Конкретно изменения были внесены в ст. 13.20 Кодекса об административных правонарушениях, и вот какие теперь штрафы за несоблюдение правил:
- для граждан 1-3 тыс. рублей вместо 100-300;
- для должностных лиц 3-5 тыс. рублей вместо 300-500;
- для юридических лиц 5-10 тыс. рублей.
Причём ранее штрафов для юридических лиц не предусматривалось, хотя речь идёт о важных документах для компании документах, в т.ч. бухгалтерских и кадровых.
Цель таких новшеств, как указано в пояснительной записке, привести в соответствие санкции и последствия утраты документов для граждан, компаний и государства. Санкции должны стимулировать к ответственному исполнению установленных законодательством обязанностей должностных лиц по сохранению и использованию архивных документов.
Определить сроки хранения поможет № 125-ФЗ от 22.10.04 «Об архивном деле в Российской Федерации», также сроки хранения могут устанавливаться федеральными законами, разными нормативно-правовыми актами и специальными перечнями документов (например, Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утв. приказом Минкультуры № 1182 от 31.07.07).
Сколько хранить налоговые документы, закреплено в Налоговом кодексе, бухгалтерских — в ФЗ о бухгалтерском учёте, в основном, это 4-5 лет. Кадровые документы, вроде трудовых договоров, допсоглашений к ним, личных дел и т.д., следует хранить 50 лет (п. 2 ст. 22.1 № 125-ФЗ).
Есть ещё установленные законодательством положения для разного вида компаний, например, есть Положение о порядке и сроках хранения документов АО, утв. постановлением ФКЦБ от 16.07.03 № 03-33/пс.
Сейчас большинство бухгалтерских документов разрешается создавать в электронном виде, подписывая электронной подписью, а также хранить, не распечатывая на бумаге. Что, безусловно прекрасно, т.к. даже в самой маленькой организации или у ИП ежедневно создаётся хотя бы несколько документов и в итоге образуется внушительных размеров архив.
При этом обязательно следует обеспечивать сохранность как бумажных, так и электронных документов (ст. 5. № 125-ФЗ).
На штраф можно попасть, когда налоговые органы просят предоставить тот или иной документ, а в компании его не оказывается. Здесь назначат минимальную санкцию. Намного больше штраф окажется, если в результате отсутствия документа, например, была занижена налоговая база. Кроме того, к нему присоединятся ещё штрафы, прописанные в Налоговом кодексе.
Если вы не желаете разбираться в сроках хранения документов и не хотите попасть на штрафы, обращайтесь к нам. Мы не только ведём бухгалтерию, но и обеспечиваем сохранность всех документов.
