Может ли работодатель заставить сотрудников получать электронные подписи?
Такой вопрос рассмотрели в Роструде и дали заключение на сайте онлайнинспекция.рф — даже если сотруднику для работы необходима электронная подпись, нельзя заставить её получить.
Например, ЭП нужна бухгалтерам, чтобы они отправляли отчёты, работали в Личных кабинетах организации на сайтах ведомств, размещали информацию и т.д.
Обязать сотрудника получить электронную подпись можно только в том случае, если такое условие прописано в трудовом договоре.
Если такого условия нет, то сотрудник может отказаться от получения ЭП.
Если же обязанность оформить ЭЦП закреплена в трудовом договоре, то работодатель имеет право требовать от сотрудника получить подпись вплоть до предъявления письменного предписания. Будет ли отказ от получения ЭП поводом для увольнения сотрудников, не поясняется.
Можно ли получить электронную подпись по доверенности?
Неоднократно звучавший в адрес ФНС вопрос, особенно от предпринимателей, которым некогда и не хочется никуда ехать для её получения. Бухгалтер должен сдавать отчётность, пусть он и получает электронную подпись, — так они рассуждают.
Мы тоже постоянно сталкиваемся с таким мнением и вынуждены пояснять сложившиеся правила в этой сфере. Прошли те времена, когда подпись выдавалась не на человека, а на организацию или на ИП (т.е. в сертификате указывались реквизиты компании), и её мог получить представитель по доверенности. Реформа в этой сфере привела к тому, что ЭП становятся исключительно личными и человек должен получать их лично с предъявлением паспорта. Оформить электронную подпись любому человеку, в т.ч. предпринимателю, возможно только после его идентификации (таковы правила, прописанные в законодательстве).
Если один человек выполняет какие-то действия за других лиц или компаний, то ему на эти действия нужна доверенность.
После того как ИП или директор ООО получит свою ЭП, он может выдать представителю машиночитаемую доверенность, в которой прописать полномочия, например, по сдаче отчётности и деклараций за него.
Представитель в свою очередь оформляет личную ЭП и получает возможность действовать по доверенности.
Можно ли получить подпись онлайн удалённо?
Реформа этой сферы, начатая в 2019 году, ведёт к тому, что электронная подпись должна стать полным аналогом обычной, которую вы ставите от руки. Поэтому получить подпись можно только после идентификации личности — личного предъявления паспорта сотруднику удостоверяющего центра.
Онлайн ЭП можно получить, если вы ранее подтверждали личность:
- получили загранпаспорт нового образца;
- сдавали биометрические данные в Единую биометрическую систему.
Также если предприниматель ранее получал ЭП в официальных удостоверяющих центрах — он может перевыпустить подпись онлайн. Это можно сделать через Личные кабинеты юрлиц и ИП на официальном сайте ФНС.
При необходимости вы можете удалённо отозвать сертификат электронной подписи.
Куда идти для получения электронной подписи?
Директорам и ИП нужно получать сертификаты электронной подписи в удостоверяющих центрах ФНС, либо в удостоверяющих центрах доверенных лиц, на данный момент их 6:
- ПАО «Сбербанк России»;
- АО «Аналитический центр»;
- Банк ВТБ (ПАО);
- АО «ЕЭТП»;
- АО «ТБанк»;
- ПАО «Банк ПСБ».
ФНС и доверенными лицами организованы более 1,2 тыс. точек выдачи, узнать адрес которых можно из соответствующего раздела на сайте ФНС. В Санкт-Петербурге можно обратиться в МИФНС № 15 на улице Красного Текстильщика и МИФНС № 7 на набережной канала Грибоедова.
Электронная подпись будет действительна 15 месяцев и содержать уведомление о том, что получена от ФНС.
Что нужно взять с собой?
Для получения ЭП с собой нужно взять паспорт, СНИЛС и ИНН. Также потребуется токен для записи сертификата ключа электронной подписи. К токену предъявляются требования — должен иметь действующий сертификат ФСТЭК России или ФСБ России.
Токен, в общем, выглядит как флешка, но пусть это вас не вводит в заблуждение, обычная флешка не подойдёт.
Сама ЭП выдаётся бесплатно, но за носитель придётся заплатить. Приобрести можно непосредственно в удостоверяющих центрах (но не во всех предоставляется такая услуга) или на маркетплейсах.
ФНС выдаёт электронные подписи с 1 июля 2021 года и уже выпустила более 18 млн ЭП для юридических лиц и индивидуальных предпринимателей. В среднем ежедневно выпускается более 30 тыс.
А если я не хочу получать электронную подпись?
К сожалению, в сегодняшних реалиях этого не избежать. Теоретически работать без электронной подписи могут только индивидуальные предприниматели без сотрудников — можно отправить декларацию в налоговую «Почтой России». На деле же ЭП требуется во многих случаях, поэтому рано или поздно её всё равно придётся получать.
