Оглавление
Начнем с очевидного
Открыли ООО и думаете, на этом бюрократия заканчивается? Увы, нет…
Пожалуй, только начинается — отныне у вас есть ряд обязанностей, за неисполнение которых грозят реальные штрафы, иногда очень существенные!
1. Печать организации
Формально это не обязательно, но мы рекомендуем применять её для повышения степени защиты документов. Контрагенты продолжают по любому поводу повторять фразу «документ, заверенный синей печатью». Ну, никуда пока без этого!
2. Расчётный счёт
Вам обязательно понадобится расчётный счёт в банке, куда вы обязаны внести заявленный при регистрации уставный капитал фирмы. С этого же счёта будут оплачиваться операционные расходы, налоги и взносы, зарплаты сотрудников.
Ещё лучше — два счета в разных банках. Причина — постоянное «закручивание гаек» по № 115-ФЗ «О противодействии легализации доходов, полученных преступным путём...». Как следствие, банк при любом подозрении в сомнительности той или иной операции вправе приостановить обслуживание счёта, заморозить средства, запросить документы... Ну, а если после проверки банк не будет доволен её результатами — просто закроют счёт.
Остаток средств нужно будет куда-то переводить. А если у вас сложилась такая ситуация, открыть второй счёт будет, мягко говоря, проблематично. Банк, приостанавливающий операцию, обязан сообщить об этом в контролирующие органы (Банк России и РосФинМониторинг), а те делятся этой информацией с остальными банками.
Даже если до закрытия счёта не дошло, то на время проверки банком ваш бизнес может буквально остановиться, не имея возможности пользоваться деньгами на счёте.
Обезопасить себя от такой ситуации можно открыв второй, резервный счёт сразу после регистрации компании, ведь в данном случае требования — минимальные, а проверки — более лояльны. Крайне рекомендуем!
3. Бухгалтерский учёт
С первого дня в вашей компании должен быть организован бухгалтерский учёт. Правила учёта, сроки сдачи отчётности, формы отчётов, начисление заработной платы — всё это требует специальных знаний, умений и предельной внимательности.
Не рассчитывайте делать это самостоятельно— это будет занимать массу времени, и всё равно наделаете ошибок, за которые придётся платить из собственного кармана. Случаев, когда к нам на обслуживание приходят такие самостоятельные на первый взгляд предприниматели — достаточно, чтобы мы могли рекомендовать вам не откладывать этот вопрос «на потом» и не переоценивать собственные силы.
Брать бухгалтера в штат — довольно накладно, а обращаться к частным лицам — чаще всего рискованно. Сервисы онлайн-бухгалтерии — «круто, модно, молодёжно», но есть случаи, когда за ошибки сервиса (рассказываем историю, как ИП воспользовался онлайн-сервисом и потерял 1,5 млн. рублей, суд в возмещении убытков отказал). Рекомендуем пользоваться услугами профессиональных бухгалтерских компаний — так и надёжнее, и дешевле, и ответственность за возможные ошибки закреплена в договоре.
Кстати, удостоверьтесь, что вы подали уведомление о переходе на УСН, ПСН или ЕСХН. При регистрации все ООО автоматически ставят на общую систему налогообложения и в будущем это может стать неприятным сюрпризом.
4. Электронная сдача отчётности
Подключение к системе электронной сдачи отчетности, т.к. все юрлица обязаны сдавать отчётность именно так. В будущем ФНС обещает расширить способы сдавать отчётность электронно. Например, с апреля 2024 года для индивидуальных предпринимателей уже доступна сдача 20 отчётов через Личный кабинет, для ООО такой функционал обещают ввести в скором времени.
5. Фонды, статистика и реестр МСП для зарегистрированного ИП
▶ Ещё недавно у нас были Пенсионный фонд и Фонд социального страхования, в которых компании нужно было встать на учёт, если он становится работодателем.
Теперь вместо них у нас Социальный фонд России и он сам регистрирует ООО в качестве работодателя без дополнительных уведомлений. Это будет сделано автоматически после того, как первый раз будет сдана форма ЕФС-1. Заявление на регистрацию в СФР нужно будет только если ООО заключает договор ГПХ, в котором прописано условие об уплате взносов на травматизм.
▶ Что касается Росстата, то регистрироваться там не нужно, а нужно зайти на официальный сайт, посмотреть и сохранить себе коды статистики. Росстат их не рассылает, а они вам понадобятся в процессе деятельности.
▶ Ещё у нас часто спрашивают, нужно ли специально регистрироваться в реестре МСП. Нет, не нужно — все сведения об открытых ООО включаются в Единый реестр субъектов малого и среднего предпринимательства автоматически. Это произойдёт 10 числа следующего после регистрации месяца.
6. Онлайн-касса
Если вы планируете вести расчёты с физлицами — понадобится кассовый аппарат, соответствующий всем современным требованиям. Даже если это происходит эпизодически, и даже если деньги перечисляются «физиком» прямо на расчётный счёт — всё равно касса нужна. Не спрашивайте. Ответов пока что не знает даже налоговая)))
Ну, а теперь к менее очевидным вещам
7. Уведомления
В зависимости от направления вашей деятельности, у вас может возникнуть обязанность уведомить соответствующий контролирующий орган о начале работы вашего предприятия. Подробнее об этом — в нашей статье!
Приводим там полный перечень видов деятельности для подачи уведомлений и напоминаем, что с 1 апреля 2024 года уведомление соответствующего органа власти должно осуществляться только через портал «Госуслуг».
Вы, как участник вновь созданного ООО, просто обязаны иметь представление обо всех проверяющих и контролирующих органах, под юрисдикцию которых попадает ваша фирма!
8. СОУТ
Все компании по закону принимают на себя обязательство по проведению Специальной оценки условий труда (СОУТ). Ну хорошо, не все, но в законодательстве прописано очень мало исключений.
Новые ООО обязаны провести данную процедуру в течение года после регистрации. Не советуем откладывать «на потом», т.к. это не самый быстрый процесс, он должен быть организован и проведён аккредитованной организацией, которая отправляет результаты СОУТ в единую информационную базу Государственной инспекции труда. Всё серьёзно, а как вы думали?)
9. Политика по охране труда
Правительство и власти постоянно разрабатывают комплекс мер по стимулированию улучшения условий труда в организациях и на предприятиях, а Роструд обновляет правила по проверке функционирования системы управления охраной труда. Вам нужно быть в курсе, чтобы не получить штрафы во время проверок и по жалобам работников.
10. Оказание первой помощи
В зависимости от направления деятельности вашей организации, может потребоваться обучение по оказанию первой медицинской помощи в рамках охраны труда.
11. Пожарно-технический минимум
Несоблюдение простых правил техники безопасности при работе с оборудованием и станками — основная причина возгораний в офисах и на производствах. Поэтому важно, чтобы в штате был специалист, который в срок проходит обучение по ПТМ.
Есть две категории специалистов — кто обязательно должен пройти обучение, и те, кому обучиться рекомендовано.
11. Политика конфиденциальности
Роскомнадзор обязывает размещать на сайтах политику конфиденциальности, если на них собираются и обрабатываются персональные данные. Это должно обеспечивать прозрачность процессов обработки и защиту персональных данных клиентов и посетителей сайта. Важно правильно составить данный документ.
12. Правовой анализ договоров
Всю важность правильного и дотошного оформления взаимоотношений с партнёрами вы можете осознать не сразу, а только после того, как те внезапно перестанут выполнять свои обязательства или налоговая задастся вопросом об источнике ваших доходов. Поэтому если есть затруднения при составлении договоров или сомнения в представленном контрагентом договоре, лучше «перестраховаться» и воспользоваться помощью профессиональных юристов.
