Оглавление
Начнем с очевидного
Открыли ИП и думаете, на этом бюрократия заканчивается? Увы, нет…
Пожалуй, только начинается — отныне у вас есть ряд обязанностей, за неисполнение которых грозят реальные штрафы, иногда очень существенные!
1. Печать ИП
Формально это не обязательно, но мы рекомендуем применять её для повышения степени защиты документов. Кроме того, встречались случаи, когда неграмотные менеджеры интернет-магазинов или службы доставки отказывались выдавать оплаченный по безналу товар человеку без печати. «На накладной должна быть печать!» — И хоть кол на голове теши.
2. Расчётный счёт
Вам рекомендуем открыть расчётный счёт в банке, через который будут идти безналичные расчёты с контрагентами. С этого же счёта будут оплачиваться операционные расходы, налоги и взносы, зарплаты сотрудников, если вы как ИП решите стать работодателем.
Ещё лучше — два счёта в разных банках. Причина — постоянное «закручивание гаек» по № 115-ФЗ («О противодействии легализации доходов, полученных преступным путём...»). Как следствие, банк при любом подозрении в сомнительности той или иной операции вправе приостановить обслуживание счёта, заморозить средства, запросить документы... Ну, а если после проверки банк не будет доволен её результатами — просто закроют счет. Остаток средств нужно будет куда-то переводить.
А если у вас сложилась такая ситуация, открыть второй счёт будет, мягко говоря, проблематично. Банк, приостанавливающий операцию, обязан сообщить об этом в контролирующий орган (РосФинМониторинг), а он делится этой информацией с остальными банками.
Даже если до закрытия счёта не дошло, то на время проверки банком ваш бизнес может буквально остановиться, не имея возможности пользоваться деньгами на счёте.
Обезопасить себя от такой ситуации можно, открыв второй, резервный счёт сразу после регистрации ИП, ведь в данном случае требования — минимальные, а проверки — более лояльны. Крайне рекомендуем!
3. Бухгалтерский учёт
С первого дня должен быть организован бухгалтерский учёт. Правила учёта, сроки сдачи отчётности, формы отчётов, начисление заработной платы — всё это требует специальных знаний, умений и предельной внимательности.
Не рассчитывайте делать это самостоятельно: это будет занимать массу времени, и всё равно наделаете ошибок, за которые придётся платить из собственного кармана. Случаев, когда к нам на обслуживание приходят такие самостоятельные на первый взгляд предприниматели — достаточно, чтобы мы могли рекомендовать вам не откладывать этот вопрос «на потом» и не переоценивать собственные силы.
Брать бухгалтера в штат — довольно накладно, а обращаться к частным лицам — чаще всего рискованно. Сервисы онлайн-бухгалтерии — «круто, модно, молодёжно», но есть случаи, когда за ошибки сервиса расплачивается сам предприниматель. Рекомендуем пользоваться услугами профессиональных бухгалтерских компаний — так и надёжнее, и дешевле, и ответственность за возможные ошибки закреплена в договоре.
4. Электронная сдача отчётности
Подключение к системе электронной сдачи отчетности. Для тех, кто на НДС, — это уже обязательно, для УСН — обязательство постепенно вводится начиная с 2019 года.
5. Онлайн-касса
Если вы планируете вести расчеты с физ. лицами — понадобится кассовый аппарат, соответствующий всем современным требованиям. Даже если это происходит эпизодически, и даже если деньги перечисляются «физиком» прямо на расчётный счет — всё равно касса нужна. Не спрашивайте. Ответов пока что не знает даже налоговая)))
6. Регистрация в фондах
Если планируете нанимать сотрудников — нужно зарегистрироваться в Пенсионном фонде и Фонде социального страхования в качестве работодателя. Это несложно, но главное — не забыть.
Ну, а теперь к менее очевидным вещам
7. Уведомления
В зависимости от направления вашей деятельности, у вас может возникнуть обязанность уведомить соответствующий контролирующий орган о начале вашей работы. Подробнее об этом — в нашей статье!
В частности, Роспотребнадзор осуществляет контроль и надзор в следующих направлениях:
защита прав потребителей;
эпидемиологический и санитарный контроль;
решение вопросов государственной службы;
сотрудничество с другими странами (ВТО, Таможенный союз);
научные исследования и др.
Необходимо быть готовым к плановым и внеплановым проверкам со стороны этого ведомства, иначе можно не только получить штраф, но и ограничение возможности вести деятельность на определённый срок.
Не думайте, что проверки могут происходить лишь со стороны этого государственного органа, это далеко не так. И вы просто обязаны иметь представление обо всех проверяющих и контролирующих органах, под юрисдикцию которых попадает ваша деятельность!
8. СОУТ
Если ИП регистрируется как работодатель и имеет в штате сотрудников — он берёт на себя обязательство по проведению Специальной оценки условий труда (СОУТ). Не советуем откладывать «на потом», т.к. это не самый быстрый процесс, он должен быть организован и проведён аккредитованной организацией, которая отправляет результаты СОУТ в единую информационную базу Государственной инспекции труда. Всё серьёзно, а как вы думали?)
9. Политика по охране труда
Роструд постоянно обновляет правила по проверке функционирования системы управления охраной труда, а Правительство разрабатывает комплекс мер по стимулированию улучшения условий труда у ИП и юрлиц. Вам нужно быть в курсе, чтобы не получить штрафы во время проверок.
10. Оказание первой помощи
В зависимости от направления деятельности, может потребоваться обучение по оказанию первой медицинской помощи в рамках охраны труда.
11. Пожарно-технический минимум
Несоблюдение простых правил техники безопасности при работе с оборудованием и станками — основная причина возгораний в офисах и на производствах. Поэтому важно, чтобы в штате был специалист, который в срок проходит обучение по ПТМ.
Есть две категории специалистов: кто обязательно должен пройти обучение, и те, кому обучиться рекомендовано. Узнайте, к какой категории относитесь вы.
12. Политика конфиденциальности
Роскомнадзор обязывает размещать на сайтах политику конфиденциальности, если на них собираются и обрабатываются персональные данные. Это должно обеспечивать прозрачность процессов обработки и защиту персональных данных клиентов и посетителей сайта. Важно правильно составить данный документ.
13. Правовой анализ договоров
Всю важность правильного и дотошного оформления взаимоотношений с партнёрами вы можете осознать не сразу, а только после того, как те внезапно перестанут выполнять свои обязательства или налоговая задастся вопросом об источнике ваших доходов. Поэтому если есть затруднения при составлении договоров или сомнения в представленном контрагентом договоре, лучше «перестраховаться» и воспользоваться помощью профессиональных юристов.
