Чтобы не было, как всегда, «в панике в последний момент», компаниям рекомендуется применять УПД начиная с осени. Тогда к новому году они уже будут комфортно работать в другом режиме.
Напоминаем, что с 1 января 2026 года единственным электронным документом, подтверждающим отгрузку товаров, выполнение работ или оказание услуг, будет универсальный передаточный документ.
Сейчас действует формат 5.03, утверждённый приказом ФНС No ЕД-7-26/970@ от 19.12.23. Его можно создавать и хранить в XML-формате.
В связи с новым статусом УПД будут отменены электронные форматы товарной накладной ТОРГ-12 и акта выполненных работ или оказанных услуг (приказ ФНС No ЕД-7-26/28@ от 20.01.25).
В связи с этими нововведениями у предпринимателей возникает множество вопросов. Наши клиенты, директоры ООО и ИП на УСН без НДС, забросали наших бухгалтеров вопросами, можно ли будет в новом году продолжать формировать акт выполненных работ или нужно обязательно работать с УПД.
▶ Дело в том, что, во-первых, УПД объединяет счёт-фактуру и первичные документы. Т.е., акт или накладную можно будет создать внутри формата УПД вместе со счётом-фактурой или без неё.
▶ А во-вторых, речь идёт только про УПД в электронном виде, на бумаге можно продолжать выставлять по-старому. На данный момент нет федерального закона, который бы отменял бумажные акты выполненных работ и обязывал всех использовать только электронные УПД или только ЭДО. ФНС рекомендует использовать УПД как более удобный и современный формат, но не обязывает к этому.
Так в чем разница и что выбрать? Приведём пример:
- можно выставить счёт-фактуру и отдельно подписать акт выполненных работ — это 2 документа;
- можно выставить один документ — УПД, который одновременно выполняет роль и счёта-фактуры, и акта: это сокращает документооборот в 2 раза.
Это для тех, кто работает с НДС. Если же компания работает без НДС, то счёт-фактура не нужен и можно продолжать использовать обычный акт выполненных работ.
Хотя можно и использовать УПД — только заполнять в нём отдельные блоки. Удобно, если компания уже перешла на ЭДО с контрагентами, или собирается в ближайшем будущем.
Таким образом, сохраняется возможность составлять акты в произвольной форме, однако их обязательно нужно распечатывать на бумаге и заверять подписями и печатями (при их использовании). Если этого не делать, то у компании не будет подтверждающих документов — акты в произвольной форме в электронном виде налоговая не примет.
При отправке по требованию ИФНС также потребуется бумажный вариант с «живыми» подписями, потому что распознать и принять электронный произвольный вариант документа сервис налоговой службы не сможет.
Нужно проследить, чтобы были обеспечены достоверность и юридическая сила бумажного документа в произвольной форме. Т.е. акт должен содержать все обязательные атрибуты, которые закреплены в законе о бухгалтерском учёте: наименование документа, реквизиты компаний, дату составления, содержание факта хозяйственной жизни, измерители и др.
Но ФНС всё же рекомендует переходить на ЭДО — это приводит к уменьшению документооборота, ускорению процессов, минимизации ошибок, экономии на канцелярии, поддержании экологии, и, наконец, к упрощению налогового администрирования.
От себя рекомендуем сохранять все документы, относящиеся к деятельности предприятия до истечения сроков хранения. Бумажные формы актов и накладных ТОРГ-12 пригодятся для отчётности за прошлые периоды, а также помогут защитить ваши права при претензиях налоговой инспекции.
А также напоминаем, что у нас работает бухгалтерская служба. Если вы не хотите разбираться, какие использовать документы, чтобы не нарушить законодательство, приходите, наши бухгалтеры вас ждут.
