Проведение кадрового аудита важно в ситуациях, когда предприниматель хочет предотвратить проверки и штрафы от контролирующих органов или намерен навести порядок в кадровых процессах. Кроме того, постоянно меняющееся законодательство вынуждает периодически перепроверять документы на соответствие установленным требованиям. Рассказываем, зачем нужно проводить кадровый аудит и что он даст бизнесу.
Кадровый аудит — это комплексная проверка кадровых документов и процессов на соответствие трудовому законодательству.
Анализа и оценка кадровой политики в компании проводится с целью повышения эффективности работы сотрудников, снижения рисков претензий контрольно-надзорных органов, улучшения корпоративной культуры, оптимизации расходов и приведения соответствие стратегическим целям бизнеса.
Для ИП и малого бизнеса это критически важно — ошибки грозят штрафами в сотни тысяч рублей и даже уголовной ответственностью.
Что включает в себя кадровый аудит:
Проверка обязательных кадровых документов.
Анализ кадровых процессов.
Выявление нарушений в охране труда и СОУТ.
Оценка кадровых рисков.
Какие обязательные кадровые документы проверяют
Перечень документов, которые проверяют наши специалисты при проведении аудита.
Документ
Что проверяют
Риски при нарушениях
Трудовые договоры
Соответствие ст. 57 ТК РФ: условия труда, зарплата, сроки выплат, наличие подписей
Обращение сотрудника в суд и восстановление своих прав. Например, признание незаконным увольнения и восстановление сотрудника на работе
График отпусков
Своевременность утверждения (за 2 недели до нового года), соблюдение сроков
Штраф до 50 тыс. рублей (ст. 5.27 КоАП)
Правила внутреннего распорядка
Наличие, ознакомление сотрудников под подпись
Штраф до 50 тыс.
Табель учёта рабочего времени
Соответствие фактически отработанному, сверхурочные (не более 120 часов в год)
Штраф по той же 5.27 КоАП РФ
Это не весь список кадровых документов, правильность составления которых требуется проверить. В зависимости от ситуации в перечень включаются договоры ГПХ, положение об оплате труда, штатное расписание, должностные инструкции и др.
В зависимости от вида деятельности проверяют договоры о полной материальной ответственности, графики сменности, положение о командировках, наличие медкнижек и др.
Аудит кадровых процессов в организации
Помимо самих документов, наши кадровики оценивают корректность кадровых процессов в организации или у ИП.
Соблюдены ли сроки при формировании кадровых документов. Например, оформление трудового договора должно происходить в первый рабочий день, а издание приказа об увольнении за 3 дня до расторжения ТД.
Установлена ли заработная плата не ниже МРОТ (22 440 рублей в 2025 году), она должна своевременно выплачиваться (2 раза в месяц), должны быть установлены соответствующие надбавки (за сверхурочные, ночные, вредные работы и др.).
Напоминаем, что все компании должны также вести воинский учёт.
Оценка рисков нарушения требований законодательства
Нарушения при ведении кадрового учёта в организации — это не только конфликты с работниками и штрафы в результате проверок Роструда. Может наступить и другая ответственность вплоть до уголовной.
Например, при выявлении неоформленных сотрудников или подмены трудовых отношений сотрудничеством с самозанятыми могут быть взысканы долги по зарплате за всё время сотрудничества. Причём, не только с компании, но и личного имущества владельца или руководителя.
Как проводится кадровый аудит
Проведение кадрового аудита нашими специалистами можно разделить на несколько этапов.
Подготовительный этап включает определение целей и задач аудита и заключение договора между клиентом и Центром развития бизнеса «Берега Невы».
На следующем этапе наши кадровики проверяют наличие обязательных документов в компании, правильность их формирования, оценка кадровых процедур на соответствие законодательству, выявление проблем и их влияния на деятельность организации.
Этап разработки рекомендаций — наши специалисты готовят отчёт, который включает меры по устранению выявленных проблем и предложения по оптимизации кадровых процессов.
Внедрение предложенных изменений проводится работодателями самостоятельно или с помощью наших кадровиков, в зависимости от целей организации.
Когда необходимо проводить кадровый аудит
Есть ситуации, когда кадровый аудит превращается из роскоши в необходимость, которая поможет работодателю снизить риски претензий со стороны контролирующих органов и избежать конфликтов с сотрудниками (которые нередко заканчиваются в судах).
Аудит необходимо проводить в следующих ситуациях.
▶ Узнали о предстоящей проверке Государственной инспекции труда (ГИТ). О плановой можно узнать на сайте Генпрокуратуры, о внеплановой должна предупредить ГИТ. Кадровый аудит нужно начать за 1-2 месяца до проверки, чтобы успеть устранить нарушения и снизить штрафы.
▶ Намечается конфликт с сотрудниками. Аудит следует начинать при первых признаках конфликта (требование компенсации, жалоба в трудовую инспекцию). Это поможет работодателю подготовиться и собрать доказательную базу для возможного разбирательства в суде.
▶ Предполагается покупка или продажа бизнеса. Аудит выявит скрытые обязательства, которые повлияют на стоимость фирмы: неоформленные сотрудники, долги по зарплате, просроченная СОУТ и др.
▶ Планируется реорганизация компании (слияние, разделение, преобразование). Важно не допустить нарушение прав и гарантий при переводе кадров, а также утраты кадровой документации.
▶ Происходят изменения законодательства. Новые правила обязывают работодателей адаптировать локальные кадровые документы под новые требования.
▶ Получение кредита, гранта, мер поддержки от государства. В некоторых ситуациях банки и госорганизации требуют подтверждения «чистоты» кадровой истории, т.е. отсутствия судебных исков от сотрудников, задолженности по зарплате и т.п. Заключение аудитора повышает шансы на одобрение.
▶ Предстоит внедрение удалённой работы. Чтобы избежать споров с сотрудниками о переработках и отклонениях от графиков, нужно проверить допсоглашения к договорам с указанием места работы, порядок возмещения затрат (электроэнергии, интернета), а также внедрить инструменты контроля рабочего времени.
▶ Планируется увеличение штата. Рост компании требует более сложной системы управления кадрами. Аудит поможет убедиться, что кадровое делопроизводство соответствует новым требованиям и масштабам бизнеса.
▶ Выявлены нарушения трудового законодательства. Если уже были наложены штрафы или предупреждения со стороны госорганов, аудит поможет исправить ошибки и избежать дальнейших санкций.
Сигналы для срочного аудита:
финансовые — рост расходов на компенсации и штрафы;
юридические — уведомление о проверке ГИТ или иск от сотрудника;
операционные — жалобы персонала в трудовую инспекцию, текучесть кадров;
репутационные — публикации в СМИ о нарушениях прав работников, попадание в реестр недобросовестных работодателей.
Что получит компания или ИП по итогам кадрового аудита
По итогам аудита работодатель получит на руки пакет исправленных документов с учётом требований ТК РФ или шаблоны недостающих документов. А также рекомендации по устранению нарушений со сроками.
Кадровый аудит — не простая формальность, а стратегический инструмент защиты бизнеса от финансовых, юридических и репутационных потерь. Превентивные меры всегда обходятся дешевле, чем штрафы от ГИТ и финансовые издержки в спорах с работниками.
Посмотрите, чем поможет компании кадровый аудит:
Предотвращение штрафов — аудиторская проверка соответствия внутренних документов ТК РФ и своевременной сдачи отчётов может предупредить штраф до 500 тыс. рублей, т.к. аудит выявляет пробелы до проверки ГИТ.
Снижение судебных рисков — проверки соблюдения прав сотрудников и законности увольнений помогает избежать исков в суд от работников, т.к. можно исправить нарушения до подачи иска.
Оптимизация кадровых расходов — аудит помогает выявить соответствие штатного расписания потребностям компании и дублирование функций сотрудников.
Подготовка к инвестициям или продаже бизнеса — кадровый аудит может поднять стоимость компании, если докажет отсутствие долгов перед персоналом и соответствие документов требованиям законодательства.
Оптимизация ФОТ — аудит выявляет неправильные расчёты и пропущенные обязательства (например, не отгулянные отпуска), и снижает расходы на фонд оплаты труда.
Выявление слабых мест в кадровой политике — аудит позволяет обнаружить проблемы в системе управления персоналом и с соблюдением трудового законодательства.
Повышение лояльности сотрудников — аудит помогает выявить и исправить недоплаты, нарушения в графике отпусков, незаконные увольнения и тем самым улучшает корпоративную культуру.
Кадровый аудит: стоимость
▶ Стоимость кадрового аудита определяется размером компании и объёмом проверяемых документов.
▶ При аудите кадровых документов стоимость, в первую очередь, зависит от численности наёмных сотрудников, по каждому из которых должен быть оформлен пакет документов.
▶ На стоимость наших услуг влияет сфера деятельности компании — торговля, общепит, производство, строительство, офисы и др.
▶ При запросе кадрового аудита цена будет зависеть от срочности выполнения — обычно он длится до 1 месяца, но если нужно срочно, то стоимость увеличивается.
▶ Стоимость аудита кадровых документов будут увеличивать дополнительные работы, например, составление недостающих или создание шаблонов необходимых документов.
▶ Цена кадрового аудита также будет варьироваться в зависимости от того, есть ли необходимость нашим специалистам выезжать на предприятие для изучения документов или можно провести процесс онлайн.
Если вам нужен кадровый аудит — заказать консультацию кадрового сотрудника или экспресс-проверку можно, заполнив форму внизу этой страницы. После общения со специалистом вы сможете принять решение о проведении кадрового аудита.
Перед заказом кадрового аудита мы назовём точную стоимость нашей работы, а пока вы можете ознакомиться с прайсом на услуги наших кадровых специалистов.
И ещё раз хотим подчеркнуть, что кадровый аудит — это не расход, а инвестиция в безопасность бизнеса: экономия на штрафах и судебных разбирательствах с работниками в разы превысит затраты.
Кадровый аудит — это не роскошь, а страховка, особенно для малого бизнеса, где штрафы за нарушения могут стать угрозой дальнейшего существования компании. Стоимость аудита сопоставима с одним штрафом за отсутствие трудового договора. При этом большинство ошибок можно выявить и исправить заранее.
Вопросы и ответы
Как часто нужно проводить кадровый аудит в организации и почему?
Периодичность кадрового аудита в организации зависит от размера компании и динамики изменений.
Компаниям со штатом до 5 человек можно аудит раз в 2-3 года, потому что риски претензий контролирующих органов минимальны, но всё же нужно сохранять контроль над ситуацией и первыми наёмными работниками.
Малому бизнесу с количеством работников до 15 человек рекомендуется проводить кадровый аудит 1 раз в год. С увеличением штата увеличивается риск ошибок, а штрафы за нарушения доходят до сотен тыс. рублей.
Среднему бизнесу, где работает до 100 человек, стоит проводить аудит раз в 6-8 месяцев. Процессы усложняются (отпуска, больничные, командировки) и возрастает риск проверок и коллективных исков.
При изменениях законодательства, структуры бизнеса или жалобах работников нужно проводить внеплановый аудит.
Не будем давать прогнозов, но хотим привести несколько ситуаций, когда нарушения трудового законодательства привели предпринимателей к очень нехорошим последствиям.
Если бы был проведён кадровый аудит, этого всего не случилось бы:
В компании не вёлся табель учёта рабочего времени, при увольнении сотрудник подал в суд и доказал переработки. Пришлось выплатить компенсацию оплаты труды и штраф.
Уволенный сотрудник доказал в суде, что работал без трудового договора. С ИП взыскали зарплату за весь период работы, компенсацию морального вреда, и всё это за счёт личного имущества (машина ИП находится в залоге).
В кафе были наняты 10 сотрудников без оформления. Через год пришла с проверкой ГИТ, результат: штраф и иск от сотрудников на несколько миллионов рублей.
Своевременный аудит помог бы исправить ошибки и снизить выплаты по крайней мере до одного только штрафа за пропуск сроков.
Настоящий сайт собирает обезличенные метаданные пользователей (cookie-файлы, данные о IP-адресе, местоположении), сбор указанных данных необходим для нормального функционирования сайта. Продолжая пользоваться сайтом, Вы даете согласие на использование cookie-файлов.
