Может ли работодатель заставить сотрудников получать электронные подписи
Такой вопрос рассмотрели в Роструде и дали заключение на сайте онлайнинспекция.рф — даже если сотруднику для работы нужна электронная подпись, нельзя заставить её получить.
В частности, электронная подпись нужна бухгалтерам, чтобы они отправляли отчёты, работали в Личных кабинетах организации на сайтах разных ведомств, размещали информацию и т.д.
Обязать сотрудника получить электронную подпись можно только в том случае, если такое условие прописано в трудовом договоре. Если такого условия нет, то сотрудник может отказаться от получения ЭП.
Если же обязанность оформить ЭЦП закреплена в трудовом договоре, то работодатель имеет право требовать от сотрудника получать подпись вплоть до предъявления письменного предписания.
Можно ли получить электронную подпись по доверенности
Неоднократно звучавший в адрес ФНС вопрос, особенно от предпринимателей, которым некогда да и совсем не хочется куда ехать для её получения. Ведь это бухгалтер должен сдавать отчётность, пусть он и получает подпись, так они рассуждают.
К сожалению, прошли эти благословенные времена, когда подпись выдавалась не на человека, а на организацию и её мог получить кто угодно по доверенности. Реформа в этой сфере ведёт к тому, что с начала года электронные подписи будут только личными и получать их нужно только лично с предъявлением паспорта.
Оформить электронную подпись любому человеку, в т.ч. предпринимателю, могут только после его идентификации.
Но есть другой вариант — если, например, индивидуальному предпринимателю подпись совершенно не нужна, он может выдать представителю доверенность, в которой прописать его полномочия по сдаче отчётности и деклараций за него.
Представитель оформит на себя электронную подпись и будет действовать по доверенности. Обратите внимание, владельцем подписи будет именно представитель, а не сам ИП. Подробности в письме ФНС № ПА-19-24/220@ от 30.09.22.
Можно ли получить подпись онлайн удалённо
Реформа этой сферы, начатая ещё в 2019 году, к тому и ведёт, что электронные подписи должны стать полным аналогом обычной, которую вы ставите от руки. Такое цифровое удостоверение личности.
Если вы выполняете какие-то действия за других лиц или компании, то вам на эти действия нужна доверенность. В обычной жизни силу имеют нотариально заверенные доверенности, в цифровой жизни вскоре массовое распространение получат машиночитаемые доверенности.
Поэтому получить подпись можно только после идентификации личности — личного предъявления паспорта сотруднику удостоверяющего центра.
Получить подпись можно в удостоверяющих центрах, получивших аккредитацию после 1 июля 2020 года.
Куда бежать
С начала текущего года генеральным директорам и индивидуальным предпринимателям нужно получать сертификаты электронной подписи в удостоверяющих центрах ФНС, либо в удостоверяющих центрах доверенных лиц, на данный момент их 7:
- ПАО «Сбербанк России»;
- АО «Аналитический центр»;
- Банк ВТБ (ПАО);
- АО «ЕЭТП»;
- АО «Тинькофф Банк»;
- АО «Электронная Москва»;
- ПАО «Промсвязьбанк».
ФНС и доверенными лицами организованы более 1,2 тыс. точек выдачи, узнать адрес которых можно из соответствующего раздела на сайте ФНС. В Санкт-Петербурге можно обратиться в МИФНС № 15 на улице Красного Текстильщика и МИФНС №7 на набережной канала Грибоедова.
Электронная подпись будет действительна 15 месяцев и содержать уведомление о том, что получена от ФНС.
Что нужно
Помимо паспорта, СНИЛСа и ИНН потребуется токен для записи сертификата и ключа электронной подписи. К токену предъявляются свои требования — он должен иметь действующий сертификат ФСТЭК России или ФСБ России.
Токен, в общем, выглядит как флешка, но пусть это вас не вводит в заблуждение, обычная флешка не подойдёт.
Сама ЭП выдаётся бесплатно, нужно купить только носитель и средство криптографической защиты. Приобрести можно непосредственно в удостоверяющих центрах (помимо ФНС), либо принести свой, если у вас такой уже есть.
ФНС выдаёт электронные подписи с 1 июля 2021 года и уже выпустила около 3 млн. ЭП для юридических лиц и индивидуальных предпринимателей. В среднем ежедневно выпускается около 17 тыс.
Когда
В ФНС настойчиво рекомендуют получить подпись до 31 декабря текущего года, а лучше озаботиться этим заранее — в октябре или ноябре.
Электронные подписи, выпущенные коммерческими удостоверяющими центрами, будут действовать до окончания их срока действия, но не позже 31 декабря 2022.
Если срок действия такой ранее полученной ЭП заканчивается в 2023 году, то она уже будет считаться недействительной.
Сейчас, в переходный период можно пользоваться несколькими подписями. Допустим, у вас уже есть действующая подпись, но вы решили заранее приобрести новую, по новым правилам. В этом случае можно любой из них подписывать отчётность и другие документы — обе подписи будут действовать одновременно.
