Управленческий учёт в бизнесе в Санкт-Петербурге

Что такое управленческий учёт и чем он отличается от бухгалтерского
Как происходит постановка управленческого учёта
Автоматизация управленческого учёта
Инструменты и методы управленческого учёта
Как внедрить управленческий учёт
Как вести управленческий учёт

Что такое управленческий учёт и чем он отличается от бухгалтерского

Управленческий учёт — это система сбора, обработки и интерпретации финансовой и операционной информации, которая нужна руководству компании для принятия управленческих решений. В отличие от бухгалтерского, он не регламентирован государством, не обязан быть точным до копейки и может меняться так часто, как этого требует бизнес.

Основное отличие от бухгалтерского учёта — бухгалтерия отвечает на вопрос «как правильно отразить операцию для налоговой и не получить штраф». Постановка системы управленческого учёта отвечает на вопрос «какое решение принять, чтобы бизнес стал эффективнее и прибыльнее».

Сравнительная таблица: управленческий vs бухгалтерский учёт

Критерий	Бухгалтерский учёт	Управленческий учёт
Для кого	Налоговая инспекция, статистика, банки	Директор, собственники, топ-менеджеры
Правила	Строго по РСБУ / ФСБУ / ПБУ, любые отклонения — нарушение	Любые, которые удобны компании
Точность	Абсолютная, до копейки	Допустима погрешность 5-10%
Периодичность	Раз в квартал / год	Ежедневно, еженедельно, ежемесячно — как удобно
Ответственность	Штрафы, блокировка счетов, уголовная статья	Внутренняя, перед собственниками
На что влияет	Размер налогов, вероятность проверки	Прибыль, денежный поток, эффективность

Пример из практики: компания продаёт кофе. Бухгалтерский учёт показывает выручку за месяц 1,5 млн рублей, налог к уплате 90 тыс. рублей, чистую прибыль 62 тыс. рублей. Всё законно, отчётность сдана.

Управленческий учёт покажет другое:

• 20% из выручки принесли три корпоративных клиента, которые платят с задержкой 3-4 недели и требуют скидку 20%;
• себестоимость зерна выросла на 12% за квартал, но руководство этого не заметило, потому что смотрело только на выручку;
• кофемашина в офисе клиента приносит убыток 15 тыс. рублей в месяц (аренда места, обслуживание, низкий чек), её держат «для имиджа».

Вывод: с точки зрения налоговой — всё прекрасно. С точки зрения управления — компания теряет деньги, не замечая этого. Ведение управленческого учёта помогает это увидеть.

Как происходит постановка управленческого учёта

Постановка управленческого учёта — это не покупка программы, а создание системы, которая будет работать именно в вашей компании.

Наши эксперты на практике видят одну и ту же картину — большинство попыток внедрить УУ разбиваются о сопротивление сотрудников, хаос в данных и отсутствие внятных процедур. Поэтому мы помогаем бизнесу пройти этот путь системно, с фиксированным результатом.

Процесс состоит из нескольких шагов.

Шаг 1. Определите, кому и зачем нужна система

Кто будет пользоваться отчётами? Собственник, гендиректор, финансовый директор, руководители отделов? Какие решение они принимают и какая информация им для этого нужна?

Ошибка: ставить учёт «для галочки», без ответа на вопрос, «что мы будем с этими данными делать».

Шаг 2. Назначьте ответственного

Это может быть финансовый директор, бухгалтер с доплатой за «управленку» или внешний консультант. Важно, чтобы у человека были не только навыки счёта, но и понимание бизнеса.

Шаг 3. Разработайте управленческую учётную политику

Это короткий документ (5-10 страниц), в котором описано, какие показатели отслеживаются, с какой периодичностью, по каким правилам относите расходы на себестоимость, как распределяете накладные, как работаете с незавершёнкой (если есть).

Важно утвердить этот документ приказом руководителя, чтобы все сотрудники понимали: учётная политика — это не «хотелки финансиста», а обязательное правило для компании. Или обращайтесь, поможем вам её разработать.

Шаг 4. Настройте сбор первичных данных

Опишите кто, когда и в каком виде передаёт информацию. Цифры могут поступать из банковских выгрузок, экспортироваться из CRM, вводиться руками менеджерами по продажам, поступать с производства по нормам расхода материалов.

К чему приводит отсутствие настройки — вы будете тратить половину времени на «утряску» цифр и выяснение, почему менеджеры опять не внесли расходы на рекламу.

Шаг 5. Внедрите план-фактный анализ

Сравнивайте плановые показатели с фактическими. Отклонение более 10-15% — повод разбираться, почему план разошёлся с реальностью.

Шаг 6. Начните с малого и масштабируйте

Не пытайтесь охватить всё и сразу. Внедрите сначала отчёт о движении денег (ОДДС) кассовым методом (проще всего). Когда он начнёт работать, добавьте отчёт о прибылях и убытках (ОПиУ), потом управленческий баланс, потом учёт по проектам (клиентам).

Постановка системы управленческого учёта сродни ремонту — если пытаться делать всё одновременно, вы рискуете бросить на полпути.

Если вы не уверены, откуда какие данные собирать и что они означают, не понимаете, как отладить инструменты сверки, как читать и использовать формы отчётов, обращайтесь к нашим специалистам, поможем разобраться и настроить.

Автоматизация управленческого учёта

Автоматизация — это когда компьютер делает рутинную деятельность за человека: подтягивает выписки из банка, классифицирует платежи, формирует отчёты. Без неё рано или поздно вы упрётесь в человеческий фактор: ошибки в Excel, забытые строки, несогласованность версий.

Когда нужно задуматься об автоматизации:

количество операций превысило 300-500 в месяц;
тратите на свод отчётов больше 2-3 дней после закрытия месяца;
данные «размазаны» по Excel-файлам у нескольких сотрудников;
боитесь, что сделали ошибки в формулах;
нужно давать собственнику отчёты чаще раза в месяц.

Основная ошибка при автоматизации — не прописать процессы: без предварительной организации управленческого учёта автоматизация бесполезна. Сначала наладьте сбор данных, утвердите правила, потом автоматизируйте их с помощью софта. Иначе получите «быструю фиксацию медленных ошибок».

Мы помогаем предпринимателям автоматизировать классификацию платежей по статьям (аренда, маркетинг, закупки), формировать ОДДС, ОПиУ, балансы, реестры дебиторской и кредиторской задолженности с авторасчётом просрочки, рассчитывать себестоимость (по средней или FIFO).

Управленческий учёт

От 150 000 руб

Заказать

Инструменты и методы управленческого учёта

▶ Excel / Google таблицы — самый популярный инструмент для старта, подходит для микро-, малого бизнеса: дёшево, быстро, гибко. Минусы: высокий риск ошибок, сложность при масштабировании (когда в компании появляется более 15 сотрудников или более 500 операций в месяц).

▶ Облачные сервисы — специализированные решения, которые умеют подтягивать выписки из банка, строить ОДДС, ОПиУ, баланс. Стоят от 1 до 10 тыс. рублей в месяц. Выбор малого и среднего бизнеса.

▶ Ведение управленческого учёта в 1С — вариант для компаний, которые уже работают в 1С: Бухгалтерия, УПП, КА, ERP. Плюс: единая база с бухгалтерией; минус:: сложность настройки (требуется программист 1С) и цена.

▶ Другие ERP-системы — их довольно много, но в основном они имеют свои особенности и предназначены для крупного бизнеса: стоят дорого, настраиваются годами. Малому бизнесу не нужны такие сложные решения.

Методы учёта:

кассовый метод — доходы и расходы считаются по факту оплаты, подходит для ОДДС;
метод начисления — доходы признаются в момент отгрузки, расходы в момент получения товара (услуги): для ОПиУ (показывает реальную прибыль);
директ-костинг — разделение расходов на переменные (зависят от объёма) и постоянные (не зависят), помогает рассчитать точку безубыточности;
стандарт-костинг — учёт по нормативам, сравнение факта с планом, полезен для производства.

Что подходит именно в вашем случае — зависит от целей и задач руководства компании. Обратитесь к нашим специалистам, мы выберем для вас идеальную среду работы.

Как внедрить управленческий учёт

Внедрение управленческого учёта — это проект со своими сроками, бюджетом, результатами. Самостоятельное внедрение управленческого учёта в организации часто затягивается на годы: собственник бросает, потом возвращается, потом нанимает нового финансиста, и всё идёт по кругу. В нашей практике был случай, когда компания пыталась настроить управленку полтора года, а мы сделали это за два месяца.

Представляем поэтапный план.

Предпроектный этап (1-2 недели)

На этом этапе производится анализ организации управленческого учёта в текущей ситуации — что уже собираете, какие отчёты формируете, где теряете информацию. Определение ключевых запросов собственников, топ-менеджмента.

Этап разработки (2-4 недели)

Происходит утверждение учётной политики и принципов, выбор инструмента (Excel, облачный сервис, 1С), настройка справочников (статьи расходов, центры ответственности, проекты), создание шаблонов отчётов.

Пилотный запуск (1–2 месяца)

Система запускается параллельно с текущим учётом, производится сверка данных в ручном и автоматическом режиме, корректируются правила (если что-то пошло не так).

Промышленная эксплуатация (постоянно)

Отчёты формируются регулярно по утверждённому регламенту, стабильно работают ответственные за ввод данных. Раз в квартал проводится аудит системы.

Внедрение на предприятии управленческого учёта — это не покупка «волшебной» программы, а процесс, который настраивается под конкретный бизнес. У этой деятельности может быть только одна ошибка, рискованная для выживания, — не начать его вовремя.

Как вести управленческий учёт

Мы рекомендуем предпринимателям план, который не даст бросить всё через две недели. Если вы чувствуете, что сами не справитесь — проведём экспресс-аудит вашей текущей системы за 2-3 дня, дадим «дорожную карту» по внедрению управленческого учёта в организации.

Начните с ОДДС кассовым методом

Ежедневно или еженедельно вносите в таблицу (или сервис) все поступления и списания со всех расчётных счетов, кассы. Формула простая: «остаток на начало + приходы - расходы = остаток на конец». Это база, без которой всё остальное бессмысленно.

Введите план-фактный анализ по доходам и расходам

Планируйте на месяц вперёд (суммарно, без детализации по дням). В конце месяца сравнивайте цель с фактом, ищите расхождения больше 15% — это покажет «слабые места».

Добавьте разделение расходов на переменные и постоянные

Постоянные не меняются (аренда, оклады), а переменные растут вместе с выручкой (закупка товаров, бонусы продавцам). Это нужный шаг, чтобы посчитать точку безубыточности.

Раз в месяц формируйте управленческий баланс

Хотя бы упрощённый — что имеем (активы), кому должны (обязательства). Основному контролю подвергайте динамику дебиторской и кредиторской задолженности. Если деньги застряли у клиентов, а вам нужно платить поставщикам, будет кассовый разрыв.

Когда эти три действия станут привычными — добавляйте детали

Учёт по целям, по продуктам, по клиентам. Но не раньше, чем базовая система заработает «как часы».

Внедрение на предприятии управленческого учёта — это не про отчётность ради отчётности, а про контроль над своим бизнесом. Начните с малого уже сегодня, составьте ОДДС за прошлую неделю. На следующей неделе добавьте план-фактный анализ доходов и расходов. Через месяц разделите расходы на переменные и постоянные. Через квартал вам станет страшно от того, как раньше вы управляли компанией вслепую.

Если вы хотите получить прозрачную систему управленческого учёта без ошибок и многомесячных попыток «настроить самим» — оставьте заявку на бесплатную консультацию. Мы проведём экспресс-анализ вашей текущей ситуации, предложим дорожную карту с понятным бюджетом и сроками.

Вопросы и ответы

Можно ли вести управленческий учёт в бесплатных сервисах?

Начать можно в Excel / Google Таблицы, но как только количество операций переваливает за 300-500 в месяц или число сотрудников за 10-15, ошибки в формулах становятся неизбежными.

Переход на специализированный облачный сервис (от 1 тыс. рублей в месяц) окупается уже после первого исправления ошибки, которая могла стоить десятки тысяч рублей.

Обсудить со специалистом

Что делать, если бухгалтер сопротивляется?

Не ставьте перед бухгалтером задачу организовывать управленческий учёт в принудительном порядке. Чаще всего сопротивление происходит из-за перегрузки или непонимания, зачем это нужно.

Либо нанимайте отдельного финансиста, либо передайте часть функций внешнему консультанту. Кстати, мы предлагаем аутсорсинг УУ — вы получаете готовые отчёты, не нанимая штатного сотрудника.

Обсудить со специалистом

У нас ИП на УСН «Доходы», зачем нам управленческий учёт?

УСН «Доходы» не учитывает расходы для целей бухучёта (налогообложения), но в реальности расходы есть. Без управленческого учёта ИП не узнает, сколько реально заработал.

Пример: доход 3 млн рублей, налог 180 тыс. рублей. Кажется, что прибыль — оставшиеся 2,82 млн. Но при этом нужно вычесть аренду (600 тыс.), зарплату (1 млн), закупку товара (700 тыс.), маркетинг (200 тыс.) — получим убыток в 320 тыс. рублей (и даже не ноль на счету). Без управленческого учёта ИП не увидит, что бизнес убыточен.

Обсудить со специалистом

Сколько времени занимает внедрение управленческого учёта с нуля?

При системном подходе — от 2 до 4 месяцев. Первый месяц - аудит и проектирование, второй — настройка инструментов, обучение; третий-четвёртый —пилотный запуск и корректировка. При самостоятельном внедрении сроки могут растянуться на год и более. Наши проекты обычно укладываются в 3 месяца.

Обсудить со специалистом