Как сдать отчётность в ФНС: все способы

Фото: katemangostar, freepik.com.

Оглавление

1. Почему стоит предпочесть сдачу отчётности по ТКС

2. Отчётность в ФНС через оператора ЭДО

• Сдача отчётности по ТКС по этапам
• Плюсы и минусы работы через оператора ЭДО

3. Какие отчёты можно сдать через сайт ФНС

• Кому подойдёт сдача отчётности в сервисе ФНС
• Что потребуется для сдачи отчётности через ЛК налогоплательщика
• Как сдать отчётность через сайт ФНС
• Плюсы и минусы сервиса ФНС

4. Онлайн-сервисы бухгалтерии

5. Можно ли сдать отчётность на бумажном носителе

Почему стоит предпочесть сдачу отчётности по ТКС

Хотим вкратце рассказать вам, почему всем нашим клиентам мы советуем выбирать способ сдачи отчётов — по телекоммуникационным каналам связи через оператора электронного документооборота. Мы являемся обслуживающей бухгалтерией и сдаём отчёты наших клиентов с 2007 года, поэтому имеем достаточный опыт работы, чтобы дать действительно стоящий совет.

Во-первых, хотим объяснить про функционал. Сдача отчётов через сайт ФНС является наполовину пилотным проектом, служба пока тестирует возможности своих сервисов. Так можно сдавать отчётность только в ФНС — для сдачи отчётов в СФР, Росстат (и др. в зависимости от вида деятельности) нужно будет отдельно подключаться к сервисам ведомств, с которыми предпринимателю придётся вести работу.

Другое дело оператор электронного документооборота, через которого предоставляют отчётность по телекоммуникационным каналам связи, — это, образно говоря, «одно окно», через которое можно получить доступ ко всем ведомственным сервисам. К нему можно подключить разных сотрудников, которые будут работать с сегментами отчётности, — это удобно, когда несколько сотрудников ведут работы по разным направлениям бизнеса.

Во-вторых, про сертификат электронной подписи. Электронную подпись вам так или иначе придётся получать, потому что на данный момент уже почти все отчёты предоставляются в электронном виде, заверенные сертификатом подписи (за редким исключением, см. раздел «Можно ли сдать отчётность на бумажном носителе»).

Сертификат электронной подписи лучше всего получать в ФНС и у «доверенных лиц» — это удостоверяющие центры, которые прошли специальную аттестацию и могут выдавать сертификат подписи без ограничений (список есть на портале ФНС).

Этот сертификат электронной подписи подойдёт для электронной сдачи любой отчётности, не только в ФНС, но и СФР, Росстат, Росприроднадзор, Росалкогольрегулирование, Минюст и др. Подходит для работы с ЕГАИС и другими государственными системами, для участия в госзакупках и т.д.

Банки и компании, которые предоставляют услуги онлайн-бухгалтерии, и не являются доверенными лицами, выпускают сертификаты подписей с ограниченным функционалом. Такой сертификат электронной подписи подойдёт только для сдачи деклараций, и не подойдёт для сдачи других отчётов. Обычно в банках об этом не предупреждают, предприниматели путаются, и нам потом приходится объяснять что и как работает.

В-третьих, про общение с инспекторами. Через сайт ФНС или в онлайн-бухгалтериях нельзя получать требования от ФНС. Инспекторы шлют их только через сервисы ЭДО. Если вы выбираете один из тех вариантов — вы ничего не сможете получить от налоговой, а значит, не сможете оперативно отреагировать, следовательно, неминуемы блокировки счетов, штрафы и остальные неприятные санкции.

И в-четвёртых, вывод. Сдача отчётов через сайт ФНС или сервисы онлайн-бухгалтерии подходит для начинающих работу или ведущих очень простую деятельность предпринимателей. В первую очередь для ИП на спецрежимах, без работников, которые оказывают простые услуги, не сдают бухгалтерскую отчётность (только налоговые отчёты), не открывают филиалов, не платят НДС, не ведут внешнеэкономическую деятельность.

Нововведение 2024 года — индивидуальным предпринимателям стала доступна отправка 20 форм отчётности через Личные кабинеты на сайте налоговой (не забудьте, до этого формы нужно заполнить).  

Совсем маленьким и скромным ООО и ИП тоже может подойти вариант сдачи отчётов через сайт ФНС. Правда, если налогоплательщик на ОСНО и платит НДС, то по закону всё равно придётся обеспечить возможность получения требований от ФНС по ТКС.

Во всех иных случаях без электронного документооборота при сдаче отчётов компании будет довольно сложно справиться и это будет чревато негативными последствиями. Давайте рассмотрим подробнее каждый вариант как можно сдать отчётность в ФНС.

Отчётность в ФНС через оператора ЭДО

Мы сдаём отчёты наших клиентов через компанию «СКБ Контур», сервис называется «Контур.Экстерн». Однако существует множество других организаций, которые предоставляют программное обеспечение для работы с ФНС. Отметим, что наши бухгалтеры легко сдают отчёты в любых системах сдачи электронной отчётности, но выбрали этот за удобство и гибкие тарифы.

Что нужно сделать, чтобы сдавать электронно отчёты по ТКС:

• выбрать оператора ЭДО, выбрать тариф и оплатить;
• подключиться к системе электронного документооборота;
• начать работу с отчётностью — выбрать и заполнить форму отчёта;
• проверить и заверить отчёт сертификатом электронной подписи;
• отправить отчёт;
• дождаться подтверждения приёма отчёта.

По первому пункту можем сказать, что в среднем для небольшой компании подключение сервиса электронного документооборота с государством может стоить около 15 тыс. рублей в год (средний функционад по сдаче отчётов и запросе сверок в ценах на данный момент). Стоимость сервиса зависит от организационно-правовой формы предприятия, режима налогообложения, количества операций и др.

Мы, кстати, работаем в партнёрстве с «Контуром» и за счёт этого можем предлагать нашим клиентам цены на сдачу отчётов в 3 раза ниже.

Важно: перед подключением к сервису ЭДО нужно получить сертификат усиленной квалифицированной электронной подписи. Сертификат нужно получить заранее в удостоверяющем центре ФНС или его доверенных лиц (список есть на сайте налоговой).

Сдача отчётности по ТКС по этапам

В сервисах ЭДО сдача отчётов максимально автоматизирована. Если сравнивать со сдачей отчётности через сайт ФНС, то в данном случае не нужно ломать голову, куда что загружать при установке, — как правило, ПО устанавливается легко и просто из загрузочного файла (как любая другая программа).

Также нет проблем с загрузкой и выгрузкой сертификатов электронных подписей. Можно сразу приступать к работе по сдаче отчётов.

Заполнение отчётов тоже удобное — после введения ИНН сведения автоматически подгружаются из ЕГРЮЛ или ЕГРИП. 

Остаётся выбрать, в какой орган и какую нужно сдать декларацию или расчёт, — можно подготовить новый отчёт или загрузить готовый с компьютера.

В системе довольно удобно заполнять отчёты, предоставляются дополнительные возможности:

• некоторые сведения заполняются автоматически;
• подсвечиваются подсказки;
• предоставляются справочники и др.

Готовый отчёт проверяется на ошибки, которые можно исправить. Затем отчёт электронно подписывают, применяя сертификат электронной подписи, и отправляют. Осталось дождаться отметки приёма отчёта от инспекции.

Плюсы и минусы работы через оператора ЭДО

По ТКС можно представлять отчётность во все госорганы — ФНС, СФР, Росстат и др. Как говорится, всё сразу и в одном месте.

В сервисах ЭДО всё настраивается автоматически — не придётся разбираться, что устанавливать и куда загружать сертификат электронной подписи: нужно запустить программу и она сама подготовит компьютер к работе. Обычно особых требований к ПО нет.

При первом входе в сервис не нужно вводить вручную реквизиты — они подгружаются из ЕГРЮЛ или ЕГРИП.

Все подготовленные и отправленные отчёты сохраняются — отчёт можно скачать, исправить или использовать для подготовки следующего.

Перед отправкой производится проверка сформированного отчёта, которая помогает пройти автоматизированный контроль налогового или других госорганов.

Через операторов ЭДО удобно налаживать работу с требованиями ФНС, проводить сверку с инспекцией ФНС и др.

Можно вести бухгалтерию по доверенности — это когда подписывает сертификатом электронной подписи и отправляет отчёт не сам руководитель ООО или не сам ИП, а, например, бухгалтер по доверенности. Кстати, сейчас идёт переход на машиночитаемые доверенности — ФНС создала сервис, где удобно создавать, проверять или отменять доверенность (для работы в сервисе также потребуется сертификат подписи).

Служба поддержки коммерческого сервиса помогает в установке и работе программы, отвечает на вопросы по подготовке и отправке отчётов.

Из минусов — для кого-то цена сервиса может показаться высоковатой. Если вы из таких людей, оставьте ваш номер телефона, мы расскажем о наших тарифах на ведение вашей бухгалтерии, и вы перемените ваше мнение.

Какие отчёты можно сдать через сайт ФНС

Вы можете изучить разработанный службой «Порядок представления налоговой и бухгалтерской отчётности в электронном виде через сайт ФНС России», а мы пройдёмся по нему вкратце.

Налогоплательщики могут сдать бухгалтерскую и налоговую отчётность в электронном виде:

• Налоговая отчётность — это все декларации по любым налогам (их, кстати, постепенно отменяют, налоговая служба переходит на проактивное администрирование отчётности, т.е. налогоплательщик юрлицо или ИП сам считает и уплачивает налоги, а служба потом производит сверку правильности уплаты).
• С 2023 года нужно сдавать уведомления по налогам, взносам и сборам — их введение связано с началом работы ЕНС и необходимо, чтобы налоговая «поняла», куда зачесть те деньги, которые вы заплатили (счёт-то один и деньги складываются «в кучу», просто как в кошелёк).
• Расчёт по страховым взносам — их администрированием тоже занимается ФНС.
• Бухгалтерская отчётность — баланс и отчёт о финансовых результатах (их, кстати, не нужно сдавать налогоплательщикам ИП, только ООО).

Обратите внимание на важное исключение: декларация по НДС — этот отчёт можно представить в налоговый орган только по ТКС через оператора ЭДО. Её преимущественно представляют налогоплательщики на Общей системе налогообложения.

И также заметим, что через сервисы ФНС нельзя сдать отчёты в другие контролирующие органы — в Социальный фонд России (бывшие ПФР, ФСС), в Росстат, а также (в зависимости от вида деятельности) Росприроднадзор, Росалкогольрегулирование, Росприроднадзор и т.д. Туда отчёты надо сдавать по ТКС или через сервисы каждого госоргана.

Кому подойдёт сдача отчётности в сервисе ФНС

В вышеупомянутом Порядке нет перечней, кому разрешается сдавать отчёты через сайт ФНС. Однако таким образом действовать запрещается (раздел 1):

• Представителям налогоплательщиков — т.е. тем, кто сдаёт отчёты за кого-то, даже имея на это соответствующую доверенность. (Например, нам как обслуживающей бухгалтерии запрещено сдавать отчётность наших клиентов через сервисы ФНС). Отчёт через сервисы налоговой службы примут только если он будет подписан сертификатом электронной подписи того лица, за которое сдаётся отчётность.
• Налогоплательщикам, отнесённым к категории крупнейших.

Других прямых запретов нет, но при этом есть косвенные. В частности, мы выше говорили, что декларацию по НДС через сайт ФНС сдать не получится. Налогоплательщикам на ОСНО всё равно придётся подключаться к ТКС, и им нет смысла отправлять отчёты по частям в разных сервисах. Подключившись к ТКС, удобнее сдать все отчёты сразу в одном сервисе.

Кроме того, есть определённые технические требования к компьютерам, куда будет устанавливаться программное обеспечение от Федеральной налоговой службы, о них говорим ниже. Если ваш компьютер не подходит, то так вести работу с налоговой не получится.

Некоторые другие ограничения мы перечисляли в разделе «Почему стоит предпочесть сдачу отчётности по ТКС».

Что потребуется для сдачи отчётности через ЛК налогоплательщика

Во-первых, нужен компьютер, соответствующий требованиям программного обеспечения, установленным ФНС. Требования есть на сайте налоговой, о них пойдёт речь ниже.

Во-вторых, сертификат усиленной квалифицированной электронной подписи. Сертификат нужно получить заранее в удостоверяющем центре ФНС или его доверенных лиц, список тоже есть на сайте налоговой.

Сертификат подписи выдают бесплатно, но необходимо купить токен (такая специальная флешка, куда записывается информация) и программу криптозащиты. Кстати, мы помогаем предпринимателям получать сертификаты электронных подписей, т.к. являемся партнёрам доверенного лица ФНС, обращайтесь. 

В-третьих, нужно зарегистрироваться на портале nalog.gov.ru в качестве ООО или ИП — Личные кабинеты налогоплательщиков можно завести с помощью сертификата электронной подписи, это тоже всё бесплатно.

И, конечно, потребуются усидчивость и упорство, чтобы разобраться с инструкциями по установке программного обеспечения и не допустить ошибок при выгрузке и загрузке сертификата подписи в сервисе.

Как сдать отчётность через сайт ФНС

Решение об использовании сервисов для сдачи отчётов на портале ФНС налогоплательщик принимает самостоятельно на добровольных началах.

Если вы решились сдавать отчётность через сервисы ФНС, то нужно совершить 4 шага:

• Проверить сертификат электронной подписи — это делается на странице авторизации в Личном кабинете налогоплательщика на портале nalog.gov.ru. Нужно вставить токен с сертификатом подписи в компьютер. Затем, если Вы ИП, перейти в «Личный кабинет налогоплательщика ИП» и выбрать пункт «Ключ сертификата электронной подписи», там будет инструкция. В «Личном кабинете налогоплательщика юрлица» нужно выбирать раздел «Диагностика подключения». 

Здесь и далее скриншоты сайта ФНС.

• Получить идентификатор абонента — используйте «Сервис самостоятельной регистрации налогоплательщиков в системе сдачи налоговой отчётности». Для этого нужно выгрузить файл с сертификатом электронной подписи из программы криптографической защиты (которую вы приобретали при получении сертификата подписи), и загрузить в сервис.
• Подготовить отчёт — у ФНС для этого есть специальная программа «Налогоплательщик ЮЛ». Несмотря на название, она подходит не только ООО (юридическим лицам), но и индивидуальным предпринимателям тоже (которые являются физическими лицами). Не забудьте заверить отчёт своим сертификатом электронной подписи. 

• Сдать отчёт в инспекцию — делается через сервис «Представление налоговой и бухгалтерской отчётности в электронной форме». На первой странице сервиса будет информационное сообщение, которое ещё раз подскажет, что нужно проверить прежде чем отправлять документ за отчётный период.
  

После представления бухгалтерских и налоговых отчётов не забудьте проверить, приняты ли они, — во вкладке «Список переданных файлов».

Плюсы и минусы сервиса ФНС

Несмотря на кажущуюся простоту, у неподготовленного человека (если вы не продвинутый сисадмин) уйдёт достаточно много времени и усилий на подготовку ПО к работе, выгрузку и загрузку сертификата электронной подписи, и отправку отчётов.

Читать инструкции, соображать, что и куда загружать, разбираться с установкой сертификата подписи, загрузками, выгрузками и вот этим всем вам придётся самостоятельно. Или нужно будет прибегать к услугам специалистов, потому что техподдержка ФНС не помогает устанавливать программное обеспечение и не отвечает на вопросы по подготовке отчётов. Они лишь могут помочь с работой внутри сервисов, и не более.

Подготовка отчёта — тоже процесс не всегда простой и быстрый. Мы рекомендуем обращаться к профессионалам, чтобы не было негативных последствий в виде требований от ФНС, блокировок счетов за ошибки в отчётах и неправильные расчёты. Кстати, а вы знали, что отчётность надо сдавать даже тогда, когда никакой деятельности не велось, — подробности тут.

Программу «Налогоплательщик ЮЛ» необходимо обновлять — и делать это в ручном режиме, самостоятельно отслеживая появление обновлений.

Один из важных минусов — нельзя получать требования от инспекторов через сайт ФНС. Инспекторы шлют их только через операторов ЭДО по ТКС. 

Отдельный разговор про тех, кто обязан сдавать отчётность в электронном виде — в основном это касается налогоплательщиков на ОСНО, представляющих декларации по НДС. Они по закону обязаны подключиться к электронному документообороту и обеспечить возможность получения электронных требований от ФНС по ТКС.

Про невозможность сдать декларацию по НДС и про перечень тех, кому запрещено сдавать отчёты через сервисы ФНС, мы уже говорили выше. Это тоже можно отнести к минусам.

Плюс сервисов ФНС — можно сдавать отчёты бесплатно, в то время как подключение к операторам ЭДО платное. Если вы не готовы к лишним издержкам и легко можете устанавливать программное обеспечение, выгоднее воспользоваться сервисами ФНС для сдачи отчётов. (Хотя при получении сертификата электронной подписи всё равно придётся заплатить за токен).

И, конечно, плюс, как любого онлайн-сервиса — если вы не успели сдать отчётность в течение рабочего дня, вы можете заняться этим в выходной или даже ночью, чтобы уложиться в установленные для сдачи отчёта сроки.

Онлайн-сервисы бухгалтерии

Также хотим напомнить, что существуют разнообразные онлайн-сервисы сдачи отчётов, разработанные организациями, которые активно работают с предпринимателями и оказывают им меры поддержки. Сегодня любой банк предложит как минимум онлайн-сервис по заполнению отчётов, а некоторые и целую онлайн-бухгалтерию. 

Однако будьте внимательны, они не являются операторами ЭДО (со всеми вытекающими последствиями), а предлагаемые ими сертификаты электронных подписей имеют ограниченный функционал. 

Использование такого сервиса бухгалтерской и налоговой отчётности может сыграть с бизнесом дурную шутку, если вы будете недостаточно внимательны. Рассказываем небольшой пример (вот тут подробности) — как предпринимательница подала в суд на онлайн-бухгалтерию, услугами которой пользовалась, однако проиграла и потеряла 1,5 млн. рублей.

Предпринимательница обвинила сервис в том, что он неправильно рассчитал налоги с зарплаты работников, не применил пониженные страховые взносы (на которые было право), не отразил в учёте взносы в Пенсионный фонд (теперь Социальный фонд России).

Также среди претензий было то, что сервис не сформировал платёжные поручения на оплату налогов, взносов и патента, это лишило её права на ПСН. Результат — доначисленные налоги, штрафы и пени на общую суму более 1,5 млн. рублей.

Она считала, что использование сервиса равняется заключению договора на оказание услуг по ведению бухгалтерского учёта и сдаче отчётов, но несколько инстанций судов оказались другого мнения. 

Суды указали, что нужно внимательнее читать условия договоров — предпринимательнице предлагалось пользование сервисом (по сути просто программой), а вовсе не предоставление бухгалтерских электронных услуг. 

Можно ли сдать отчётность на бумажном носителе

Отчёты разрешается представлять на бумажном носителе лично или по почте — но это касается только налоговых деклараций и уведомлений. Расчёт по страховым взносам тоже можно сдать на бумаге при условии, что численность штата налогоплательщика не более 10 человек. 

В этом случае выходит экономия как минимум на приобретении токена для получения сертификата электронной подписи. 

Бухгалтерские отчёты сдаются исключительно в электронном виде, заверенные сертификатом подписи. Т.е. налоговую декларацию можно занести в инспекцию или отправить «Почтой России», бухгалтерский баланс и отчёт о финансовых результатах — нельзя.

Также, как вы помните, декларацию по НДС можно сдать в ФНС только электронно по ТКС через оператора ЭДО.

ООО ведут бухгалтерию и платят НДС, им отправлять отчёты по «Почте России» или приносить лично в инспекцию не получится.

Сдать отчёты через сервисы ФНС или отправить по почте может также уполномоченный представитель — у него должна быть нотариальная доверенность на совершение таких действий. Даже если представителем будет близкий родственник, у него всё равно спросят заверенную нотариусом доверенность.

Если вы решили подавать декларации почтой, убедитесь, что приложена опись вложения, и имейте ввиду, что днём представления отчёта считается дата отправки письма.