Про новые правила вы уже, наверное, знаете — электронные документы организаций будут подписываться личной электронной подписью физического лица и сопровождаться машиночитаемыми доверенностями от директора этой организации.
С осени перестанут действовать ЭП сотрудников с указанием их работы в компании. Также будут аннулированы электронные подписи директоров и ИП, оформленные в коммерческих удостоверяющих центрах.
Подписью, выпущенной коммерческим удостоверяющим центром, пока ещё можно пользоваться, но продлить её уже будет нельзя.
Машиночитаемая доверенность — это аналог обычной доверенности, только в цифровом виде. Она также даёт право сотруднику подписывать документы от имени организации.
МЧД — это файл в формате XML, который вносят в реестр машиночитаемых доверенностей на сайте ФНС или прикрепляют к документу. Это не то же самое, что скан доверенности в бумажном виде. Отсканированные копии не заменяют МЧД и не могут участвовать в электронном документообороте.
Формат МЧД устанавливает ФНС совместно с Нотариальной палатой и другими заинтересованными ведомостями.
Конечно, если сроки работы по новым правилам снова не перенесут, что случалось уже несколько раз. В очередной раз продлили в конце 2022 года до сентября 2023, чтобы дать возможность компаниям подготовиться к работе в новых условиях.
Ничего не мешает организациям начать подготовку уже сейчас, чтобы протестировать возможности и обучить сотрудников новым правилам.
Что нужно сделать:
- Получить ЭП на генерального директора или ИП — в удостоверяющих центрах ФНС или доверенных УЦ (список смотрите на сайте ФНС, в СПб это МИФНС №15 (Красного Текстильщика, д.10-12, литер О), МИФНС №7 (наб. канала Грибоедова, д.133).
- Получить ЭП физлиц на каждого сотрудника, который должен будет подписывать электронные документы (сдавать отчётность, участвовать в торгах, работать с маркировкой и др.), — это не обязательно в ФНС.
- Выпустить МЧД на сотрудников — на каждого отдельно (по аналогии с обычной бумажной доверенностью). МЧД оформляет генеральный директор на бланке, утверждённом ФН, подписывает своей ЭП и сохраняет в реестре МЧД на сайте ФНС.
Действовать новые ЭП будут 15 месяцев со дня регистрации, а МЧД можно выпускать не только на сотрудников, но и на аутсорсеров, например, самозанятых или любых других физлиц. Например, у бухгалтеров «Берегов Невы» в работе множество клиентов, — им достаточно будет оформить свою личную ЭП, а доверенности на сдачу отчётности будут оформлять компании и ИП.
Многие уже сейчас против использования личной подписи в рабочих целях, но таковы новые правила, с которыми придётся считаться.
Нужно искать положительные стороны, например, подпись можно использовать в личных целях для получения государственных и не только услуг. Она не потеряет актуальности после увольнения и её не нужно будет аннулировать (если не закончился срок её действия).
Для перевыпуска ЭП директора или ИП снова посещать налоговый орган или доверенное лицо не потребуется — это можно будет сделать в Личных кабинетах на сайте ФНС. Только при условии, что подпись выдана УЦ ФНС, является действующей и используется для входа в ЛК.
Кроме того, в процессе перевыпуска для записи новой ЭП должен использоваться тот же носитель, на который производилась запись в ФНС, т.е. надо использовать тот же токен, где старая подпись.
Возможность использования машиночитаемых доверенностей обеспечивается технологией распределенного реестра ФНС.
Она позволяет оперативно уведомлять всех участников ЭДО об изменении статуса доверенности, в частности, прекращении действия, и не прикладывать её к каждому документу.
Единые правила работы с МЧД позволят упростить и удешевить документооборот в бизнесе и государственных органах, считают в ФНС.
Если вы не знаете, с чего начать и не хотите тратить на изучение нормативки много времени, обращайтесь к нам. Наши специалисты помогут сэкономить время при получении новых ЭП, выпуске МЧД и настройке работы по новым правилам.
