Оглавление
Кто и зачем сдаёт отчётность в центр занятости
Новый федеральный закон «О занятости населения» (действует с 2024 года) изменил правила взаимодействия работодателей с государственной службой занятости. Прошлый, 2025 год стал периодом окончательной настройки механизмов — были утверждены единые формы отчётности, отменены устаревшие бланки, а портал «Работа России» превратился в «одно окно» для кадровых уведомлений. В 2026 году требования остаются стабильными, но количество ошибок при сдаче отчётов, по данным Роструда, по-прежнему высоко.
С 2023 года, после объединения Пенсионного фонда (ПФР) и Фонда социального страхования (ФСС) в Социальный фонд России (СФР), работодатели получили единую форму отчётности — ЕФС-1. Однако на этом изменения не закончились, в 2026 году вступили в силу важные изменения в порядке заполнения и сдачи этого отчёта. Но главная проблема 2026 года — не в новых правилах, а в том, как эти правила применяются на практике.
Согласно ст. 53 № 565-ФЗ, работодатели обязаны направлять сведения о восьми основных событиях в жизни компании:
- наличие вакансий;
- приёме на работу безработного по направлению из ЦЗН;
- выполнение квоты для приёма на работу инвалидов;
- временный перевод на дистанционную работу по инициативе нанимателя;
- введение режима неполного рабочего времени;
- простой производства;
- ликвидация или сокращение штата;
- банкротство.
Приятный бонус от законодателей — сведения подаются только при наступлении события. Нулевой отчётности (если события не было) закон не требует. Это существенно снижает нагрузку на кадровые службы.
Сроки сдачи отчётности в ЦЗН: шпаргалка для кадровика
Сроки привязаны к дате принятия управленческого решения — пропуск даже одного дня может обернуться административным штрафом.
Основные периоды представления сведений таковы.
Событие (форма) |
Сроки подачи |
Информация о вакансиях |
В течение 5 рабочих дней с момента появления вакансии или изменения данных о ней |
Отчёт по квотированию инвалидов |
Ежемесячно, до 10-го числа месяца, следующего за отчётным |
Введение неполного рабочего времени, простой, перевод на удалёнку |
В течение 3 рабочих дней после принятия решения |
Сокращение штата |
Для юрлиц — за 2 месяца (при массовом за 3 месяца) до начала процедуры; для ИП — за 2 недели |
Ликвидация юрлица, прекращение деятельности ИП |
Те же, что и при сокращении: для юрлиц — за 2 месяца (при массовом за 3); для ИП за 2 недели |
Банкротство |
Те же, что при введении неполного рабочего дня |
При изменении решения в четырёх последних случаях у работодателя есть 3 рабочих дня, чтобы сообщить об этом.
Как подать сведения в Центр занятости: пошаговое руководство
С 2024 года и по настоящее время (2026 год) действует правило — «все дороги» ведут на единую цифровую платформу «Работа России» (ЕЦП). Это информационный ресурс, единая цифровая платформа в сфере занятости.
Даже если вы используете сторонние сервисы или подаёте бумажные варианты, информация в конечном итоге должна оказаться в системе «Работа России» (в последнем случае её туда внесёт инспектор центра занятости).
Для работы в личном кабинете необходима подтверждённая учётная запись на Госуслугах (ЕСИА) и усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП) или подпись «Госключ». Бумажные варианты сохранились только для компаний со среднесписочной численностью работников до 25 человек.
Рассмотрим детально алгоритм подачи каждого отчёта (утверждены приказом Минтруда № 195н от 16 04 24.
Отчёт в ЦЗН о ликвидации предприятия, прекращении деятельности ИП, сокращении
Это один из самых «чувствительных» отчётов — форма № 1 подаётся в ЦЗН того населённого пункта, где находятся увольняемые сотрудники. Если у вас филиалы в разных городах, отчётность сдаётся в местные центры занятости каждого филиала.
Обратите внимание на тип формы: она может быть первичной, изменяющей или отменяющей. Если вы передумали сокращать конкретного сотрудника или изменили количество увольняемых, сообщить об этом нужно в течение 3 рабочих дней.
При ликвидации обособленного подразделения в другом городе применяются правила ликвидации организации (ст. 81 ТК РФ), и уведомить ЦЗН необходимо так же, как и при закрытии головного офиса.
Отчёт о неполном рабочем времени
Форма № 2 подаётся только в том случае, если неполное время (день или неделя) вводится по инициативе работодателя в соответствии с ч. 5 ст. 74 ТК РФ (например, при угрозе массовых увольнений). Если вы перевели сотрудника на «полставки» по его просьбе или по соглашению сторон (например, молодую маму), уведомлять ЦЗН не нужно.
Информация о простое
Форма № 3 касается любого простоя — по вине работодателя, по независящим причинам или даже по вине сотрудника. Сообщать нужно, даже если в простое находится один человек. В отчёте не требуется указывать причину простоя, но необходимо обозначить предполагаемые даты его начала и окончания.
Информация о временном переводе на удалёнку
Форма № 4 актуальна для ситуаций, когда работодатель в одностороннем порядке переводит персонал на дистанционную работу (ст. 312.9 ТК РФ). Например, при аварии, стихийном бедствии или по решению санитарного врача. Если удалёнка оформляется по соглашению сторон, уведомление в ЦЗН не требуется.
Информация о банкротстве
Форма № 5 подаётся в течение 3 рабочих дней с момента введения судом любой процедуры банкротства: наблюдение, финансовое оздоровление, внешнее управление, конкурсное производство или мировое соглашение. Ранее в форме требовалось указывать наименование процедуры, сейчас только факт её введения и предполагаемые сроки.
Информация о вакансии
Форма № 6 — самая массовая: работодатели обязаны размещать информацию о свободных рабочих местах и вакантных должностях в течение 5 рабочих дней с момента их появления. Важное уточнение от Минтруда — подавать сведения нужно, даже если вы не планируете нанимать сотрудников в ближайшее время.
При заполнении вакансии запрещено указывать дискриминационные требования (пол, возраст, национальность, место жительства). За нарушение этого запрета предусмотрена отдельная статья КоАП РФ с штрафом до 15 тыс. рублей на организацию.
Отчёт о выполнении квоты по инвалидам
С 1 сентября 2024 года (и в 2026 году это правило сохраняется) вместо двух разных форм введена единая — форма № 7. Её сдают работодатели, у которых списочная численность превышает 35 человек.
На что обратить внимание:
- Обязанность по квотированию определяется по списочной численности, а расчёт квоты — по среднесписочной.
- Если у компании есть филиалы в других регионах, они квотируют места самостоятельно и отчитываются в местные ЦЗН.
- Отчёт подаётся ежемесячно до 10-го числа. Если квота выполнена (с инвалидом заключён трудовой договор), это отражается в отчёте.
Сведения о приёме на работу кандидата от службы занятости
Это не регулярный отчёт, а ответная реакция на направление соискателя. Если ЦЗН направил к вам безработного, у вас есть 5 дней на проведение собеседования. Результат нужно отразить в личном кабинете на «Работе России» (если вы зарегистрированы) или вернуть соискателю заполненное бумажное направление.
Штрафы за несдачу отчётов в ЦЗН: риски 2026 года
Система штрафов за нарушения в сфере занятости в 2026 году дифференцирована. Ответственность наступает по Кодексу об административных правонарушениях (КоАП РФ).
За непредставление или несвоевременную сдачу отчётности (по ст. 19.7 КоАП РФ):
- должностные лица (директор, кадровик) — предупреждение или штраф 300-500 рублей;
- юридические лица — штраф 3-5 тыс. рублей;
За невыполнение квоты или несдачу отчёта по инвалидам (ст. 5.42 КоАП РФ) - штраф для должностных лиц 5-10 тыс. рублей.
За размещение дискриминационной вакансии (ст. 13.11.1 КоАП РФ):
- на граждан — 500-1 000 рублей;
- на должностных лиц — 3-5 тыс. рублей;
- на юридических лиц — 10-15 тыс. рублей.
Если компания не подаёт сведения о вакансиях, контролирующие органы могут расценить это как сокрытие информации, что грозит проверкой со стороны Роструда.
Как связаны отчётность в Центр занятости и в Роструд
Отчётность в Центр занятости и Роструд сегодня тесно взаимосвязаны — инспекторы ГИТ при проверках часто запрашивают доказательства направления уведомлений в ЦЗН, особенно при сокращениях.
При этом Центры занятости и территориальные органы Роструда — это, по сути, разные организации.
Кроме того, отчётность в Роструд (Федеральную службу по труду и занятости) в том виде, в котором работодатели привыкли сдавать отчёты в ФНС или СФР, не установлена законодательством.
Почему их путают — в первую очередь, из-за смешения понятий и исторической преемственности.
До недавнего времени в нормативных документах и в сознании кадровиков использовалась связка «органы службы занятости» и «Роструд», т.к. последний являлся федеральным органом исполнительной власти, осуществляющим функции по контролю и надзору в сфере труда и занятости населения.
Сейчас ЦЗН функционируют автономно (под управлением регионов), но многие специалисты по привычке ищут информацию об отчётности в центр занятости с упоминанием Роструда.
▶ Путаницу может вносить также то, что оператором портала «Работа в России» выступает Роструд (точнее, подведомственное ему ФГБУ «ВНИИ труда» Минтруда).
Когда работодатель заходит на сайт trudvsem.ru, чтобы сдать отчёт о вакансиях или квотировании, он технически взаимодействует с системой, принадлежащей Роструду. Отсюда возникает иллюзия: «Сдаю отчётность в Роструд».
▶ Существует документ, который с натяжкой можно приобщить к отчётности, и он действительно адресован в трудовую инспекцию (которая входит в структуру Роструда) — декларация СОУТ. Её подают в трудовую инспекцию (ГИТ), а не в Центр занятости.
Почему-то кадровики в поисковиках вбивают запрос «подать декларацию СОУТ», путая специальную оценку условий труда с квотированием инвалидов. В итоге в поисковой строке появляется единый запрос, но это разные процедуры. Декларация СОУТ подаётся в трудовую инспекцию, а отчёт по квотированию инвалидов в центр занятости. постарайтесь не запутаться.
▶ Как мы уже говорили выше, Роструд (государственная инспекция труда) не требует регулярной отчётности, но активно запрашивает документы при жалобах работников, в рамках проверок, при расследовании несчастных случаев. Инспектор может потребовать предоставить сведения, в т.ч. и подаваемые в ЦЗН (например, уведомление о сокращении в ЦЗН).
Таким образом эти виды отчётности могут неформально сливаться в представлении бухгалтера или кадровика под формулировкой «сдача отчётности в Роструд».
Что учесть на сегодняшний день
2026 год — это время, когда новый порядок отчётности в центры занятости окончательно стабилизировался. У работодателей больше нет необходимости дублировать бумажные версии, если они работают через портал «Работа России». Автоматизация процессов через электронный документооборот и личный кабинет на платформе «Работа России» позволяет свести риски штрафов к минимуму.
Главные задачи кадровой службы сейчас — не пропустить 3-дневный срок при введении режима неполного времени или простоя, и ежемесячно контролировать квоту по инвалидам до 10-го числа.
Своевременная отчётность в центр занятости — сегодня она перестаёт быть просто формальностью и становится инструментом государственного мониторинга рынка труда, игнорирование которого приведёт к административным санкциям и испорченной деловой репутации.
