Сроки хранения документов
Для разного рода документов есть свои сроки хранения, которые нужно соблюдать. О них скажем ниже, а пока общие правила:
- сроки хранения начинаются с 1 января года, следующего за тем, когда документ закончен делопроизводством;
- уничтожать документы можно только в следующем году после того, в котором срок хранения закончился.
Бухгалтерские документы — сроки хранения нужно смотреть в Перечне, утв. Приказом Росархива № 236 от 20.12.19. Помимо этого, сроки хранения бухгалтерских документов прописаны в ст. 29 № 129-ФЗ от 06.12.11 «О бухгалтерском учёте» и в некоторых статьях Налогового кодекса (в частности, ст. 23 и ст. 283 НК РФ). За уничтожение документов бухгалтерского или налогового учёта раньше времени установлена ответственность по ст. 120 НК РФ, а также согласно КоАП.
Кадровые документы — большинство хранятся в течение довольно длительного времени, до 50 и даже 75 лет. Смотреть сроки нужно в Инструкции, утв. Приказом Росархива № 237 от 20.12.19.
Электронные документы — пока ЭДО налаживается на законодательном уровне, и сроки хранения ещё не прописаны. Вероятно, целесообразно поступать так, как и в случае с бумажными документами.
Порядок уничтожения
Порядок уничтожения документов для органов власти и организаций установлен Правилами, утв. Приказом Минкультуры № 526 от 31.03.15. Вообще, это правила для работы с архивными документами, но т.к. организации тоже могут создавать архивы в своих целях, то и они могут ими пользоваться. Это удобнее, чем «изобретать велосипед».
На основании данных правил компании разрабатывают собственный порядок хранения и уничтожения документов, потому что, напоминаем, за нарушение сроков хранения могут быть большие штрафы.
Вот примерный порядок действий:
- Создание экспертной комиссии — она должна провести ревизию документов. Состав комиссии утверждает генеральный директор, её задачи и функции прописываются в специальном положении, которое также утверждает руководство.
- Проведение экспертизы документов — члены комиссии изучают документы, определяют сроки хранения документов. Кстати, организация вправе продлевать сроки хранения на своё усмотрение. Нельзя только сокращать сроки, за это предусмотрена административная ответственность (ст. 13.20 КоАП).
- Результаты экспертизы — должна быть составлена опись документов для постоянного хранения и акт о выделении документов к уничтожению. Кстати, в акте не обязательно описывать каждый документ, можно указать общее количество. Результаты деятельности комиссии отражают в протоколе заседания , опись и акт утверждаются руководителем.
- Уничтожение документации — для фиксации факта уничтожения также составляется акт.
Как уничтожают документы
Законодательством не установлены способы уничтожения документов, поэтому компания может выбрать любой метод. При этом важно позаботиться о сохранении конфиденциальности сведений, особенно, если в документах содержатся персональные данные. Не стоит выбрасывать документы на ближайшую свалку, использовать в качестве черновиков и др. В итоге уничтожения должна отсутствовать возможность восстановить информацию.
Бумажную документацию обычно уничтожают путём:
- сжигания — надёжный способ но не всегда осуществимый, особенно если бумаг много;
- измельчения — с помощью шредера;
- химического воздействия — под их влиянием бумага размягчается;
- если в локальных нормативных актах организации или в договорах не установлен особый режим обращения с данными, то допускается сдать бумаги в макулатуру.
Электронные документы уничтожаются проще — данные стирают или поверх них записывают новую информацию, либо физически ломают диск или накопитель. При этом нужно убедиться, что уничтожены все данные, включая страховые, резервные, рабочие и другие копии.
Можно также воспользоваться услугами компаний, занимающейся уничтожением документации.
