+7 (812) 603-71-60

Как найти, арендовать офис, и обезопасить свой бизнес

Как найти, арендовать офис — рассказываем как заключить договор, чтобы обезопасить бизнес

Мы уже рассказывали о том, что юридический адрес организации законодательно разрешено регистрировать по месту жительства учредителей или директора с согласия всех собственников. Однако рано или поздно наступает время, когда необходимо найти более подходящее помещение, чтобы разместить там свой бизнес. Расскажем вам, на что нужно обратить внимание и какие возможные подводные камни вас ждут на этом пути.

Площадь помещения

Чтобы выбрать оптимальное по размерам помещение, нужно определиться с количеством человек, которые будут там работать. Данную численность работников нужно умножить на 4,5. В результате у вас получится цифра, обозначающее количество квадратных метров, на которую можно ориентировать при подборе.

4,5 кв. м. — примерно столько нужно площади для одного человека, чтобы чувствовать себя в офисе достаточно комфортно. Так решило государство и закрепило в СанПиНе 2.2.2/2.4.1340-03 «Гигиенические требования к персональным электронно-вычислительным машинам и организации работы» (утв. 30.05.03). Кстати, например, в Европе считается, что работники будут себя свободно чувствовать и на 2,5 кв. м.

Если у вас есть некоторое количество человек на фрилансе, примите решение, нужно ли будет им хоть иногда заглядывать в офис. На нескольких человек можно оборудовать одно рабочее место, которое они будут занимать по мере необходимости (можно даже составить график).

Планировка офиса

Учтите все особенности вашего бизнеса. Опенспейс позволяет немного сэкономить на площади по сравнению со съёмом некоторого количества кабинетов. Но, например, если сотрудники проводят переговоры по интернету, то понадобится как минимум один кабинет или каким-либо образом огороженное пространство.

Для растущих компаний

Если ваш бизнес уже увеличивается или вы планируете в ближайшее время расширяться, то спрогнозируйте темпы роста и заложите необходимое количество квадратных метров в будущий офис. Возможно, будет удобно сразу распланировать размещение сотрудников по их функционалу, так проще работать в маленьких командах внутри одной большой. Например, посмотрите в выбранном бизнес-центре помещения большего размера и согласуйте будущий переезд.

Что выбрать — бизнес-центр или офисный центр?

Собственно, отличаются они только тем, что в бизнес-центре вам обычно предлагают пустые помещения, которые вы самостоятельно заполняете мебелью и всем необходимым. В офисном же центре все продумают за вас — и пространство организуют, и за наличием канцелярских принадлежностей и воды в кулере проследят, могут предоставляться и другие услуги.

Естественно, сервис во втором варианте будет стоить дороже, но это может сэкономить вам время на закупку всего необходимого и оборудование пространства. Но, может быть, вам как раз всё это и не нужно, а требуется всего лишь помещение для того, чтобы, наконец, начать спокойно работать.

Офисные здания обычно делятся по классам — A, B, C, D. Самый высокий — класс A. Соответственно, класс D — это помещения, которые, скорее всего, нуждаются в ремонте и расположены далеко от центра. Но лучше на всё посмотреть своими глазами, иногда самый подходящий под офисы класс B может выглядеть совсем не так, как вам хотелось бы, и вам совсем не захочется приводить в такое помещение партнёров. Класс также повлияет на цену помещения.

Транспортная доступность

Кстати, если к вам приходят клиенты или партнёры для переговоров, необходимо учитывать то, насколько им удобно будет добраться. Причём, и для автомобилистов, и для пешеходов, обычно именно это становится решающим фактором для клиентов.

Договаривайтесь о скидках

Продумайте, чем вы можете быть полезны данному бизнес-центру или что вы можете предложить за скидку на помещение. Например, размещение столовой, магазина или аптеки будет удобно для всех компаний, которые размещаются в этом же здании.

А может быть, вам удастся найти партнёров и снять с ними офис на обе ваши компании. Это позволит сэкономить и, возможно, предложить клиентам нестандартные решения.

Как подписать договор, чтобы обезопасить своё дело

В таком деле важно обращать внимание на каждую мелочь, даже если она и кажется на первый взгляд незначительной. Это позволит избежать конфликтов с собственниками насчёт повышения арендной платы или сюрпризов относительно хозяйственных вопросов. Итак:

  1. попросите подлинники подтверждающих право собственности документов — свидетельство о праве собственности, договор купли-продажи (если собственников несколько, то документы нужно посмотреть у всех и договор должен подписывать каждый);

  2. в случае, если помещение сдаётся в субаренду, нужно попросить арендодателя показать подлинники свидетельства о регистрации организации, выписки из ЕГРЮЛ и договора аренды с генеральной доверенностью (чтобы убедиться, что есть право сдавать помещение), а также приказа о назначении директора (он имеет право действовать от имени организации и заключать договор нужно с ним);

  3. договор желательно подписывать на срок от 1 года — такие договоры требуют государственной регистрации (ст. 609 и ст. 651 ГК РФ) и делают вас более защищённым от произвола арендодателей;

  4. проясните, каков срок аренды и каков срок договора — они могут не совпадать и тогда возникает путаница и ненужные споры на предмет того, как и когда вам нужно вносить арендную плату;

  5. обратите внимание, что входит в стоимость помещения — прописаны ли там вода, электричество, отопление, уборка, охрана, а также ремонт внезапно лопнувшей трубы или протёкшей крыши;

  6. уточните возможность регистрации юридического адреса, некоторые собственники не дают на это согласия по разным причинам;

  7. выясните, сколько платежей вам нужно будет совершить при заключении договора — обычно это гарантийный взнос (страховой депозит, который может пойти с чёт оплаты последнего месяца) за месяц аренды и плата за первый месяц;

  8. посмотрите, как указана цена — с НДС или без, а то придётся доплачивать дополнительную сумму;

  9. уже при заключении договора отдельным пунктом пропишите будущее увеличение стоимости помещения (и при перезаключении договора в том числе), внесите в договор конкретную сумму или проценты, чтобы в будущем для вас это не стало сюрпризом;

  10. внесите в договор пункт, что арендная плата может изменяться только по соглашению сторон, в этом случае без вашего ведома арендодатель сможет повысить оплату только один раз за год;

  11. изучите, на каком основании и при каких условиях договор может быть расторгнут и как нужно действовать в этом случае обоим сторонам — не соглашайтесь, если вас обязывают сообщать о выезде из офиса за 90 дней, обычно это не более 30.

Задайте вопрос нашим специалистам

Я ознакомлен и согласен на обработку персональных данных в соответствии с Политикой конфиденциальности.

Спасибо, ваше сообщение отправлено

Сообщение не отправлено! Проверьте правильность введеных данных!

Спасибо за подписку

Подписка не оформлена! Проверьте правильность введеных данных!

Доехать

Позвонить