Именно 14 июля 2023 года вступит в силу приказ ФНС № ЕД-7-26/115@ от 16.02.23, которым утверждается этот самый XML-формат электронного договорного документа.
А точнее, утверждены требования к XML-файлам для передачи по телекоммуникационным каналам связи документов, выражающих согласованную волю двух лиц в рамках оформления в письменной форме сделок, предметом которых являются любые объекты гражданских прав.
Эти договорные документы могут называться как угодно — договор, соглашение, контракт, приложение к договору, дополнительное соглашение, протокол разногласий или другими сходными по смыслу наименованиями.
Напомним, что ранее ФНС утвердила формат договорного документа PDF-А/3 (приказ ФНС № ЕД-7-26/236@ от 24.03.22). И теперь, когда утверждены оба формата, предприниматели могут выбрать, какой использовать при заключении сделок с контрагентами:
- XML — распространённый язык разметки документов, с которым работает большинство языков программирования, поэтому формат подойдёт тем, у кого высок уровень цифровизации и кому нужно больше возможностей для аналитики;
- для ознакомления с документами в формате PDF-A/ не нужна продвинутая информационная система, этот форма будет представлять собой один контейнер из двух частей: xml-часть (чтобы данные могли быть обработаны системой автоматизации) и визуальную часть (текст для восприятия человеком).
Документы, сформированные по любому из этих форматов, можно передать в налоговые органы по ТКС при истребовании или для пояснений. Для этого приказом ФНС № ЕД-7-26/263@ от 19.04.23 были внесены изменения в приказ № ММВ-7-6/16@ от 18.01.17, утвердивший форматы, которые можно использовать для ЭДО в отношениях, регулируемых законодательством о налогах и сборах. К скан-образам добавили PDF/А-3 и XML-формат. Изменения вступили в силу с 27 мая 2023 года.
Для того, чтобы инспекторы могли работать с новыми форматами электронных документов, ФНС разработала программу визуализации.
Инструмент предназначен исключительно для сотрудников инспекций, и если они потребуют прислать в дополнение к XML-файлу «картинку», то в налоговой службе рекомендуют ссылаться на приказ ФНС № ЕД-7-26/314@ от 15.05.23, которым эта программа утверждена.
Напомним, что введение ЭДО предусмотрено «Концепцией развития электронного документооборота в хозяйственной деятельности», утверждённой решением президиума Правительственной комиссии по цифровому развитию, использованию информационных технологий для улучшения качества жизни и условий ведения предпринимательской деятельности для улучшения качества жизни и условий ведения предпринимательской деятельности.
Для составления договорных документов ФНС разработала Необходимый для работы с XML форматом договора Перечень типовых фрагментов с рекомендациями по его применению размещён на официальном сайте ФНС.
При желании можете ознакомиться с Перечнем форматов документов, утвержденных ФНС. Например, с 1 марта 2023 года можно применять электронные форматы договора фрахтования, путевого листа, заказа и заявки. Пока их применение производится в добровольно порядке, но если контрагенты выбрали электронный документооборот, то им нужно перейти на утверждённые форматы.
