительные работы или в тюрьму на 4 года. За повторные нарушения будут оборотные штрафы в размере до 3% от доходов. В этой статье рассказываем, как бизнесу «подстелить соломки» в связи со всем этим.
Рассказали вам, что документы не обязательно хранить вечно, от них можно и нужно избавляться, но только по определённым правилам. Надеемся, наши подсказки помогут вам сформировать архив и защититься от штрафов.
