+7 (812) 209-16-60

Какие документы можно уничтожить и как правильно это сделать

Как вы помните, «Берега Невы» предоставляет бухгалтерские услуги, в т.ч. у нас хранится некоторое количество разного рода документов наших клиентов. Решили напомнить, что документы не обязательно хранить вечно, и можно и нужно уничтожать, но только в определённые сроки и по правилам.

25.01.2022

Сроки хранения документов

Для разного рода документов есть свои сроки хранения, которые нужно соблюдать. О них скажем ниже, а пока общие правила:

  • сроки хранения начинаются с 1 января года, следующего за тем, когда документ закончен делопроизводством;
  • уничтожать документы можно только в следующем году после того, в котором срок хранения закончился.

Бухгалтерские документы — сроки хранения нужно смотреть в Перечне, утв. Приказом Росархива № 236 от 20.12.19. Помимо этого, сроки хранения бухгалтерских документов прописаны в ст. 29 № 129-ФЗ от 06.12.11 «О бухгалтерском учёте» и в некоторых статьях Налогового кодекса (в частности, ст. 23 и ст. 283 НК РФ). За уничтожение документов бухгалтерского или налогового учёта раньше времени установлена ответственность по ст. 120 НК РФ, а также согласно КоАП.

Кадровые документы — большинство хранятся в течение довольно длительного времени, до 50 и даже 75 лет. Смотреть сроки нужно в Инструкции, утв. Приказом Росархива № 237 от 20.12.19.

Электронные документы — пока ЭДО налаживается на законодательном уровне, и сроки хранения ещё не прописаны. Вероятно, целесообразно поступать так, как и в случае с бумажными документами.

Порядок уничтожения

Порядок уничтожения документов для органов власти и организаций установлен Правилами, утв. Приказом Минкультуры № 526 от 31.03.15. Вообще, это правила для работы с архивными документами, но т.к. организации тоже могут создавать архивы в своих целях, то и они могут ими пользоваться. Это удобнее, чем «изобретать велосипед».

На основании данных правил компании разрабатывают собственный порядок хранения и уничтожения документов, потому что, напоминаем, за нарушение сроков хранения могут быть большие штрафы.

Вот примерный порядок действий:

  1. Создание экспертной комиссии — она должна провести ревизию документов. Состав комиссии утверждает генеральный директор, её задачи и функции прописываются в специальном положении, которое также утверждает руководство.
  2. Проведение экспертизы документов — члены комиссии изучают документы, определяют сроки хранения документов. Кстати, организация вправе продлевать сроки хранения на своё усмотрение. Нельзя только сокращать сроки, за это предусмотрена административная ответственность (ст. 13.20 КоАП). 
  3. Результаты экспертизы — должна быть составлена опись документов для постоянного хранения и акт о выделении документов к уничтожению. Кстати, в акте не обязательно описывать каждый документ, можно указать общее количество. Результаты деятельности комиссии отражают в протоколе заседания , опись и акт утверждаются руководителем.
  4. Уничтожение документации — для фиксации факта уничтожения также составляется акт.

Как уничтожают документы

Законодательством не установлены способы уничтожения документов, поэтому компания может выбрать любой метод. При этом важно позаботиться о сохранении конфиденциальности сведений, особенно, если в документах содержатся персональные данные. Не стоит выбрасывать документы на ближайшую свалку, использовать в качестве черновиков и др. В итоге уничтожения должна отсутствовать возможность восстановить информацию. 

Бумажную документацию обычно уничтожают путём:

  • сжигания — надёжный способ но не всегда осуществимый, особенно если бумаг много;
  • измельчения — с помощью шредера;
  • химического воздействия — под их влиянием бумага размягчается;
  • если в локальных нормативных актах организации или в договорах не установлен особый режим обращения с данными, то допускается сдать бумаги в макулатуру.

Электронные документы уничтожаются проще — данные стирают или поверх них записывают новую информацию, либо физически ломают диск или накопитель. При этом нужно убедиться, что уничтожены все данные, включая страховые, резервные, рабочие и другие копии. 

Можно также воспользоваться услугами компаний, занимающейся уничтожением документации.

Читайте также

12 июля 2024
Состоялось обновление реестра МСП

10 июля состоялось обновление реестра малого и среднего предпринимательства по итогам работы субъектов МСП за год.

11 июля 2024
Изменили способ подачи статистических данных

Госдума приняла законопроект, который вводит в действие Государственную информационную систему «Цифровая аналитическая платформа предоставления статистических данных».

10 июля 2024
ФНС напоминает о нововведениях в регистрации бизнеса

В Федеральной налоговой службе решили напомнить о новом в регистрации и ликвидации компаний.

Оставьте заявку
на бесплатную консультацию

Я ознакомлен и согласен на обработку персональных данных в соответствии с Политикой конфиденциальности.

Наши филиалы

Офис «На Васильевском»
Адрес:  г. Санкт-Петербург, 26-я линия В.О., д. 15к2, оф. 307 (БЦ «Биржа»)
Время работы:  9:00-18:00 Пн-Пт
Офис «На Восстания»
Адрес:  г. Санкт-Петербург, Суворовский пр., д. 2-Б, оф. 311
Время работы:  9:00-18:00 Пн-Пт
Офис «На Московском»
Адрес:  г. Санкт-Петербург, Московский пр., д. 109, оф. 412
Время работы:  9:00-18:00 Пн-Пт
Офис «Северный»
Адрес:  г. Санкт-Петербург, ул. Бутлерова, д. 42, оф. 411 (4 этаж)
Время работы:  9:00-18:00 Пн-Пт
Офис «На Ленинском»
Адрес:  г. Санкт-Петербург, Трамвайный пр., д. 14, оф. 305 (3 этаж)
Время работы:  9:00-18:00 Пн-Пт
Офис управления
Адрес:  г. Санкт-Петербург, Лиговский пр-кт., д. 73, офис 512
Время работы:  9:00-18:00 Пн-Пт

Спасибо, ваше сообщение отправлено

Сообщение не отправлено! Проверьте правильность введеных данных!

Спасибо за подписку

Подписка не оформлена! Проверьте правильность введеных данных!

Подписка на данный Email уже совершена! Спасибо за подписку!

Доехать

Позвонить