Хотим рассказать вам о судебном разбирательстве, в котором бывший работник компании после увольнения потребовал компенсации за неиспользованный отпуск.
Сотрудник проработал в компании с 1998 года и уволился по собственному желанию в конце 2023 года. Работник посчитал, что за это время не использовал 578 дней отпуска, а отгулял всего 38 дней. Компенсацию при увольнении ему выплатили — в размере около 59 тыс. рублей, что, по его мнению, было недостаточно, и он обратился в суд.
Первая инстанция удовлетворила иск и постановила взыскать с компании в пользу работника около 1,1 млн рублей компенсации. Естественно, что ООО решило оспорить это решение, но во второй инстанции добилась лишь снижения суммы до 1,04 млн.
Компания-работодатель не согласилась и с этим решением, и подала кассационную жалобу в вышестоящий суд, требуя отменить решения. Представители компании настаивали, что работник на самом деле ходил в отпуск и ссылались на факты выезда работника за границу.
Что сказал суд – выезды сотрудника за границу в определенные периоды сами по себе не являются подтверждением предоставления ему отпусков.
Работодатель должен был представить суду приказы, платёжные ведомости и иные документы, которые бы подтвердили оформление работнику отпуска и выплату отпускных в связи с его выездом за границу (подробности в деле № 88-29715/2025).
Наши специалисты рекомендуют сохранять все необходимые документы организации или ИП на протяжении установленных законом сроков хранения, чтобы не попасть в подобную ситуацию.
Мы приводили перечень законов, которым регулируются сроки хранения документов в организации. Сроки регулируются разными нормативно-правовыми актами — Трудовым, Налоговым кодексом, федеральным законом о бухгалтерском учёте (№ 402-ФЗ от 06.12.11) и об архивном деле в РФ (№ 125-ФЗ от 22.10. 04), и др. Полный перечень законодательства — в отдельной статье.
Согласно установленным законом периодам хранения документы делятся на категории:
- срок хранения 50-75 лет отведён документам кадрового характера, используемым для подсчёта рабочего стажа сотрудников и оформления пенсионных выплат (например, трудовым контрактам, дополнительным соглашениям, личным делам, распоряжениям о приёме, перемещениях, увольнениях);
- документы по технике безопасности и учёту производственных травм хранятся 45 лет (журналы регистрации инструктажей по охране труда, записи несчастных случаев на предприятии);
- до 5 лет сохраняются внутренние бумаги предприятия, касающиеся улучшения условий труда и отдыха (справки, доклады, отчёты, книги учёта кадров, распорядительные документы по премиям, взысканиям, командировкам, графикам отпусков);
- разрешения на обработку персональной информации сотрудников, извещения и предупреждения сохраняют 3 года;
- заявления работников о предоставлении копий трудовых документов, запросы на привлечение иностранной рабочей силы подлежат сохранению 1 год;
- локально-нормативные акты организации (такие как правила внутреннего распорядка, положение об оплате труда) действуют до момента внесения изменений, заменяющих старые версии;
- штатное расписание хранится до закрытия юридического лица.
Важное правило срок хранения начинается с 1 января года, следующего за годом, в котором документы были закончены делопроизводством. Например, для графика отпусков за 2025 год, срок хранения начинает исчисляться с 1 января 2026 года.
Отсутствие документов несёт не только риски возникновения описанной выше ситуации, но является административным правонарушением. Согласно ст. 13.20 КоАП РФ, нарушение правил хранения, комплектования, учёта или использования архивных документов влечёт предупреждение или наложение административного штрафа до 10 тыс. рублей.
Справочно: какие документы должны быть у ООО.
Если в вашей компании уже появились сотрудники, а документы всё ещё не оформлены, наши кадровики помогут устранить нарушения, а также поставят вашу компанию на воинский учёт.
