Какой закон обязывает составлять график отпусков?
Целая глава 19 Трудового кодекса РФ посвящена предоставлению отпусков работающим гражданам.
В ней сказано, что оплачиваемый отпуск должен предоставляться работнику каждый год. Право на отпуск за первый год работы возникает у работника после того, как он непрерывно проработает 6 месяцев, правда, возможны исключения.
В частности, ст. 122 ТК РФ говорит о том, что до истечения 6 месяцев отпуск должен быть предоставлен женщинам перед или после отпуска по беременности и родам, несовершеннолетним и другим категориям работников.
А согласно ст. 123, отпуск предоставляется на основании графика, который обязателен для соблюдения работодателем и работником. Остальные подробности вы можете прочитать и сами, а мы расскажем вам вкратце.
Там же, в ст. 123 говорится о том, что график необходимо утвердить не позднее, чем за 2 недели до наступления нового календарного года. В этом году последний срок — 17 декабря, но это воскресенье, а значит, у большинства компаний выходной и, следовательно нужно успеть до 15 числа.
Что нужно сделать?
Что нужно сделать — спросить пожелания работников по датам их отпусков в следующем году и внести их в график:
- Запрашивать пожелания можно в любой форме — устно, письменно, по телефону, в мессенджерах, по электронной почте и т.д.
- Чтобы оформить в единый график, можно разработать собственную форму или взять унифицированную форму Т-7 (форму утвердил Госкомстат, но это рекомендуемый, а не обязательный документ).
- Нужно сначала издать Приказ о формировании графика отпусков, а затем о его утверждении (в свободной форме).
- С утверждённым графиком обязательно нужно ознакомить всех работников под роспись. сроки ознакомления устанавливаются в локальных нормативных актах.
Если в организации есть профсоюз и он представляет интересы минимум 50% работников, то его мнение также в обязательном порядке учитывается. Профсоюзу нужно предоставить график до утверждения, а не после, и дождаться от представителей письменного ответа. На это по закону даётся 8 рабочих дней, следовательно график отпусков должен быть готов уже к 6 декабря.
Если работники отсутствуют на рабочем месте в период составления графика (находятся на больничном, в командировке и т.д.) и не представляют своих пожеланий, то директор организации (или руководитель кадровой службы) планирует отпуска за них. Потом график отпусков можно изменить — по производственной необходимости или по согласованию сторон.
Какие отпуска включать в график?
Включают в график отпусков ежегодный оплачиваемый отпуск, который стандартно длится 28 дней. У отдельных категорий (например, несовершеннолетних) или на отдельных территориях (например, Крайнего севера) он может быть и больше. Также отпуск может быть увеличен из-за ненормированного рабочего дня, вредных и опасных условий труда, выработку стажа и т.д. Всё это должно учитываться в графике отпусков.
В график отпусков не вносятся отпуска:
- за свой счёт;
- без сохранения заработной платы;
- по беременности и родам;
- по уходу за ребёнком;
- при усыновлении и т.п.
Обратите внимание, если отпуск делится на части, то одна из них должна быть не менее 14 календарных дней. Разделение отпуска на части также согласовывается между работником и работодателем.
Кого включать в график отпусков?
Если вы ещё помните те события трёхлетней давности, то в 2020 и 2021 году наши клиенты спрашивали нас, включать ли в график отпусков работников, которые были отстранены от работы из-за пандемии, а потом из-за отсутствия прививок от коронавируса. В 2022 году было непонятно, что делать с мобилизованными (это потом появились положения ст. 351.7 ТК РФ — мобилизованных в график отпусков включать не надо).
Что бы ещё ни случались, и какие бы ещё ситуации не возникли, наши специалисты предлагают следовать универсальному правилу — включать в график отпусков всех работников, которые приняты на работу по трудовому договору.
Даже если трудовые договоры по каким-либо причинам приостановлены, даже если это срочные трудовые договоры, и ещё другие «даже если» — то всё равно всех нужно включать в график.
Как предоставлять отпуск льготникам?
При составлении графика также нужно учитывать, что некоторые категории работников имеют право на отпуск в удобное для них время и даже на дополнительный отпуск. Всё это нужно отразить в графике.
Откроем вам большую тайну, работодатель вообще не обязан учитывать мнение каждого работника. Только определённые категории работников могут требовать отпуск тогда, когда им удобно, даже если они только устроились. Единого списка нет, часть льготников указаны в ст. 122 ТК РФ, остальных нужно искать в отдельных законах:
- работники в возрасте до 18 лет;
- женщины перед началом и после отпуска по беременности и родам;
- мужья, жёны которых находятся в отпуске по беременности и родам;
- работник, усыновивший ребёнка в возрасте до 3 месяцев;
- многодетные работники до тех пор, пока младшему не исполнится 14 лет;
- лица, награждённые знаком «Почётный донор России», «Почётный донор СССР»;
- совместители;
- лица, участвовавшие в ликвидации последствий катастрофы на Чернобыльской АЭС;
- супруги военнослужащих;
- герои Соц. Труда, Герои Труда РФ и полные кавалеры ордена Трудовой Славы;
- работники, отозванные из ежегодного оплачиваемого отпуска и др.
С них лучше всего взять письменные заявления о датах отпуска и приложить копии подтверждающих статус документов, чтобы иметь подтверждение исполнения законодательства.
Какие ещё есть особенности предоставления отпуска?
Рассмотрим некоторые случаи, обратите внимание, что речь только о тех, кто устроен по трудовому договору:
- Отстранённые от работы — следует включать в график отпусков в обычном порядке, т.к. причина отстранения может быть устранена в любой момент.
- Сотрудники в отпуске по уходу за ребёнком — тоже нужно включить в график, ведь они имеют право прервать свой отпуск в любое время и выйти на работу.
- Дистанционные сотрудники — тоже включают в график отпусков, т.к. они тоже имеют право на отпуск, как и обычные офисные работники.
- Совместители — внутренних совместителей вносят в график с условием, что отпуск совпадает с отпуском по основной должности.
- Предполагается сокращение — даже если в следующем году планируется сокращение и у работников не возникнет права на отпуск, то их всё равно нужно включать в график отпусков.
- Если часть отпуска была отгуляна — если работник отгулял отпуск авансом, то в графике отпусков на следующий год может стоять менее 28 дней отпуска: в «примечаниях» указать причину (отпуск был частично отгулян и в каком размере).
- Если наоборот, отпуск не успели отгулять — неиспользованные дни переносят на следующий год, их можно указывать их в графике, а можно не указывать, а просто предоставить эти дни в следующем году по договорённости с работником. (но всё же лучше указать во избежание недоразумений с работниками и претензий от трудовых инспекторов).
Что будет, если не составить график отпусков?
Отсутствие графика отпусков нарушает права работников на оплачиваемый отдых и влечёт штраф от трудовой инспекции по ст. 5.27 КоАП РФ:
- для должностных лиц и ИП до 5 тыс. рублей;
- для организаций — до 50 тыс., повторное нарушение до 70 тыс.
А если вообще не предоставить отпуск работнику?
Законодательство запрещает не предоставлять работнику отпуск в течение 2 лет подряд, иначе работодателя ждёт административная ответственность за нарушение трудового законодательства.
При этом не имеет значения, хотел сам работник в отпуск или нет, — он обязан был пойти и точка. За нарушения законодательства будет нести ответственность только работодатель, работник за такое нарушение никакой ответственности не несёт.
Разрешается заменять отпуск денежной компенсацией — но только по согласованию с работником и только часть отпуска, превышающую те самые 28 дней в год (ст. 126 ТК РФ). Основную часть отпуска в 28 дней нельзя заменять деньгами.
Отказывающегося от отпуска работника необходимо включать в график отпусков принудительно (а потом, вероятно, также принудительно не пускать на рабочее место).
Обязательно ли соблюдать график?
Утверждённый график обязателен для исполнения как работодателем, так и работником. Ни одна сторона не может самовольно менять даты — только по согласованию с другой стороной.
В общем, успевайте составить график и порадоваться, ведь процедуру эту нужно проводить всего раз в год. Если в течение года работники увольняются или приходят новые, то корректировать график отпусков будет не нужно.
