Онлайн инспектору был задан вопрос, можно ли назначить ответственными за организацию работы по ведению, хранению, учёту и выдаче трудовых книжек и вкладышей нескольких работников в одной организации, в частности, сразу двух сотрудников отдела кадров.
«Полагаем, что можно», — ответили в Роструде. Согласно п. 42 приложения № 2 к приказу Минтруда № 320н от 19.05.21 «Об утверждении формы, порядка, ведения и хранения трудовых книжек», работодатель обязан организовать по учёту и выдаче трудовых книжек и вкладышей в них. Этой работой занимается уполномоченное лицо, назначаемое приказом работодателя.
▶ Таким образом, формально закон не запрещает распределить эти обязанности между несколькими сотрудниками. Это особенно актуально для компаний с большим штатом, где один кадровик физически не справляется с объёмом работы.
Важно соблюсти процедуру - при назначении нескольких ответственных лиц необходимо:
- Издать приказ, в котором прописать, кто именно и какие обязанности выполняет, — это позволит избежать дублирования функций и путаницы.
- Ознакомить сотрудников с приказом под подпись.
- Учесть требования по хранению трудовых книжек — если ответственных несколько, важно определить, кто отвечает за физическое хранение документов и несёт ответственность за их сохранность.
- Помнить об ответственности — за нарушение порядка ведения, хранения, учёта и выдачи трудовых книжек предусмотрена административная ответственность по статье 5.27 КоАП РФ.
Приказ должен быть чётким и однозначно закрепляющим, кто за что отвечает, иначе при проверке ГИТ могут возникнуть вопросы. Штрафы за нарушения по ст. 5.27 КоАП РФ достигают 50–70 тыс. рублей для организаций, поэтому лучше доверить эту работу профессионалам или тщательно проверить документы.
Если у вас есть наёмные сотрудники, но нет собственного кадровика или времени заниматься кадровым делопроизводством самостоятельно, то напоминаем, что для вас работает кадровая служба для предпринимателей.
Помогаем:
- оформить приём, перевод и увольнение сотрудников в соответствии с требованиями Трудового кодекса РФ;
- организовать ведение, хранение, учёт и выдачу трудовых книжек — включая назначение ответственных лиц и подготовку необходимых приказов;
- подготовить все кадровые документы, которые должны быть у каждого работодателя — правила внутреннего трудового распорядка, штатное расписание, график отпусков, личные карточки, приказы и многое другое;
- • провести аудит кадровых документов и привести их в соответствие с актуальными требованиями законодательства.
Также можем взять на себя воинский учёт — поставить компанию на учёт и вести всю необходимую отчётность.
