+7 (812) 209-16-60

Документы, которые должны быть у ООО

Когда вы открываете ООО, неизбежно появляется ряд документов, которые вам нужно создать. Они в будущем понадобятся для разных нужд — чтобы предъявить контрагентам, в банке, при налоговой проверке и др. Мы составили список, который поможет вам всегда держать все ваши дела в порядке.

Документы организации

Документы, которые подтверждают существование фирмы, всегда должны быть систематизированы и находиться под рукой, потому что могут понадобиться в любой момент.  

  • Устав ООО

    В первую очередь при создании организации необходим Устав. Это внутреннее положение о фирме, в котором прописываются его паспортные данные — название, виды деятельности, размер уставного капитала и др. Всегда держите при себе действующую копию этого документа с печатью налоговой инспекции. Он может понадобится в самых неожиданных ситуациях, например, у нотариуса, который без него не будет ничего заверять.

    Желательно также хранить предыдущие варианты Устава, если в него вносились изменения. Но чтобы впоследствии не разбираться, где же редакция действующая, предыдущие лучше помечать каким-либо образом, например, надписью «действителен до такого-то числа». Если фирма существует несколько лет, такая предусмотрительность значительно облегчит жизнь.

  • Учредительный договор

    Это документ, который с одной стороны существует, а с другой вроде как бы и нет. Он как бы выведен из состава учредительных документов, но всё же согласно ст. 89 Гражданского кодекса учредители при создании ООО обязаны такой договор заключить. Однако этот документ ни при регистрации не требуется, ни после неё. Его даже в банке не спросят при открытии расчётного счёта.

    По большому счёту, никому, кроме самих учредителей учредительный договор не требуется (хотя и им самим, наверное, тоже), но быть он должен. Конечно, в том случае, если вы хотите, чтобы ваши документы были в идеальном порядке.

  • Протокол или решение о создании ООО

    Разница в том, что первый документ создаётся, когда предполагается несколько учредителей, а второй — когда человек будет создавать фирму единолично. Если учредителей несколько, то для создания фирмы им необходимо собраться и утвердить образование нового юридического лица, оформив и подписав при этом протокол.

    Потребуется также сохранить все последующие протоколы общих собраний или решения единственного участника, которые будут создаваться за время жизнедеятельности организации. Самым востребованным будет документ о назначении руководителя, он будет постоянно требоваться нотариусами. Лучше сразу сделать несколько экземпляров и присоединить к остальным протоколам или решениям, и к Уставу.

  • Список участников ООО

    Согласно терминологии, после регистрации общества с ограниченной ответственностью учредители становятся его участниками. Когда участников несколько, нужно закрепить их количество и информацию о них локальным нормативным актом.

    Этот список обычно ведёт руководитель, но это может делать и иное лицо (данное правило закрепляется в Уставе или в отдельном решении). В данном списке содержатся сведения об участниках, размера их доли и документы по её оплате, а также о размере доли самого общества.

  • Лист записи ЕГРЮЛ

    Его выдают при регистрации ООО, он подтверждает сам факт создания общества. Листы записей выдаются также при внесении любых изменений, например, при смене юридического адреса или кодов видов деятельности ОКВЭД. Их все тоже нужно аккуратно складывать в отдельную папочку.

    А вот выписки из ЕГРЮЛ хранить не обязательно. При необходимости лучше получить новую, т.к. сроки действия выписок ограничены по времени.

  • Свидетельство о постановке на учёт в налоговом органе

    Юридические лица являются налогоплательщиками и имеют свой собственный номер ИНН. Он присваивается сразу во время государственной регистрации предприятий.

    На данный момент (с 2017 года) ФНС перестала печатать такие свидетельства на защищённых полиграфических бланках. Но в любом случае, оно всегда должно быть у вас под рукой.

  • Приказ о назначении руководителя

    Это обычно первый приказ, который формируется в ООО после его регистрации. Впоследствии могут создаваться и новые, если будет принято решение сменить директора.

    Вообще, этот документ должен храниться в отделе кадров, но специфика должности требует, чтобы он хранился вместе с учредительными документами.

  • Приказ о назначении главного бухгалтера

    Этот документ также является кадровым, однако его могут потребовать в банке и не только, поэтому держать его лучше рядом с учредительными. Кстати, возможность исполнять обязанности главного бухгалтера может быть возложена на руководителя или участника.

  • Приказы и распоряжения

    Вообще, любые подобные документы, а также журналы учёта приказов, нужно хранить в обязательном порядке. Они отражают основную деятельность организации и могут потребоваться в совершенно разных ситуациях.

    Также хранятся и основания для приказов. Это могут быть акты, докладные записки, заявления и др. Сами по себе они не имеют особой ценности, но при необходимости они помогут обосновать позицию ООО при принятии решения.

  • Коды Росстата

    Если ранее ООО должны были получать уведомление о таких кодах на бумажных носителях только при личном обращении в территориальные органы статистики, то теперь его можно получить онлайн. Его можно хранить в распечатанном виде без всяких отметок ведомства, любой банк обязан принять у вас такой документ.

Подтверждение юридического адреса

О том, что организация может быть зарегистрирована как в жилом, так и в нежилом помещении, мы уже писали, а также рассказывали о том, почему адрес непременно должен быть реальным и чем грозит иная ситуация. Здесь приведём список документов, которые должны будут подтвердить налоговому органу и всем интересующимся лицам, что вы законно находитесь по этому адресу.

  • Помещение принадлежит организации

    Потребуется иметь под рукой свидетельство о праве собственности и документы на данное помещение, которые выдавались в момент его покупки.

  • Помещение арендуется

    Тогда будет необходимо иметь договор аренды, акт приёма-передачи, а также копию свидетельства о праве собственности, заверенную арендодателем у нотариуса. Последний документ обязательно потребуется при открытии расчётного счёта в банке и в некоторых других случаях.

  • Помещение — место жительства руководителя

    Если помещение находится в собственности у директора или участников общества, то потребуются документы, подтверждающие право собственности.

    В случае, если руководитель там только прописан или является не единственным собственником, то необходимо получить согласие всех владеющих помещением (составляется обычно в свободной форме). А также нужна будет копия свидетельства о праве собственности, заверенная нотариусом.

Кадровые документы

Отсутствие документов, предусмотренных Трудовым кодексом и другими законами, попадает под административную ответственность. В первый раз организацию могут просто оштрафовать, а второй раз лишить ответственное лицо возможности занимать руководящие посты на срок до трёх лет. Поэтому на оформление и хранение таких документов следует обращать особое внимание.

  • Трудовые книжки

    Они должны быть получены от всех оформляемых сотрудников и сохранены в надёжном месте, обычно, в сейфе. Согласно «Правилам ведения трудовых книжек», выдавать эти документы сотрудникам до увольнения нельзя. Если же работнику необходима для каких-то нужд информация из трудовой, то он может написать письменное заявление и работодатель будет обязан в 3-дневный срок сформировать копию книжки или выписку из неё.

    Кроме того, должны сохраняться приходно-расходная книга по учёту бланков и вкладышей трудовой книжки, и книга учёта движения книжек и вкладышей.

  • Трудовые договоры

    Трудовые договоры, подписанные руководителем и сотрудниками, обязательно должны храниться в организации. Их наличие в первую очередь проверяется трудовыми инспекторами при плановых и внеплановых проверках. Также необходимо вести и хранить журналы учёта трудовых договоров.

    При этом лучше всего попросить у работника расписку в том, что его экземпляр трудового договора вы ему выдали. Это избавит фирму от проблем, если тот решит заявить, что договора он не получил. Такое может произойти, если он решит пожаловаться на вас в трудовую инспекцию или даже в суд.

  • Личные карточки

    Данные карточки заводятся на всех работников и чаще всего ведутся также в электронном виде, но это не всегда хорошо. Сотрудники должны в них собственноручно расписываться, а придирчивые проверяющие из надзорных органов могут потребовать, чтобы были личные подписи даже уволенных сотрудников. Их получить будет практически нереально, тем более срочно.

  • Листы и журналы ознакомления

    При поступлении на работу сотрудников обычно ознакамливают со многими документами — штатным расписанием, должностной инструкцией, правилами внутреннего распорядка и другими локальными нормативными актами. Обычно это делается под роспись, её отсутствие является нарушением законодательства.

  • Штатное расписание

    Штатное расписание упоминается в Трудовом договоре, однако чётко не прописано, что оно обязательно должно быть. Однако практически оно почти всегда ведётся и в этом случае должно быть сохранено вместе со всеми кадровыми документами.

  • Табель учёта рабочего времени

    Он документально закрепляет наличие сотрудников на рабочих местах. Обычно на его основании ведётся расчёт заработной платы. В последнее время он всё чаще ведётся электронно, но в любом случае такой табель должен быть обязательно. Электронные документы при необходимости можно будет распечатать.

  • Правила внутреннего распорядка

    Они закрепляют правила приёма и увольнения сотрудников, время работы и отдыха, поощрения и взыскания, и т.п. Трудовым кодексом предусмотрено, что они в обязательном порядке должны быть у любого работодателя.


  • Защита персональных данных

    Наличие документа о защите персональных данных также предусмотрено Трудовым кодексом. Штрафы за нарушение законодательства в этой области весьма велики, поэтому составлять такой документ лучше вместе со специалистами.

  • График отпусков

    Он не обязательно ведётся на бумажных носителях, допускается ведение его в электронном виде. Но листы ознакомления всегда ведутся и хранятся на бумаге. Также, как и уведомления о начале отпуска, они обязательно распечатываются и вручаются сотрудникам до начала отпуска. Экземпляры с подписью сотрудников нужно сохранять в архиве.

  • Документы по заработной плате

    Обязательно сохранять все документы, касающиеся любых выплат сотрудникам. Речь идёт о зарплате, отпускных, разнообразных компенсаций и т.д. Данные документы относятся больше к бухгалтерским, но обычно трудовые инспекторы при проверках их требуют, поэтому мы напоминаем о них здесь.

  • СОУТ

    Специальную оценку условий труда обязаны проводить все работодатели, у которых есть хоть один наёмный сотрудник. Исключением могут стать только удалённые сотрудники, которые работают так согласно трудовому договору.

    По итогам у организации должен быть отчёт о проведении спецоценки, который нужно обязательно сохранить. Спустя 5 лет СОУТ придётся проводить вновь, но предыдущий отчёт выбрасывать не стоит.

  • Документы по охране труда

    Это довольно внушительный список документов, который сильно отличается в зависимости от того, чем занимается фирма. Перечислять тут не будем, но напомним, что их все тоже нужно обязательно хранить.

Основная деятельность

Кроме учредительных документов в процессе жизнедеятельности ООО появляется также множество других, которые будет нужно хранить и иметь возможность предъявить при первой необходимости.

  • Лицензии и разрешения

    Нужно сохранять все разрешения и лицензии, а также сопутствующие им документы. Причём это относится как к действующим, так и к недействующим документам. Не следует избавляться от недействующих лицензий и разрешений, лучше отправить их в архив. Они могут потребоваться, если вы решите получать лицензию снова, и даже при некоторых обстоятельствах могут быть предъявлены суду в качестве доказательств.

  • Подтверждение членства в СРО

    Действующая выписка из реестра членов СРО, конечно, будет необходима, если компания имеет отношение к таким саморегулируемым организациям.

  • Допуски к работам

    Потребуется хранить все полученные документы по доступам к разного рода работам, которые требует получения подобных документов. Кстати, как и лицензии, подтверждение членства в СРО и допуски к работам лучше оставлять в архиве и после окончания срока действия.

  • Уведомления о начале деятельности

    Если фирма работает в сфере, где по закону требуется специально уведомлять государственные органы о начале деятельности, то такие документы тоже следует сохранять. 

  • Документы о внесении в Торговый реестр

    Внесение в Торговый реестр потребуется, если организация осуществляет торговую деятельность или поставки товаров.

  • Контрольно-кассовая техника

    Когда фирма при осуществлении деятельности использует онлайн-кассы, то надзорные органы рано или поздно непременно потребуют документы на ККТ и договоры на их обслуживание.

Документы не для всех

При определённых видах деятельности список документов, которые требуется сохранять, значительно расширяется.

  • Коллективный договор

    Если сотрудники или сам работодатель выступили с инициативой заключить такой договор, он должен обязательно храниться на предприятии.

  • Должностные инструкции

    В том случае, если часть обязанностей сотрудников не прописана в трудовом договоре, то в обязательном порядке составляются должностные инструкции.

  • Положение об оплате труда

    Необходимо опять же в случае, если в других документах какие-то из условий оплаты труда не прописаны. Кроме этого, если работодатель намерен выплачивать премии, то нужно создать положение о премировании. Напомним, что выплата премий — это сугубо инициатива работодателя, в отличие от заработной платы.

  • Договор о материальной ответственности

    Ответственность может быть индивидуальной или коллективной. Если такой договор заключается между работодателем и сотрудниками, то его нужно обязательно сохранять даже по истечении срока действия.

  • Аттестация

    Если работодатель проводит аттестацию своих сотрудников, то хранятся положение о ней, а также все сопутствующие документы.

  • График смен

    Необходим, если работа происходит по сменам. В нём прописываются начало и окончание работ, вид смены, перерывы для отдыха.

  • Коммерческая тайна

    Положение о коммерческой тайне издаётся, если работодатель обязывает сотрудника не распространять сведения о своей работе.

  • Списки работников

    При наличии в организации некоторых категорий работников, обязательно составляются подробные списки. Это несовершеннолетние подростки, инвалиды, беременные и др.

  • Документы для привлечения иностранных работников

    Принятие на работу иностранных работников предполагает получение ряда документов и разрешений. Их тоже надо обязательно сохранять.

Мы не стали рассматривать в этой статье бухгалтерские документы, напишем о них в следующей статье. Полный перечень документов, которые мы рассмотрели здесь, а также сроки их хранения вы можете найти в Перечне документов, утверждённых Министерством культуры. Не пренебрегайте важными документами, чтобы не нажить себе головную боль в будущем.

Читайте также

26 Августа 2021
Как сменить адрес в 2021 году

Общества с ограниченной ответственностью, акционерные общества, и другие юридические лица должны иметь юридический адрес. В Гражданском кодексе закреплено, что в ЕГРЮЛ должен быть указан адрес юридического лица в пределах его места нахождения. Наши клиенты часто задают вопросы, как сменить юридический адрес ООО, как часто компания может переезжать, и обязательно ли находиться по тому адресу, что указан в ЕГРЮЛ. Отвечаем в статье.

22 Ноября 2021
Бухгалтер vs удалённый бухгалтер

Первые конкуренты или соратники по одному и тому же делу? Почему есть сторонники «только трудоустроенного бухгалтера» и те, кто готов довериться «удалёнщику»? Почему бухгалтерские услуги того и этого постоянно противопоставляют? Давайте порассуждаем вместе.

22 Ноября 2021
Полезные сервисы для бизнеса

Цифровизация в наше время шагает по стране так же уверенно, как некогда прогресс. И на передовой внедрения цифровых технологий — Федеральная налоговая служба, которая нацелена на то, чтобы общение с налогоплательщиками перешло в электронный формат. Уже сегодня на официальном сайте есть множество полезных сервисов для предпринимателей, которые отчасти облегчают ведение бизнеса. Рассмотрим по возможности максимальное количество.

Оставьте заявку
на бесплатную консультацию

Я ознакомлен и согласен на обработку персональных данных в соответствии с Политикой конфиденциальности.

Наши филиалы

Офис «На Васильевском»
Адрес:  г. Санкт-Петербург, 26-я линия В.О., д. 15к2, оф. 307 (БЦ «Биржа»)
Время работы:  9:00-18:00 Пн-Пт
Офис «На Восстания»
Адрес:  г. Санкт-Петербург, Суворовский пр., д. 2-Б, оф. 311
Время работы:  9:00-18:00 Пн-Пт
Офис «На Московском»
Адрес:  г. Санкт-Петербург, Московский пр., д. 109, оф. 403
Время работы:  9:00-18:00 Пн-Пт
Офис «Северный»
Адрес:  г. Санкт-Петербург, ул. Бутлерова, д. 42, оф. 411 (4 этаж)
Время работы:  9:00-18:00 Пн-Пт
Офис «На Ленинском»
Адрес:  г. Санкт-Петербург, Трамвайный пр., д. 14, оф. 305 (3 этаж)
Время работы:  9:00-18:00 Пн-Пт
Офис «Комендантский»
Адрес:  г. Санкт-Петербург, ул. Уточкина, д. 3к2, офис 12 (3 этаж)
Время работы:  9:00-18:00 Пн-Пт
Офис управления
Адрес:  г. Санкт-Петербург, Лиговский пр-кт., д. 73, офис 512
Время работы:  9:00-18:00 Пн-Пт
Офис "Новгород"
Адрес:  г. Великий Новгород, ул. Большая Санкт-Петербургская, 39с10, оф. 317
Время работы:  9:00-18:00 Пн-Пт

Спасибо, ваше сообщение отправлено

Сообщение не отправлено! Проверьте правильность введеных данных!

Спасибо за подписку

Подписка не оформлена! Проверьте правильность введеных данных!

Подписка на данный Email уже совершена! Спасибо за подписку!

Доехать

Позвонить