На данный момент правила хранения документов закреплены приказом Минкультуры № 526 от 31.03.15, он с 17 сентября 2023 года утратит силу.
Надо сказать, что правила распространяются на Архивный фонд, госорганы, органы местного самоуправления, организаций, которые осуществляют хранение документов, и т.д.
Для коммерческих организаций придерживаться правил — право, а не обязанность.
Но всё же и коммерческим организациям стоит обратить внимание на эти правила, т.к. хранить бухгалтерские, налоговые и кадровые документы в течение определённого срока и предоставлять их по требованию ведомств всё равно нужно.
За нарушение сроков и порядка хранения документов может быть наложен штраф по ст. 13.20 КоАП РФ:
- на физлиц и ИП до 3 тыс. рублей;
- на должностных лиц до 5 тыс.;
- на юрлиц до 10 тыс.
Санкции могут быть и больше. Например, если отсутствие документов привело к налоговым нарушениям, то компания заплатит до 20% от величины неуплаченного налога, это может составлять ощутимые суммы.
В новых правилах закреплено понятие документарного фонда — это документы, которые образовались в процессе деятельности организации. Единицей классификации в этом фонде является дело. Для учёта дел составляют номенклатуру дел.
Приведены и новые формы бланков:
- номенклатура дел организации и её структурного подразделения;
- акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению;
- опись электронных документов;
- опись дел по личному составу;
- акт о технических ошибках в учётных документах;
- книга учёта поступления и выбытия дел, документов;
- акт приема-передачи архивных документов в организацию, осуществляющую деятельность по хранению документов
- акт конвертации электронных архивных документов.
Основные требования к хранению документов в бумажном виде остались без изменений.
Порядок работы с электронными документами уточнили и выделили в отдельную главу.
В электронном виде документы можно хранить на физически обособленных носителях или в специальной системе хранения электронных документов.
В новой форме номенклатуры дел организации итоговую запись нужно разделять на бумажные и электронные дела, гибридные документы нужно учитывать по отдельным томам. В пока ещё действующей форме такого разделения нет.
Немного изменились требования к помещениям, где размещается архив. Например, насчёт освещения — помещение можно осветить не только лампами накаливания в закрытых плафонах с гладкой поверхностью, но и люминесцентными лампами с урезанным УФ-участком спектра и светодиодными светильниками.
В самостоятельные разделы помещены правила проведения экспертизы ценности документов, оформления её результатов.
Разрешается заключить договор с организацией, для которой хранение архивных документов является уставной деятельностью.
