Восстановление бухгалтерского учёта в организации

Фото: katemangostar,freepik.com.

Оглавление

1. Когда нужно восстанавливать бухучёт
2. Сигналы, указывающие на необходимость восстановления учёта
3. Типы восстановления бухучёта
4. Восстановление бухучёта: с чего начать? Этапы и мероприятия
5. Что будет, если не восстановить бухучёт?
6. Если ничего не делать: сценарий «как есть»

Когда нужно восстанавливать бухучёт

Есть разные ситуации, требующие восстановления бухгалтерского учёта, но основная причина одна — какое-то время не вёлся бухгалтерский учёт в компании.

▶ Например, в организации происходит смена главного бухгалтера, который обнаруживает, что учёт ведётся с грубыми ошибками, отсутствуют или не систематизированы первичные документы, данные в учётной системе не соответствуют отчётности.

▶ Не всегда в компании есть бухгалтерская команда, часто бизнесу достаточно одного бухгалтера. Но ситуация может повториться — новый специалист выясняет, что предыдущий бухгалтер вёл учёт «в тетрадке» или вообще не вёл, а только сдавал «нулевые» или даже фиктивные отчёты. Это может быть приравнено к фактическому отсутствию учёта, что ведёт к негативным последствиям (о них ниже).

▶ Другая распространённая ситуация, требующая восстановления бухучёта, — это длительное отсутствие учёта (например, у ИП или малого ООО). Предприниматель или директор вёл бизнес «по приходу-расходу», а теперь хочет легализоваться, привлечь стратегических партнёров, получить кредит или выйти из «теневого» сектора.

▶ Восстановление учёта также требуется после чрезвычайных ситуаций, в ходе которых произошла физическая утрата данных. Имеются ввиду пожар, потоп, кража оборудования, серьёзный сбой ПО или вирусная атака, приведшие к потере цифровых и бумажных архивов.

▶ Из-за хаоса в учёте будет невозможно ответить на требования от налоговой инспекции, ПФР или Росстата предоставить пояснения. Или при получении уведомления о проверке восстановление учёта будет важно для минимизации рисков штрафов и доначислений.

▶ Если компания принимает решение о привлечении инвестиций, продаже бизнеса, реорганизации, то потенциальным инвесторам или покупателям необходима предоставить полную и достоверную финансовую картину, бардак в учёте сорвёт сделку. Проведение обязательного аудита (по закону или требованию собственников) выявит существенные ошибки в бухучёте прошлых лет.

▶ При банкротстве или ликвидации организации необходимо сформировать полный и достоверный бухгалтерский баланс. Без восстановления учёта эти процедуры будут невозможны.

▶ В случае судебных разбирательств в рамках споров с контрагентами, по налоговым или трудовым делам возникнет необходимость предоставить в суд достоверные финансовые данные.

Сигналы, указывающие на необходимость восстановления учёта

Руководителю важно хотя бы иногда интересоваться, каким образом ведётся учёт в его компании. Вот что указывает на будущие проблемы (в первую очередь с налоговой инспекцией):

• расхождения между данными в регистрах учёта, декларациях, балансе;
• невозможность «свести» кассу, склад, расчёты с контрагентами;
• постоянные требования от налоговой о предоставлении пояснений;
• отсутствие или хаос в хранении первичных документов (накладные, акты, счета-фактуры);
• несданная вовремя отчётность;
• блокировка расчётного счёта из-за непредставления отчётности.

Наши бухгалтеры рекомендуют не затягивать с решением, если есть хоть один из этих признаков. Чем больше период, требующий восстановления, и чем «глубже» беспорядок, тем дороже и сложнее будут работы. При первых же признаках проблем лучше обратиться к профессиональной бухгалтерской компании, специализирующейся на восстановлении учёта, например, к нам. Это инвестиция в безопасность и устойчивость вашего бизнеса.

Типы восстановления бухучёта

Типы восстановления бухгалтерского учёта классифицируются в зависимости от объёма утраченных данных, «глубины» проблем и поставленных целей. Выбор подходящего типа — это первый этап планирования работ.

По объёму и глубине работ

▶ Полное (комплексное) восстановление бухучёта необходимо, когда учёт полностью отсутствовал, вёлся с грубыми системными ошибками или не вёлся длительное время (годы). Подразумевает последовательное воссоздание всего учётного процесса «с нуля» за все проблемные периоды.

Включает:

• сбор и обработку первички (банк, касса, накладные, акты);
• восстановление аналитики по контрагентам, складу, основным средствам;
• расчёт налогов, зарплаты, страховых взносов;
• формирование отсутствующих регистров и отчётности (бухгалтерской и налоговой);
• сдачу уточнённых деклараций (при необходимости).

▶ Частичное (локальное, точечное) восстановление бухгалтерского учёта организации нужно, когда учёт в целом вёлся, но есть проблемные участки или конкретные периоды. Позволяет «залатать дыры» в учёте, не переделывая всю систему.

Если сохранена основная первичная документация, но учётные регистры (оборотно-сальдовые ведомости, карточки счетов) утеряны или не велись, то возможно восстановление по данным первичных документов. На основе накладных, актов, банковских выписок и кассовых ордеров заново разносятся все операции, формируются регистры и баланс.

Если утеряна или отсутствует первичка, но сохранилась сданная отчётность (балансы, декларации), то возможно восстановление на основании отчётности. Специалисты могут попытаться реконструировать учётные данные, опираясь на имеющиеся отчёты и остаточные документы. Но это не очень точный и сложный тип восстановления БУ, который всегда требует профессионального сопровождения для легализации результатов.

По степени автоматизации и источнику данных

Восстановление можно разделить на ручное и автоматизированное.

▶ В первом случае специалист вручную разносит операции, на основе которых затем формируется отчётность. Используется, когда объём данных небольшой, период короткий, документы в большинстве представлены в бумажном виде.

▶ Восстановление в учётной системе (1С и др.) нужно при значительном объёме данных, если компания использует или планирует использовать профессиональную программу. Проводится настройка базы данных, ввод остатков на дату начала восстановления, последовательный ввод документов за период или массовая загрузка (если есть оцифрованные данные), автоматическое проведение документов, формирование проводок и отчётов.

По целям и юридическим последствиям

▶ Если руководство преследует цель привести внутренний учёт в порядок для управления бизнесом и понимания реального финансового положения, то проводится оперативное (техническое) восстановление бухгалтерского учёта организации. Упор делается на корректности внутренних данных и не всегда подразумевается немедленная сдача «уточнёнок» в ФНС.

▶ Если нужно привести учёт в соответствие с требованиями законодательства для проверяющих органов, то проводят формально-легализационное восстановление. Специалисты сосредотачиваются на корректном оформлении документов, правильном расчёте налогов и формировании официальной отчётности. Процесс часто сопровождается сдачей уточнённых налоговых деклараций и баланса.

▶ Восстановление для проверки перед сделкой предполагает подготовку прозрачной, достоверной и структурированной финансовой истории компании для инвесторов или покупателей. Нужно сосредоточиться на качестве и полноте данных, наличии подтверждающих документов, чистоте юридического и налогового положения компании.

По периоду восстановления

Восстановление разделяют на:

• текущее (квартальное) — восстановление за последний квартал;
• годовое — за один календарный год (чаще всего предыдущий);
• многолетнее — самое сложное и дорогое, требует работы с законодательством, действовавшим в те периоды.

Критерии выбора типа восстановления:

Ответьте на несколько вопросов и выберите подходящий тип:

1. Как давно нарушен учёт? Определяемся со сроком.
2. Есть ли первичные документы, электронные базы, старая отчётность? Выявляем сохранившиеся данные.
3. Для чего нужно восстановление (продажа, проверка, кредит, наведение внутреннего порядка)? Ставим цели.
4. Есть ли бюджет, время, наличие квалифицированных специалистов? Решаем, какие потребуются ресурсы.
5. Велика ли величина потенциальных налоговых доначислений и штрафов? Понимаем возможные риски.

На практике чаще всего используется гибридный подход. Например, начинают с полного восстановления за последний год, а за предыдущие периоды делают восстановление по данным отчётности для формирования остатков. Профессиональный бухгалтер всегда начинает с диагностики, чтобы определить оптимальный тип и объём работ.

Восстановление бухучета: с чего начать? Этапы и мероприятия

Этапы восстановления бухгалтерского учёта — это последовательность мероприятий, направленных на легализацию и упорядочивание финансовых данных компании. Процесс трудоёмкий и требует системного подхода.

В общем случае этапы следуют последовательно, но на практике возможен возврат к предыдущим шагам при выявлении новых обстоятельств. Качество исполнения «Этапа 1. Диагностика» напрямую определяет успех всего проекта.

Этап 1. Диагностика и аудит

Необходимо оценить масштаб катастрофы, выявить сохранившиеся ресурсы и выработать план.

Начинается с первичной консультации и сбора информации с руководством (собственником) для понимания проблемы. Бухгалтер должен обсудить возможность инвентаризации документов — физической проверки наличия и состояния:

• первичных документов — накладные (ТОРГ-12, УПД), акты выполненных работ, счета-фактуры, банковские выписки, кассовые ордера;
• учётных регистров — оборотно-сальдовые ведомости, карточки счетов, книга покупок и продаж;
• отчётности — сданные балансы, налоговые декларации, расчёты по страховым взносам;
• кадровых документов — трудовые договоры, приказы, табели.

Затем необходим анализ данных в учётной системе (если она есть), проверка корректности настроек, проводок, остатков. Выявление «проблемных мест», например, отсутствия складского учёта, неотражённых расходов, ошибок в расчёте налогов.

После этого формируется техническое задание (ТЗ) — детальный план работ с указанием подлежащих восстановлению периодов, конкретных участков учёта для исправления, перечня необходимых документов от клиента, сроков и стоимости каждого этапа.

Этап 2. Организационно-подготовительный

Необходимо создать условия для эффективной работы. Этап включает:

1. Заключение договора на услуги по восстановлению учёта.
2. Определение ответственных лиц с обеих сторон (куратор от компании, руководитель проекта от исполнителя).
3. Обеспечение доступа к документам, складу, учётной системе (настройка прав).
4. Создание или очистка базы данных в бухгалтерской программе (как вариант, создание новой «пустой» информационной базы 1С для ввода данных «с нуля»).

Этап 3. Практическое восстановление (основной этап)

Только после этого начинается воссоздание полной и достоверной картины учёта, основываясь на действующих ПБУ. Составляющие этапа варьируются в зависимости от необходимости.

Восстановление или формирование первичных документов:

• запрос отсутствующих документов у контрагентов, банков;
• составление актов сверок с партнёрами для подтверждения задолженностей; 
• оформление недостающих накладных, актов, инвентаризационных описей.

Если восстановление бухучёта начинается не «с нуля», то в базу вводятся корректные входящие остатки по всем счетам (деньги, задолженности, склады, ОС) на начальную дату работ.

Последовательный ввод хозяйственных операций:

• банк — разнесение всех операций по расчётному счёту по выпискам;
• касса — ввод всех приходных и расходных кассовых ордеров;
• склад (МПЗ) — отражение поступления и списания товаров, материалов, готовой продукции;
• расчёты с контрагентами — отражение задолженностей покупателей и поставщиков;
• основные средства и НМА — инвентаризация, оформление поступления, начисление амортизации;
• расчёты с персоналом — начисление зарплаты, отпускных, больничных, НДФЛ, страховых взносов;
• прочие операции — кредиты, займы, финансовые вложения и т.д.

Корректировка налогового учёта включает:

• правильное определение налоговой базы по УСН, НДС, налогу на прибыль, на имущество;
• формирование «здоровой» книги покупок и продаж;
• сверка с данными налоговых деклараций.

Этап 4. Сверка, проверка и формирование отчётности

Специалист должен убедиться в достоверности данных и сформировать итоговые отчёты. Он проводит:

1. Сверку внутренних данных — проверку, что все субсчета сходятся, обороты корректны, сальдо реалистичны.
2. Сверку с внешними агентами — с бюджетом (сверка расчётов по налогам и взносам с помощью актов сверки из личного кабинета налогоплательщика), с банками (подтверждение остатков на счетах), с контрагентами (итоговая).
3. Проведение реформации баланса на конец восстановленного периода.

По итогу формируется полный комплект регламентированной отчётности:

1. бухгалтерский баланс (форма №1);
2. отчёт о финансовых результатах (форма №2);
3. при необходимости отчёты о движении денежных средств, об изменении капитала;
4. налоговые декларации по НДС, прибыли, имуществу, УСН и т.д.;
5. расчёты по страховым взносам (РСВ);
6. отчёт 6-НДФЛ.

Этап 5. Легализация и отчётные мероприятия

Теперь необходимо уведомить госорганы и минимизировать риски. Проводится анализ необходимости сдачи уточнённой отчётности (УСН, корректировочных деклараций):

• оцениваются расхождения между восстановленными данными и ранее сданными отчётами;
• рассчитывается сумма доплаты налогов, взносов или возможности законного уменьшения.

Бухгалтер готовит пояснительные записки в контролирующие органы (при необходимости), сдаёт уточнённую отчётность в ИФНС, ПФР, ФСС, Росстат (если выявлены существенные ошибки в бухучёте прошлых лет). Готовит платёжки на доначисленные суммы (при их наличии) с учётом пени.

Этап 6. Завершение и постановка учёта на будущее

Необходимо закрепить результат и избежать повторения проблем. На этом этапе бухгалтер формирует итоговый отчёт для клиента с описанием проделанной работы, выявленных ошибок и рекомендаций.

Проводит инвентаризацию активов и обязательств по результатам восстановления с официальным закреплением новых корректных остатков.

Осуществляет настройку и регламентацию текущего учёта:

• разрабатывает или корректирует учётную политику;
• настраивает рабочие планы счетов и аналитик в программе;
• обучает штатного бухгалтера и сотрудников новым правилам;
• внедряет или оптимизирует документооборот (схемы согласования, ответственные лица, сроки хранения).

В конце происходит передача дел штатному бухгалтеру или заключение договора на дальнейшее абонентское обслуживание.

Что будет, если не восстановить бухучет?

Если бухгалтерский учёт не восстановить при наличии серьёзных нарушений, последствия для компании и её руководителей могут быть лавинными — сначала финансово обременительными, а затем вплоть до уголовных. Игнорирование проблемы не решает её, а лишь усугубляет риски.

Рассказываем, что что произойдёт. 

▶ Самое вероятное и тревожное — налоговые риски. Выявив хаос в учёте, инспекторы сами восстановят доходы и расходы, но в худшем для компании свете. Они проведут доначисление налогов по спорным операциям, доначисление страховых взносов.

Откажут в расходах из-за отсутствия или неправильного оформления документов, что увеличит размер налогов, снятие вычетов по НДС приведёт к доначислению НДС и пени.

Штрафы по НК РФ за грубое нарушение правил учёта доходов, расходов или объектов налогообложения исчисляются в процентах от суммы неуплаченного налога. В частности, занижение налоговой базы, неуплата или неполная уплата налогов в результате такого — до 40% в зависимости от тяжести нарушения. 

Также ждите блокировки расчётного счёта — ФНС может заблокировать счёт, если компания не платит налоги или не сдаёт отчётность. А без восстановления учёта сдать отчётность невозможно.

▶ Также есть административная и бухгалтерская ответственность для должностных лиц (руководителя и главбуха) по КоАП РФ. Например, искажение любой статьи бухгалтерской отчётности приведёт к штрафу до 20 тыс. рублей или дисквалификации до 2 лет. 

▶ Ограничения со стороны банков (самое болезненное операционное последствие) — ни один банк не даст кредит или овердрафт без предоставления прозрачной финансовой отчётности.

▶ Потеря доверия контрагентов — хаос в учёте заставит крупные и добросовестные компании отказаться от сотрудничества из-за высоких рисков.

▶ Руководство столкнётся с рисками для бизнес-решений и управления:

• неверные управленческие решения — работа «вслепую», не зная реальной прибыли, себестоимости, рентабельности, что ведёт к прямым убыткам;
• невозможность привлечь инвестора или продать бизнес — никто не купит «кота в мешке»: восстановленный учёт является основой для оценки компании. 
• проблемы при ликвидации или банкротстве — невозможно провести эти процедуры легально без полного бухгалтерского баланса, это может привести к субсидиарной ответственности собственников по долгам компании.

В крайних случаях наступает уголовная ответственность — при крупном и особо крупном размере неуплаченных налогов, доказанном умысле. Наказание подразумевает изъятие дохода за срок до 2 лет, принудительные работы или лишение свободы до 2 лет. Ответственность несут руководитель и главный бухгалтер.

Если ничего не делать: сценарий «как есть»

1. Налоговая замечает нарушения по косвенным признакам, по результатам «камералки», из-за жалоб.
2. Назначается проверка, инспекторы сами «восстанавливают» базу исключительно в целях доначисления максимальных налогов, отказывая во всех спорных расходах.
3. Выписывается решение о доначислении налогов, взносов, пеней и крупных штрафов.
4. Счёт компании блокируется для обеспечения взыскания.
5. Если суммы крупные и доказан умысел, информация передаётся в Следственный комитет для возбуждения уголовного дела.
6. Бизнес останавливается из-за блокировки счетов и невозможности вести деятельность.