Оглавление
- Что такое бухгалтерский аутсорсинг
- Кому подойдёт бухгалтерский аутсорсинг
- Кому не подойдёт аутсорсинг бухгалтерии
- Виды бухгалтерского аутсорсинга
- Как устроен аутсорсинг бухгалтерии
- Аутсорсинг или штатный бухгалтер – что лучше?
- Плюсы и минусы аутсорсинга бухгалтерии
- На что обратить внимание в договоре на бухгалтерский аутсорсинг
- Как контролировать ведение бухгалтерского учёта сторонней организацией
- Цены на аутсорсинг бухгалтерии
- Заключение
Что такое бухгалтерский аутсорсинг
Если владельцу компании некогда или совсем не хочется вести бухгалтерский и налоговый учёт самому, он может отдать ведение бухгалтерии специализированной бухфирме. Так он освободит время для основного бизнеса и не будет волноваться о возможных штрафах от ФНС за нарушения. Это и есть аутсорсинг бухгалтерии, если говорить в самых общих словах.
Способы, как компания может вести бухгалтерский учёт (если не брать в расчёт «своими силами»):
- взять в штат специалиста, который будет оформлен по трудовому договору и приходить на работу в стандартное рабочее время;
- приходящий бухгалтер — с ним заключается договор гражданско-правового характера, он приходит в офис несколько раз в месяц, чтобы сдать отчётность через учётные программы компании;
- удалённый специалист — с ним тоже заключают договор ГПХ, но он редко появляется в офисе компании (или вовсе не появляется), а работает онлайн в удалённом режиме в своей программе;
- бухгалтерская компания — отличие в том, что вы заключаете сделку с бухфирмой, а не с конкретным человеком: вашу бухгалтерию могут вести вообще разные специалисты (у нас, например, все взаимозаменяемы и поэтому работа не прекращается на период отпусков, болезней и т.п.).
Это в самых общих чертах, а в реальности аутсорсинг «обрастает» множеством особенностей, которые зависят от сферы деятельности компании и личности её директора.
Например, некоторых владельцев бизнеса берут сомнения — им кажется, что это неудобно, когда бизнес в одном месте, а бухгалтерия в другом: пусть работник лучше будет здесь, за стенкой в обычном графике с 9 до 18.00.
Другим важно всё контролировать, — а как контролировать, если работу выполняют не твои сотрудники и не на твоей территории? Третьи подозревают всех в недобросовестности — думают, что посторонняя бухфирма не сохранит конфиденциальность сведений, «сольёт» их в сеть, продаст конкурентам и т.д.
Мы постоянно сталкиваемся с этими и другими сомнениями владельцев и руководства фирм, поэтому решили рассказать вам для кого и почему аутсорсинг действительно лучше штатного специалиста, а кому он может не подойти.
Кому подойдёт бухгалтерский аутсорсинг
Перечислим основные ситуации, когда стоит отдать бухгалтерию на аутсорсинг:
- вы хотите заниматься вашим основным видом деятельности, а не решать рутинные задачи (прежде, чем вести бухгалтерский учёт, в нём ещё нужно разобраться);
- хотите передать на аутсорсинг бухгалтерской компании часть рисков за ведение сложных участков бухгалтерии (бухфирмы обычно страхуют профессиональные риски);
- есть желание воспользоваться готовыми технологическими решениями, но нет возможности и свободных средств на их внедрение (настраивать учёт через бухгалтерскую компанию в итоге выйдет дешевле и удобнее, чем самостоятельно);
- нет желания или возможности увеличивать штат компании, заниматься связанными с этим вопросами (найм бухгалтера, организация рабочего места, покупка лицензионных бухпрограмм, контроль работы и т.д.);
- нет возможности загрузить специалиста на полный день, чтобы платить ему конкурентную зарплату (у небольших компаний на спецрежимах не очень сложный учёт);
- есть желание получить хорошего специалиста и при этом снизить затраты на ведении бухгалтерского и налогового учёта (о том, почему стоимость аутсорсинга всегда выгоднее штатного бухгалтера, поговорим ниже);
- есть желание сохранить независимость бухгалтерской службы, когда у фирмы несколько учредителей, которые не доверяют друг другу или наёмному генеральному директору (нужно обеспечить для всех доступ к достоверной финансовой информации).
Обычно к услугам бухгалтерского аутсорсинга прибегают микро, малые и средние компании, у которых не слишком большие обороты и относительно простые учёт и отчётность.
Крупные компании обычно обзаводятся своим штатом специалиста, каждый из которых ведут свои участки бухучёта. Но и такие компании используют один из видов аутсорсинга — передача бухгалтерской компании функций главбуха, об этом рассказываем ниже.
Кому не подойдёт аутсорсинг бухгалтерии
Кому аутсорсинг бухгалтерии точно не подойдёт, — так это руководителям, склонным к чрезмерному контролю и не готовым формализовать рабочие отношения. А также требующим от сотрудников находиться круглосуточно на связи и исполнять устные распоряжения.
Таким руководителям компаний трудно смириться, что сотрудники бухфирмы не являются их сотрудниками и не обязаны выполнять распоряжения. Они не хотят понимать, что заключили соглашение не с человеком, а с фирмой, и требуют невозможного. Такие люди вряд ли смогут пользоваться услугами аутсорсинга.
Аутсорсинг может не подойти компаниям с специфическими и нестандартными требованиями к бухгалтерскому учёту.
Например, не всякая бухфирма возьмётся за ведение внешнеэкономической деятельности или обслуживание филиалов иностранных компаний.
Нужно разбираться в каждом отдельном случае.
Виды бухгалтерского аутсорсинга
Как мы уже сказали выше, бухгалтерский аутсорсинг — это когда ведение бухгалтерии, сдачу деклараций и других отчётов передают сторонней компании.
По объёму передаваемых на аутсорсинг бухгалтерии можно разделить такие направления:
- полная передача учётных функций — это полная замена бухгалтерского отдела компании: вы только предоставляете «первичку» и ни о чём больше не думаете;
- передаёте ведение конкретных участков — например, обработка первичных документов, расчёт заработной платы, учёт кассовых операций, арендные платежи (актуально, если у компании несколько филиалов) и др.;
- не относящиеся напрямую к бухгалтерии функции — кадровый учёт, настройка электронного документооборота, смена учётной системы и др.;
- функция главбуха — передаются внешнему исполнителю только ответственные и сложные задачи, остальное выполняют штатные бухгалтеры фирмы: такой вид выбирают растущие компании, у которых пока нет возможности взять в штат высококвалифицированные кадры.
Какой вид услуг бухгалтерского аутсорсинга выбрать, зависит от вида деятельности компании, от запросов и возможностей владельцев бизнеса.
Как устроен аутсорсинг бухгалтерии
Для наших клиентов бухгалтерский аутсорсинг устроен просто — вы приходите, заключаете с нами договор, и предоставляете всё то, что будет прописано в условиях, в частности:
- вовремя передаёте первичную документацию;
- если у вас уже есть база 1С, то она нам будет нужна для работы;
- подтверждающие документы, которые потребуются для формирования отчётности и т.д.
Бухгалтерскую и налоговую отчётность вы подписываете удалённо, после этого мы направляем её в госорганы. Если у вас появляются вопросы, вы можете задать их закреплённому за вами специалисту, мы на связи в рабочее время.
Можем помочь получить электронную подпись и наладить ЭДО с контрагентами и госорганами, порекомендовать банк для открытия расчётного счёта, посоветовать мастера для подключения ЭДО. Параллельно с бухгалтерами у нас работают юристы, комплаенс-менеджеры, регистраторы, которые готовы подключиться для решения любых вопросов.
При этом мы заплатим за вас штраф в контролирующие органы, если его назначили по вине нашего работника. Этот пункт мы прописываем в договоре и для этого страхуем свою профессиональную ответственность, это обязанность любой обслуживающей бухгалтерии. Это, кстати, одно из важных преимуществ бухгалтерской компании на аутсорсинге — со штатного или приходящего бухгалтера взыскать ущерб непросто.
Подытожим: после подписания с нашей бухфирмой соглашения на бухгалтерское обслуживание, вам больше не нужно волноваться о том, как заполнить ото или иной отчёт, в какие даты его сдавать, как подтвердить расходы, как без ошибок рассчитать налог и т.д.
Можно будет вплотную заняться основным бизнесом.
Аутсорсинг или штатный бухгалтер – что лучше?
Ответ на вопрос зависит от особенностей бизнеса и личности руководителя, — кому подойдёт и не подойдёт бухгалтерский аутсорсинг, мы уже говорили выше. Давайте рассмотрим ещё несколько ситуаций, которые могут подтолкнуть к выбору.
Рассмотрим возможность сэкономить на оплате бухгалтерских услуг. Если брать специалиста в штат, то ему придётся платить зарплату (пусть это будет в среднем 30 тыс. рублей), НДФЛ с зарплаты (в этом случае 5 тыс. рублей), и страховые взносы (10,5 тыс.). Итого компания должна будет отдать более 45 тыс. рублей в месяц.
Возьмём среднюю стоимость услуг нашей бухфирмы по бухгалтерскому обслуживанию — тут расчёт строится немного по-иному. Предположим, у вас ООО на УСН «доходы», нет сотрудников и проводится до 20 операций (движений по расчётному счёту) в месяц, вы заплатите за бухгалтерский аутсорсинг в Санкт-Петербурге 4,5 тыс. рублей.
Если у вас ООО на УСН «доходы-расходы», 2 сотрудника и до 30 операций в месяц, — стоимость составит 7,3 тыс. рублей. Это средние цифры, обычно мы рассчитываем стоимость индивидуально в зависимости от особенностей фирмы. Но вы видите, что это уже в разы меньше чем при принятии специалиста в штат.
Штатному бухгалтеру потребуется ещё стол, кресло и компьютер, а также лицензионные бухгалтерские программы, это как минимум. Ещё нужно повышать профессиональный уровень работника, т.к. законодательство в этой сфере меняется наиболее динамично. Если решите обратиться к бухгалтерскому аутсорсингу, то вам решать эти вопросы не придётся.
Всем необходимым своих работников обеспечивает бухгалтерская компания, а не её клиенты. Например, наши бухгалтеры работают на территории наших офисов (но обслуживают клиентов по всей стране) и получают обучение за наш счёт.
Штатный бухгалтер, особенно, если он один, становится незаменимым человеком в компании. Если он заболел или уволился, особенно в период отчётности, то руководителю придётся нелегко. Несдача отчётности и неуплата налогов чреваты штрафами и блокировкой расчётного счёта в банке.
В бухфирме сотрудники тоже ходят в отпуск, рожают детей и увольняются, но для клиента это проходит незаметно. Наши специалисты взаимозаменяемые и работают друг за друга в период отпусков и подобных ситуаций.
Наконец, представьте себе процесс поиска бухгалтера — как подходить к оценке кандидата, если у вас нет бухгалтерского образования и опыта? Как узнать, какой кандидат подойдёт на ту работу, которую вы предлагаете? Кто-то из руководителей ориентируется на бухгалтерские тесты, кто-то на рекомендации знакомых или на свою интуицию, но лучше довериться выбору обслуживающей бухгалтерии.
В нашей бухфирме специалистов собеседует главбух, которая может определить профессиональный уровень кандидата и его специализацию. Обращаясь в бухгалтерскую компанию за аутсорсингом вы за сравнительно небольшую стоимость услуг получаете хорошего специалиста, который будет выполнять свои обязанности.
Мы привели несколько ситуаций, когда бухгалтерский аутсорсинг будет лучшим управленческим решением, нежели найм специалиста в штат компании. Но, конечно, каждый выбирает для себя, — если руководителю важно вмешиваться во все процессы и проявлять гиперконтроль, то аутсорсинг ему вряд ли подойдёт.
Плюсы и минусы аутсорсинга бухгалтерии на примере нашей бухфирмы
Работаем по договору
Обратите внимание, что вы заключаете сделку не с человеком (как в случае со штатным или приходящим бухгалтером), а с аутсорсинговой компанией. Качество услуг бухгалтерского аутсорсинга и ответственность в этом случае намного выше, т.к. бухгалтеры у нас являются ведущими сотрудниками, требования к ним выше, а зарплата больше.
Профессиональные сотрудники
Вы освобождаетесь от вопросов подбора персонала и кадрового учёта, всем этим занимается обслуживающая бухгалтерия. Мы сами нанимаем сотрудников, обучаем их, контролируем их работу и заботимся о том, чтобы им было интересно и комфортно работать. Вы просто получаете хорошего сотрудника за небольшие деньги.
Высокое качество услуг
Выше мы уже приводили пример средней зарплаты бухгалтера — но, согласитесь, что за зарплату 30 тыс. рублей в месяц сложно найти в штат хорошего специалиста с опытом, который разбирается в налоговом законодательстве, способен решать сложные вопросы и в рамках закона оптимизировать налоги. А на аутсорсинге у бухгалтерской компании такие специалисты имеются, и зарплата у них вполне конкурентная рынку, т.к. они оказывают услуги сразу нескольким клиентам.
Отсутствие финансовых рисков
Мы страхуем свою профессиональную ответственность и сами платим ваши штрафы, если они возникли по нашей вине, такой пункт предусмотрен договором. На штатных бухгалтеров сложно переложить ответственность по выплате штрафов и доначисленных налогов. Если ошибку сделает штатный специалист компании, то санкции, скорее всего лягут на фирму, особенно, если сумма будет большая.
Независимость от одного человека
Как мы говорили выше, клиенты обслуживающих бухгалтерий не зависят от жизненных обстоятельств бухгалтеров. Если наш работник уходит в отпуск, его заменяет другой, и работа бизнеса продолжается в прежнем режиме.
На связи в рабочее время
Если у штатного бухгалтера случится форс-мажор, он может надолго «выпасть» из процесса, и тогда работа встанет. У бухгалтеров на аутсорсинге в бухгалтерской компании это тоже случается, но вы заключили соглашение с компанией — наша работа продолжается, мы берём трубку в рабочее время, а ваши отчёты готовит другой сотрудник.
Экономия на издержках
Траты на штатного работника в разы выше, чем при использовании услуг обслуживающей бухгалтерии. Этот вопрос мы рассматривали выше — зарплата, налоги и страховые взносы, рабочее место и лицензионные программы, всё это уже выходит в разы дороже, чем оплата бухгалтерского аутсорсинга. В нашей бухфирме мы сами технически оснащаем и обучаем работников.
Набор услуг по запросу
Как мы говорили выше, можно полностью отдать бухгалтерию на аутсорсинг, а можно частично, — что выбрать, зависит от целей руководства. Поэтому мы приняли решение гибко подходить к ценообразованию: вы можете выбрать те услуги, которые вам нужны, и оплачивать фактический результат работы (а не время работы сотрудника).
Новый уровень учёта
Пользуясь услугами бухгалтерского аутсорсинга вы получаете в итоге конкретный результат в виде поставленного бухучёта и сданной отчётности, и другой уровень организации учётных процессов. Бухфирма обязана тратить на их настройку время и средства, но в компании из иной сферы бизнеса достичь этого будет весьма дорого и трудоёмко. Бухгалтерский аутсорсинг — это способ почти бесплатно получить доступ к технологиям, внедрение которых потянет не каждый бизнес, особенно, на стадии развития.
Крепкие нервы
Вспомним рекламу из далёкого прошлого, которая нам предлагала «заплатить налоги и спать спокойно», и скажем, что теперь она была бы ещё более актуальна. Это связано с активной цифровизацией налоговой службы, которая теперь виртуально «вычисляет» нарушителей и применяет к ним санкции. Оформив сделку с бухгалтерской компанией на аутсорсинге, вы можете быть спокойны, ведь тут работают профессионалы, которые точно знают, что и как нужно сделать.
На что обратить внимание в договоре на бухгалтерский аутсорсинг
Стандартный договор на бухгалтерское обслуживание содержит следующие разделы:
- предмет — непосредственно ведение учёта;
- права и обязанности сторон;
- стоимость услуг и порядок расчёта;
- ответственность сторон;
- срок действия и условия расторжения договора, и прочие условия.
Следует внимательно прочитать каждый пункт, в них прописаны все условия и последствия их невыполнения. Обратите внимание на то, что права и обязанности есть не только у исполнителя, но и у заказчика.
Возьмём пример, когда исполнителем являемся мы — обслуживающая бухгалтерия «Берега Невы». Мы в договорах прописываем, что обязуемся оказать услуги в установленном объёме, но при условии, что заказчик с 1 по 5 число каждого месяца предоставит документы, необходимые для выполнения условий сделки.
Если заказчик не предоставляет документы в указанные сроки, то мы можем сдать за него отчётность по имеющимся данным, в т.ч. нулевую. И за это мы не будем нести ответственность перед контрольно-надзорными органами.
В разделе «Ответственность сторон» мы прописываем перечень случаев, когда сами будем платить штрафы в ФНС и СФР. Например, если наш специалист указал в отчётности недостоверную информацию при исходных достоверных данных. Что же, бухгалтер тоже человек и даже профессионал высокого уровня совершает ошибки.
Если вы будете изучать договоры других бухгалтерских компаний на аутсорсинге, обратите внимание, устанавливают ли они лимиты по ответственности, например, ограниченные суммой (в пределах стоимости обслуживания за 3 месяца) или временем (один квартал).
Если выпишут штрафов сверх лимитов, то их придётся платить вам.
Наряду с договором удостоверьтесь в наличии у бухгалтерской компании действующего полиса страхования профессиональной ответственности.
Как контролировать ведение бухгалтерского учёта сторонней организацией
Бухгалтерский аутсорсинг — сложная услуга, поэтому в договоре детально прописываются правила и регламенты обслуживания. Например, в договоре нашей бухфирмы «Берега Невы» с клиентами прописано, что заказчик (предприниматель) имеет право получать информацию обо всех действиях, которые совершает исполнитель по договору.
Наши клиенты могут обратиться к бухгалтеру с вопросами о сдаче отчётности, заплатили ли налоги, какой размер «дебиторки» и др. Мы общаемся с клиентами в рабочее время по Москве через электронную почту, корпоративные мессенджеры и по телефону.
Организуем клиентам доступ в базу 1С, где можно в режиме реального времени наблюдать, что происходит с учётом и отчётностью компании. По согласованию с клиентом бухгалтер может периодически отправлять клиенту мини-отчёты о том, что уже сделано или каких документов не хватает.
С установленной периодичностью мы готовим акты выполненных работ, из которых можно узнать о произведённых манипуляциях. Наши клиенты не остаются в стороне от своей бухгалтерии и всегда могут проконтролировать её ведение.
Цены на аутсорсинг бухгалтерии
В случае с бухгалтерским аутсорсингом предприниматель не всегда сразу может понять, сколько денег за бухгалтерское обслуживание придётся заплатить. У нас есть подробный прайс и калькулятор бухгалтерских услуг, но всё равно нам постоянно задают вопрос о стоимости. Мы отвечаем, что цена будет зависеть от нескольких факторов.
Мы в расчётах стоимости основываемся на количестве операций — т.е. количестве движений по расчётному счёту. На эту основу накладываются другие условия — какая у компании система налогообложения, какой вид деятельности, сколько сотрудников, ведётся ли внешнеэкономическая деятельность и т.д. Прежде чем озвучить окончательную стоимость услуг, нам нужно задать клиенту вопросы и получить больше информации о его бизнесе.
Цена обычно оказывается в разы ниже, чем если бы вы решили принять специалиста в штат. Мы уже приводили примеры цен в разделе «Аутсорсинг или штатный бухгалтер — что лучше?»
В этой статье хотим обратить ваше внимание на то, что бухгалтерский аутсорсинг — это не только экономия в деньгах.
Честно сказать, экономить на бухгалтерском обслуживании очень рискованно — совсем низкая цена за услуги бухгалтерского аутсорсинга может говорить о низком качестве.
А это значит неизменные штрафы и доначисления от контролирующих органов. А потом ещё придётся платить за восстановление учёта.
Это экономия в первую очередь времени и моральных ресурсов директора, которые он бы потратил на изучение бухгалтерского и налогового законодательства, стандартов и правил ведения бухгалтерского учёта, ФСБУ и т.д.
Заключение
В этой статье мы постарались ответить на распространённые вопросы о бухгалтерском аутсорсинге. И в заключение хотим сказать, что перевод бухгалтерии на аутсорсинг является хорошим шагом, чтобы пересмотреть сложившуюся ситуацию с бухгалтерским и налоговым учётом, если вы не уверены, что эта ситуация в вашей компании оптимальная.
Например, в нашей бухфирме «Берега Невы» есть целый штат специалистов, которые готовы взяться за решение ваших вопросов. У нас работают юристы, регистраторы, комплаенс-менеджеры, а среди бухгалтеров много специалистов в отдельных сферах (производство, ВЭД и др.).
Мы понимаем, что бухгалтерскую компанию обычно выбирают на долгий срок. Поменять её не очень просто, особенно во время отчётного периода. Поэтому если у вас ещё остались какие-либо вопросы, оставляйте заявку в форме внизу страницы, мы перезвоним и расскажем вам все подробности.
