В Роструд поступил вопрос о запросе сотрудником ЛНА — работник по электронной почте отправил запрос с просьбой предоставить правила внутреннего трудового распорядка и правила, регулирующие порядок выплат. Обязательно ли их предоставлять, спрашивает представитель компании.
Не обязательно, ответили трудовые инспекторы, вопрос остаётся на усмотрение работодателя. Однако, работодатель был обязан ознакомить работника с этими документами под подпись при приёме на работу, а также знакомить с принимаемыми актами в процессе трудовой деятельности данного работника.
▶ Ст. 68 ТК РФ — обязует работодателя при приёме на работу до подписания трудового договора ознакомить работника под подпись с ЛНА, связанными с трудовой деятельностью работника, и коллективным договором.
▶ Ст. 62 — обязует работодателя по письменному заявлению работника не позднее 3 рабочих дней безвозмездно выдать работнику трудовую книжку и надлежаще заверенные копии документов, связанных с работой.
Сами документы тоже перечислены в этой статье — это приказ о приёме на работу, о переводе на другую работу, об увольнении; выписки из трудовой книжки, справки о заработной плате, о начисленных и уплаченных страховых взносах, о периоде работы у данного работодателя и др.
Правила трудового распорядка и порядок выплат в этой статье не указаны. Однако перечень документов является открытым и относить ли их к «и др.» документам, работодатель решает сам. Мнения трудовых инспекторов и судебная практика на этот счёт крайне противоречивы.
Однако если документы организации не имеют отношения к работе сотрудника, то у работодателя однозначно отсутствует обязанность выдавать их копии работникам.
Зачем вообще нужно ознакомление работника с документами компании — только после этого они приобретают статус корпоративного закона. Если после ознакомления сотрудник не выполняет установленные в компании правила, допускается вынести дисциплинарное взыскание. Но рычаги воздействия будут только в том случае, если сотрудник был ознакомлен с документом под подпись.
Насчёт указанного случая хотелось бы добавить к ответам инспектора на портале Роструда предостережение — будьте бдительны и не отправляйте важные документы по электронной почте.
Потребуйте у работника обращаться с корпоративной электронной почты и подписывать запросы электронной подписью, чтобы однозначно идентифицировать человека. Или предложите ему обращаться лично и написать запрос с собственноручной подписью.
У нас есть большая статья о том, зачем в компании нужны кадровые документы, какие ЛНА обязательны для всех работодателей, а какие нет, как внедрить кадровые документы в компании, когда кадровый документ не действует на работников и др.
Работодателям (особенно начинающим) сложно понять, ждать от трудинспекции штрафов за нарушения, или они выполнили требования законодательства. Это происходит из-за отсутствия закрытого перечня документов, которые нужно составить, чтобы не вызвать претензии ГИТ. Документы «разбросаны» по разным статьям ТК РФ и утверждаются по мере наступления определённых обстоятельств.
А ещё у нас есть информация о локальных нормативных актах в целом, не только кадровые, что важно знать об этих документах, даже если у вас ещё нет наёмных работников.
Если вы не хотите разбираться в тонкостях оформления кадровых документов, ждём вас в нашей кадровой службе. Наши специалисты наладят у вас в компании кадровый учёт, а также поставят на воинский учёт и помогут избежать крупных штрафов.
