Оглавление
- Какой закон обязывает составлять график отпусков?
- Как правильно составить график отпусков?
- Обязательно ли знакомить работников с графиком отпусков под подпись?
- Нужно ли согласовывать график отпусков с профсоюзом?
- Нужно ли указывать конкретные даты при составлении графика отпусков?
- Обязанности работника и работодателя в течение года — сделали и забыли?
- Как рассчитать продолжительность отпуска?
- Какие отпуска включать в график?
- Как отпуск делится на части?
- Кого включать в график отпусков?
- Как предоставлять отпуск льготникам?
- Какие ещё есть особенности предоставления отпуска?
- Что будет, если не составить график отпусков?
- Кто может не составлять график отпусков?
- А если вообще не предоставить отпуск работнику?
- Обязательно ли соблюдать график?
- Можно ли вносить изменения в график отпусков после его утверждения?
Какой закон обязывает составлять график отпусков?
Целая глава 19 Трудового кодекса РФ посвящена предоставлению отпусков работающим гражданам.
В ней сказано, что оплачиваемый отпуск должен предоставляться работнику каждый год. Право на отпуск за первый год работы возникает у работника после того, как он непрерывно проработает 6 месяцев.
Правда, возможны исключения. В частности, ст. 122 ТК РФ говорит о том, что до истечения 6 месяцев отпуск должен быть предоставлен женщинам перед или после отпуска по беременности и родам, несовершеннолетним и некоторым другим категориям работников. Об этом подробнее говорим ниже.
Согласно ст. 123, отпуск предоставляется на основании графика отпусков на год, который обязателен для соблюдения работодателем и работником. Таким образом, график должны составить все работодатели, у которых оформлен в штат хоть один сотрудник.
Кстати, тут тоже есть свои исключения. Работодатели-физлица, микропредприятия и НКО могут не составлять график, но на определённых условиях. Этот вопрос также рассматриваем ниже.
Там же, в ст. 123, говорится о том, что график необходимо утвердить не позднее, чем за 2 недели до наступления нового календарного года.
В этом году последний срок — 17 декабря, но мы не рекомендуем тянуть до последнего, иначе можете не успеть соблюсти процедуру, а нарушения повлекут за собой штраф (подробнее о штрафах ниже).
Как правильно составить график отпусков?
Сначала спросить пожелания работников по датам их отпусков в следующем, 2025 году, и внести их в график.
Что нужно сделать для формирования графика отпусков на год, пошаговая инструкция:
- Запросить пожелания сотрудников по их отпускам с 1 января по 31 декабря следующего года — можно в любой форме: устно, письменно, по телефону, в мессенджерах, по электронной почте и т.д.
- Оформить всё в единый график — можно разработать собственную форму или взять унифицированную форму Т-7, её утвердил Госкомстат, но это рекомендуемый, а не обязательный документ (в форме Т-7 заполняете графы с 1 по 6, а остальные — в течение года).
- График должен утвердить руководитель организации (или уполномоченное лицо, например, руководитель кадровой службы) — можно издать приказ о формировании графика отпусков, а затем об его утверждении (после того, как все работники согласуют график), приказ пишут в свободной форме. Но это не обязательно, в форме Т-7 предусмотрена специальная графа для утверждения графика руководителем.
- С утверждённым графиком рекомендуется ознакомить всех работников под роспись — как это делается и сроки ознакомления должны быть установлены в локальном акте компании (коллективный договор, правила внутреннего трудового распорядка и др.). Например, можно подготовить лист ознакомления, в котором каждый распишется после того, как посмотрит график. Также можно сделать отдельное поле в форме Т-7.
Если работники отсутствуют на рабочем месте в период составления графика (находятся на больничном, в командировке и т.д.) и не представляют своих пожеланий, то директор организации (или руководитель кадровой службы) планирует отпуска за них.
Потом график отпусков можно изменить — по производственной необходимости или по согласованию сторон.
Обязательно ли знакомить работников с графиком отпусков под подпись?
Не обязательно, т.к. трудовое законодательство не содержит указаний на необходимость ознакомления работников с графиком отпусков под подпись (ст. 22 ТК РФ).
Однако наши специалисты рекомендуют всё же «пройти весь путь», чтобы на 100% подстраховаться на будущее в случае конфликтов работников и работодателей, и претензий от трудовых инспекций.
Если работник отказывается подписывать график отпусков, можно составить об этом акт (с подписями 2 свидетелей), это при необходимости подтвердит, что график отпусков был доведён до сведения работника.
При этом с работника не снимается обязанность соблюдать утверждённый руководителем график.
При составлении график директор обязан учитывать мнение только льготных категорий сотрудников, которым законом дано право ходить в отпуск в удобное им время.
Мнения остальных работников руководство учитывать не обязано.
Нужно ли согласовывать график отпусков с профсоюзом?
Если в организации есть профсоюз и он представляет интересы минимум 50% работников, то его мнение также в обязательном порядке учитывается (ст. 372 ТК РФ).
Профсоюзу нужно предоставить график до утверждения, а не после, и дождаться от представителей письменного ответа. На это по закону даётся 8 рабочих дней, следовательно график отпусков должен быть готов уже к 6 декабря. Профсоюз должен дать ответ в письменном виде.
Если профсоюз не согласует график, то составляют протокол разногласий. Руководитель всё равно может утвердить график отпусков, но у профсоюза появляется право обратиться с жалобой в трудовую инспекцию или даже в суд.
Если профсоюза нет, обязательно отметьте это на листе ознакомления или непосредственно в форме графика.
Нужно ли указывать конкретные даты при составлении графика отпусков?
В этом вопросе не будем «выдумывать велосипед», а обратимся к разъяснениям госорганов. Возьмём, например, свежее письмо Минтруда № 14-6/ООГ-5659 от 26.09.24.
Ведомство пишет, что законодательство не регламентирует этот вопрос — как писать в графике время будущего отпуска — с указанием конкретных дат или только месяца будущего отпуска. Регулирует этот вопрос работодатель путём составления графика отпусков.
Ещё важно, отмечает Минтруд, чтобы оплата отпуска произошла не позднее, чем за 3 дня до его начала, а то опять же штраф (п. 9 ст. 136 ТК РФ).
При этом Роструд придерживается противоположенного мнения, которое было выражено в не менее свежем письме № ПГ/17241-6-1 от 16.08.24.
В ведомстве считают, что само понятие «график» подразумевает указание в нём соответствующих периодов отпуска, а период в свою очередь подразумевает конкретные даты начала и окончания.
Надеемся, мы исчерпывающе ответили на ваш вопрос.
А если серьёзно, то наши специалисты рекомендуют делать график отпусков с датами, ошибки не будет.
Впоследствии график отпусков можно поменять в любой момент — по производственной необходимости или по согласованию сторон.
Обязанности работника и работодателя в течение года — сделали и забыли?
Важная обязанность работодателей — оповестить работника об его отпуске за 2 недели до его начала (ст. 123 ТК РФ). Если не оповестить, будет нарушение законодательства (штраф), и повод для работника потребовать переноса отпуска.
Обязанность работников — за 2 недели написать заявление о предоставлении отпуска в случае, если:
- сотрудник идёт в отпуск вне графика (по согласованию с работодателем);
- ещё не прошло 6 месяцев работы у данного работодателя;
- работник относится к льготным категориям, которые могут выбирать удобное время.
Если же сотрудник идёт в отпуск по графику, заявление на отпуск от него не требуется.
Более того, если сотрудник уйдёт в отпуск согласно утверждённому графику без предупреждения и заявления, то работодатель не сможет применить к нему никакие меры воздействия.
Как рассчитать продолжительность отпуска?
По общему правилу, продолжительность отпуска зависит от количества дней отпуска, на которые сотрудник «заработал», и от количества дней отпуска, который не был использован по состоянию на начало того года, на который составляется график. В нашем случае — на 1 января 2025 года, если мы составляем график на следующий год.
При этом есть большое количество нюансов, которые нужно учесть при расчёте отпуска — например, увеличенные отпуска льготных категорий работников или дополнительные на территориях Крайнего Севера.
Кроме того, при расчёте нужно учитывать, что нерабочие праздничные дни в число календарных дней ежегодного оплачиваемого отпуска не входят.
Сложнее обстоит дело, когда работник увольняется до окончания года, в счёт которого уже получил оплачиваемый отпуск. За неотработанные дни отпуска нужно произвести расчёт и удержание из зарплаты для погашения задолженности перед работодателем.
Если вы не знакомы со всеми особенностями расчёта отпуска, рекомендуем обратиться к профессионалам, например, к нашим специалистам, которые помогут вам соблюсти требования российского законодательства.
Какие отпуска включать в график?
Включают в график отпусков ежегодный оплачиваемый отпуск, который стандартно длится 28 дней. У отдельных категорий (например, несовершеннолетних) или на отдельных территориях (например, Крайнего севера) он может быть и больше.
Также отпуск может быть увеличен из-за ненормированного рабочего дня, вредных и опасных условий труда, выработку стажа и т.д. Увеличенный отпуск положен отдельным категориям работникам, в частности, учителям и медикам. Всё это должно учитываться в графике отпусков.
В график отпусков не вносятся неежегодные отпуска:
- за свой счёт;
- без сохранения заработной платы;
- по беременности и родам;
- по уходу за ребёнком;
- при усыновлении и т.п.
Как отпуск делится на части?
В ст. 125 ТК РФ закреплено, что если отпуск делится на части, — то одна из них должна быть не менее 14 календарных дней (ст. 125 ТК РФ).
- Но разделение отпуска на части возможно только по согласованию между работником и работодателем.
- Если стороны не могут договориться по этому вопросу, то отпуск предоставляется работнику полностью (неделимой частью).
Перед работодателями встаёт вопрос — как подтвердить достижение такого соглашения о разделении, чтобы потом не возникло претензий у работников и вопросов у трудовых инспекторов.
Напомним, что в случае несогласия работник вправе обратиться за поддержкой в профсоюз, привлечь к решению вопроса комиссию по трудовым спорам, обратиться в трудовую инспекцию, прокуратуру и даже в суд. Работодателя ждёт штраф, о его размере говорим ниже.
Роструд считает, что порядок подтверждения такого соглашения законодательством не установлен (№ ПГ/19878-6-1 от 08.10.24). Работодатель может закрепить его в локальном нормативном акте (ст. 8 ТК РФ).
И подсказывает, что согласие работника на разделение отпуска могут быть выражены в письменном заявлении, соответствующей отметке в графике отпусков или в приказе работодателя о разделении отпуска.
Кого включать в график отпусков?
Если вы ещё помните те времена, то в 2020 и 2021 году наши клиенты спрашивали нас, включать ли в график отпусков работников, которые были отстранены от работы из-за пандемии, а потом из-за отсутствия прививок от коронавируса. В 2022 году было непонятно, что делать с мобилизованными (это потом появились положения ст. 351.7 ТК РФ — мобилизованных в график отпусков включать не надо).
Что бы ещё ни случилось, и какие бы ещё ситуации не возникли, наши специалисты предлагают следовать универсальному правилу — включать в график отпусков всех работников, которые приняты на работу по трудовому договору.
Даже если трудовые договоры по каким-либо причинам приостановлены, даже если это срочные трудовые договоры, даже если предполагается расторжение трудового договора с сотрудником в следующем году, и все другие «даже если», — то всё равно всех нужно включать в график.
В форме Т-7 предусмотрено поле для примечаний, где можно делать соответствующие пометки.
Не нужно включать в график исполнителей, с которыми заключены договоры гражданско-правового характера (физлиц, самозанятых, ИП). Это самостоятельные предпринимательские единицы, которые сами устанавливают себе режим работы и отдыха.
Как предоставлять отпуск льготникам?
При составлении графика нужно учитывать, что некоторые категории работников имеют право на отпуск в удобное для них время, и даже на дополнительный отпуск. Всё это нужно отразить в графике.
Откроем вам большую тайну, работодатель вообще не обязан учитывать мнение каждого работника, а составить график исходя из производственной необходимости. Только определённые категории работников могут требовать отпуск тогда, когда им удобно, даже если они только устроились и не отработали 6 месяцев.
Единого списка льготников нет, часть указаны в ст. 122 ТК РФ, остальных нужно искать в отдельных законах в зависимости от предоставляемых льгот:
- работники в возрасте до 18 лет;
- женщины перед началом и после отпуска по беременности и родам;
- женщины после окончания отпуска по уходу за ребёнком;
- мужья, жёны которых находятся в отпуске по беременности и родам;
- работник, усыновивший ребёнка в возрасте до 3 месяцев;
- многодетные работники до тех пор, пока младшему не исполнится 12 лет;
- родители, опекуны, попечители, приёмные родители ребёнка-инвалида до 18 лет;
- лица, награждённые знаком «Почётный донор России», «Почётный донор СССР»;
- совместители;
- лица, участвовавшие в ликвидации последствий катастрофы на Чернобыльской АЭС;
- супруги военнослужащих;
- лица, призванные на военную службу по мобилизации или поступившие на военную службу по контракту;
- ветераны;
- герои Советского Союза и России, Соцтруда и Труда РФ, полные кавалеры ордена Славы и ордена Трудовой Славы;
- работники, отозванные из ежегодного оплачиваемого отпуска, и др.
С них лучше всего взять письменные заявления о датах отпуска и запросить копии подтверждающих статус документов, чтобы иметь подтверждение исполнения законодательства.
Какие ещё есть особенности предоставления отпуска?
Рассмотрим некоторые ситуации, которые могут происходить в любом коллективе. Обратите внимание, что речь идёт только о тех, кто устроен по трудовому договору.
▶ Отстранённые от работы — следует включать в график отпусков в обычном порядке, т.к. причина отстранения может быть устранена в любой момент.
▶ Сотрудники в отпуске по уходу за ребёнком — тоже нужно включить в график, ведь они имеют право прервать свой отпуск в любое время и выйти на работу.
▶ Дистанционные сотрудники — тоже включают в график отпусков, т.к. они тоже имеют право на отпуск, как и любой другой оформленный в штат сотрудник (примечаний о формате работы в графике отпусков можно не делать).
▶ Совместители — внутренних и внешних совместителей вносят в график с условием, что отпуск совпадает с отпуском по основной должности (ст. 286 ТК РФ).
▶ Временные сотрудники — если они работают на срочном трудовом договоре, например, замещают временно отсутствующего работника.
▶ Предполагается сокращение — даже если в следующем году планируется сокращение и у работников не возникнет права на отпуск, то их всё равно нужно включать в график отпусков.
▶ Если часть отпуска была отгуляна, — если работник отгулял отпуск авансом, то в графике отпусков на следующий год может стоять менее 28 дней отпуска: в «примечаниях» нужно указать причину (отпуск был частично отгулян и в каком размере).
▶ Если наоборот, отпуск не успели отгулять, — неиспользованные дни переносят на следующий год (работодатель обязан предоставить их не позднее 12 месяцев после окончания того рабочего года, за который предоставлялся отпуск), их можно указывать в графике, а можно не указывать, а просто предоставить эти дни в следующем году по договорённости с работником (но всё же лучше указать во избежание недоразумений с работниками и претензий от трудовых инспекторов).
Что будет, если не составить график отпусков?
Отсутствие графика отпусков нарушает права работников на оплачиваемый отдых и влечёт штраф от трудовой инспекции по ст. 5.27 КоАП РФ:
- для должностных лиц и ИП до 5 тыс. рублей, при повторном нарушении до 20 тыс. или дисквалификация на срок до 3 лет;
- для организаций — до 50 тыс., повторное нарушение до 70 тыс.
Кто может не составлять график отпусков?
График отпусков — это обязательный документ, который должны составить все работодатели. При этом для некоторых категорий работодателей предусмотрены льготы.
Во-первых, исключения составляют работодатели — физические лица (без статуса ИП), в этом случае вопрос может быть согласован по договорённости.
Во-вторых, микропредприятия (не более 15 человек в штате) и некоммерческие организации могут заменить график отпусков письменными соглашениями. Но такая замена должна быть закреплена в трудовых договорах (ст. 309.2 ТК РФ).
А если вообще не предоставить отпуск работнику?
Законодательство запрещает не предоставлять работнику отпуск в течение 2 лет подряд (ст. 124 ТК РФ). Причём обстоятельства должны быть весьма серьёзными, например, продолжительная болезнь сотрудника.
Если больше, — то работодателя ждёт административная ответственность за нарушение трудового законодательства. При этом не имеет значения, хочет сам работник в отпуск или нет, — он обязан пойти и точка.
Разрешается заменять отпуск денежной компенсацией — но только по согласованию с работником и только часть отпуска, превышающую те самые 28 дней в год (ст. 126 ТК РФ). Основную часть отпуска в 28 дней нельзя заменять деньгами.
За нарушение законодательства будет нести ответственность только работодатель, работник за такое нарушение никакой ответственности не несёт. Поэтому работодатель заинтересован в том, чтобы отправить сотрудника в отпуск.
Что можно сделать — специалисты рекомендуют отказывающегося от отпуска работника включат в график отпусков принудительно (а потом, вероятно, также принудительно не пускать на рабочее место).
Обязательно ли соблюдать график отпусков?
Утверждённый график обязателен для исполнения как работодателем, так и работником. Ни одна сторона не может самовольно менять даты — только по согласованию с другой стороной.
В общем, успевайте составить график и порадоваться, ведь процедуру эту нужно проводить всего раз в год. Если в течение года работники увольняются или приходят новые, то корректировать график отпусков будет не нужно.
Можно ли вносить изменения в график отпусков после его утверждения?
Можно — по соглашению сторон, т.к. это один из обязательных для компании локальных нормативных актов, и он должен соблюдаться обеими сторонами.
Не обязательно проводить всю процедуру по новой, можно в течение года использовать графы с 7 по 9, отмечая новый даты в графе «Перенесение отпуска».
Вопросы и ответы
Можно поступить проще — отправить нового сотрудника в отпуск по его заявлению и приказу руководства.
Если же всё же есть желание внести новых сотрудников в график отпусков, то можно действовать двумя путями: внести изменения в действующий график или составить дополнительный и приобщить его к основному.
Если у работников возникнет право на отпуск, то они могут уйти на основании заявлений, а не по графику.
- Если работодатель отказывается соблюдать график, то он может быть оштрафован по ст. 5.27 КоАП РФ, штраф на ответственное лицо до 5 тыс. рублей, на компанию до 50 тыс. рублей.
- Если же график отказывается соблюдать работник, то его можно привлечь к дисциплинарной ответственности.
Но если весь отпуск состоит только из выходных и праздничных дней, — то это не соответствует требованиям трудового законодательства. За нарушения положены штрафы, о них говорили в этой статье.
Заявление вообще нужно в редких случаях, о них мы писали выше, в основном в отпуск ходят либо по графику отпусков, либо по приказу директора компании.
Однако от работодателя требуется обязательно уведомить работника за 2 недели до начала отпуска.
