Оглавление
Кадровые документы в организации
Кадровые документы являются локальными нормативными актами организации. Обязанность юрлиц и ИП принимать ЛНА установлена в ст. 8 Трудового кодекса.
- Кадровые локальные нормативные акты обязательны в случае приёма на работу сотрудников по трудовым договорам.
- Если физлица сотрудничают с компанией по гражданско-правовым договорам, то ЛНА в организации для них не составляют.
Интересно, что коллективный договор – локальный нормативный акт, а трудовой договор таковым не является.
В нюансах разбирались в отдельной статье.
Работодателям (особенно начинающим) сложно понять, ждать от трудинспекции штрафов за нарушения или они выполнили требования законодательства.
Затруднение вызывает отсутствие конкретного перечня документов, которые нужно составить, чтобы не вызвать претензии ГИТ. Документы «разбросаны» по разным статьям ТК РФ и утверждаются по мере наступления определённых обстоятельств.
Ещё запутывает то, что обязанности работодатель может выполнить несколькими способами. Например, ТК РФ обязывает установить для работника перечень обязанностей – можно вписать в их трудовой договор или в должностную инструкцию.
Как лучше поступить — на этот вопрос постоянно отвечают наши специалисты кадровой службы. Универсального ответа нет, всё зависит от деятельности компании и других нюансов. Рекомендуем обратиться к специалистам, если вы сомневаетесь, что делаете всё правильно.
В этой статье хотим обратить внимание на основные вопросы, касающиеся формирования локально-нормативных актов кадровой службы.
Какие локальные нормативные акты обязательны для всех работодателей
Есть документы, которые должны составить все компании, а есть те, которые создают по необходимости.
Обязательные кадровые локальные нормативные акты – работодатель обязан их составить, их в первую очередь требуют инспекторы ГИТ при проверках: по работе коллектива (ст. 14, 135, 189, 190 ТК РФ), по охране труда (ст. 212, 214, 226 ТК РФ), и ещё один важный документ (график отпусков).
Необязательные
Руководство компании самостоятельно принимает решение, какие процессы закрепить на локальном уровне. Исходя из этого создают документы об ЭДО (ст. 22.2 ТК РФ), об отношениях в коллективе (ст. 40 ТК РФ), о трудовых функциях, о наставничестве и др.
Есть множество документов, которые работодатели разрабатывают при необходимости — правила составления архива, положение о регулировании труда дистанционных работников, о предоставлении корпоративного имущества, положение об установлении рабочих вахт и др.
Отдельно составляют локальные нормативные акты в кадровом делопроизводстве — положения о подборе персонала, правила проведения конкурсов на замещение должностей, политика формирования кадрового резерва, нормативы по повышению квалификации, обучению, аттестации сотрудников, положение о корпоративной этике и др.
Как внедрить кадровые документы в компании
При составлении документов обратите внимание на правило — нормы локальных нормативных актов не должны противоречить нормам законодательства. В спорных случаях инспекторы ГИТ и судьи будут применять федеральное законодательство.
В фирме может быть установлен порядок внедрения документов, обычно его прописывают в Уставе ООО или другом локальном документе, но это не обязательно. Эти правила внутри компании могут быть нигде не закреплены.
Если порядок локальных нормативных актов не установлен, то предлагаем придерживаться следующих шагов.
Разработка документа
Для начала разработки документа может быть выпущен приказ директора, но это не обязательно (остаётся на усмотрение руководства). Должностное лицо может начать разработку в рамках своих компетенций в соответствии с потребностями работодателя после устного или письменного распоряжения директора.
Каждая компания может разработать свою форму ЛНА, т.к. в законодательстве не установлены требования к порядку оформления кадровых документов в коммерческих организациях.
Но для простоты, (и чтобы не упустить важные нюансы), можно ориентироваться на инструкцию по делопроизводству в государственных организациях, утв. приказом Росархива № 44 от 11.04.18, а также на ГОСТ Р 7.0.97-2016. Предлагаемые формы можно модифицировать под нужды компании.
После составления и одобрения документа руководством, его нужно согласовать с профсоюзом, если таковой имеется.
Согласование с профсоюзом
Если в компании создан профсоюз и представляет интересы не менее 50% коллектива, то ЛНА составляют с учётом его мнения (ст. 372 ТК РФ). Согласование должно произойти до окончательного утверждения документа.
Профсоюзу предоставляется разработанный документ и даётся 8 рабочих дней для письменного заключения:
- после положительной оценки — документ утверждает руководитель организации;
- после отрицательного заключения — составляют протокол разногласий.
При этом руководство не обязано вносить предложенные профсоюзом изменения или идти на соглашение сторон. Но важно соблюсти процедуру согласования, чтобы в будущем минимизировать риски конфликтов внутри коллектива и претензий от гос органов.
Обратите внимание, что утверждение документа профсоюзом не гарантирует избавление от проблем. Работники и минуя профсоюз вправе жаловаться в региональное отделение Роструда, в прокуратуру или суд, если считают, что ущемляются их права.
Утверждение и ввод в действие
Если говорить языком делопроизводства, то «утверждение ЛНА» и «ввод в действие ЛНА» — это разные процедуры.
Утверждение документа может происходить:
- подписью руководителя (электронные документы подписывают электронной подписью);
- отдельным приказом;
- протоколом общего собрания участников — такой способ закрепляют в уставе для значимых изменений.
Ввод в действие документа применяется, когда необходимо поставить задачи в связи с его принятием или провести дополнительные мероприятия. Например, ввод в действие применяют, когда нужно отложить вступление документа в силу.
Принятые документы локальных нормативных актов вступают в силу со дня подписания директором и не имеют обратной силы (не действуют на события, произошедшие ранее).
Ознакомление с ЛНА
Только после ознакомления работников документ начинает действовать для коллектива — все ознакомленные с документом должны подчиняться установленным правилам.
Работодатель обязан ознакомить персонал только с теми ЛНА, которые связаны с его трудовой деятельностью. Если не связаны, — то можно не представлять на ознакомление (например, если сотрудник не ездит в командировки, то можно не ознакомлять с положением о командировках).
Важно соблюсти процедуру ознакомления — в письменном виде это делают под подпись, в ЭДО с использованием электронной подписи. Можно действовать следующими способами (единого порядка законодательством не установлено):
- завести журнал ознакомления с локальными документами;
- прикладывать лист ознакомления к каждому ЛНА;
- прикладывать перечень ЛНА к заключаемому трудовому договору.
Работников с локальными документами знакомят при трудоустройстве (причём с некоторыми до подписания трудового договора, см ст. 68 ТК РФ). Также повод для ознакомления возникает, если ЛНА был изменён или принят другой взамен утратившего силу (например, из-за изменения законодательства).
Если после ознакомления сотрудник не выполняет установленные в компании правила, допускается вынести дисциплинарное взыскание. Но рычаги воздействия будут только в том случае, если сотрудник был ознакомлен с документом под подпись.
Внесение изменений
В документы можно вносить изменения — вносят поправки в существующий ЛНА или принимают новый.
В том и другом случае действуют в порядке, аналогичном принятию акта, — разрабатывают документ (или поправки), согласовывают с профсоюзом и ознакомляют работников. В новом ЛНА указывают, что ранее регулирующий отношения коллективный документ прекращает действие полностью или частично (в части отдельных положений).
До тех пор, пока сотрудники не ознакомлены с новой редакцией документа, продолжается действие предыдущей.
Кадровые документы могут быть постоянно действующими или временными (как и другие локальные нормативные акты), — это определяет руководитель организации.
Но даже постоянно действующие документы пересматривают — из-за изменений законодательства или деятельности организации. Пересматривать нужно не реже раза в 3 года.
Когда кадровый документ не действует на работников
Документ не имеет юридической силы, если составлен с нарушениями законодательства. Например, увеличивает продолжительность рабочего дня (что ухудшает положение трудящихся специалистов) или сотрудники должным образом не ознакомлены с содержанием документа (имеют право не подчиняться).
А также если документ в одностороннем порядке без согласия работника меняет условия уже подписанного трудового договора (ст. 72 ТК). Работодатель может самостоятельно их изменить только в определённых обстоятельствах (ст. 74 ТК).
Есть случаи, когда локальный нормативный акт утрачивает силу (ст. 12 ТК РФ):
- истёк срок действия;
- изменилось законодательство;
- принят заменяющий его документ.
Утративший силу документ не утилизируют, а отправляют в архив на хранение по установленным правилам и на определённый законодательством срок.
Формирование локальных и нормативных актов кадровой документации требует внимательного подхода и обязательного соблюдения требований законодательства. Правильно составленные документы снижают риски возникновения конфликтов между работниками и руководством, и предотвращают большинство судебных разбирательств. Обращайтесь, наши специалисты индивидуально составят перечень документов, необходимый вашей компании, и помогут правильно их сформировать.
Вопросы и ответы
По закону работодатель не обязан представлять копии ЛНА организации никому кроме контролирующих органов. Такой подход был неоднократно подтверждён судебной практикой. При этом нет запрета на выдачу таких копий — поэтому решение вопроса остаётся на усмотрение компании.
Мы рекомендуем сначала оценить риски распространения внутренней информации- есть ли опасность передачи сведений третьим лицам (в т.ч. конкурентам), и какие последствия это может повлечь.
Обратите внимание, что есть обязательство ознакомить сотрудников с ЛНА, которые касаются его обязанностей (ознакомление и выдача копий — это не одно и то же). Отсутствие ознакомления в установленном порядке считается нарушением и наказывается наложением административного штрафа.
Могут отказаться от формирования локальных нормативных актов микропредприятия и НКО из реестра МСП (гл. 48.1 ТК РФ).
Чтобы отказаться от кадровых ЛНА работодатель должен включить в трудовые договоры с сотрудниками условия, которые должны регулироваться локальными нормативными актами.
Обратите внимание, что отказ от ЛНА — это право, а не обязанность микропредприятий и НКО (постановление Правительства РФ № 858 от 27.08.16).
Разрешается частичный отказ — компания сама решит, от каких актов отказаться (какие условия будут перенесены в трудовой договор).
Для микропредприятий и НКО останется единственный обязательный документ, от которого отказаться не получится, — это ЛНА о временном переводе работников на дистанционную работу (ст. 309.2 ТК РФ).
Не составляют ЛНА физлица без статуса ИП — их взаимоотношения с другими физлицами происходит в рамках гражданско-правовых отношений.
