Нужен ли компании архив
С архивами коммерческих организаций и ИП сплошная неразбериха — для тех, кто ни разу не сталкивался с проблемами.
- С одной стороны, законодательство не обязывает ООО и ИП создавать архив документов (касающихся бухгалтерии, налогов, кадров и контрагентов), а лишь предоставляет право на его создание. Т.е. хочешь — храни, а не хочешь и не нужно.
- С другой, есть требование хранить бухгалтерские, налоговые и кадровые документы в течение определённого срока, и предоставлять их по требованию ведомств. Не предоставив требуемые документы, можно получить штраф. Т.е. архив становится обязательным.
С третьей стороны, если можно так выразиться, даже в самой маленькой организации ежедневно создаётся хотя бы несколько документов, которые нужно куда-то складировать. С течением времени места для этого нужно всё больше и встаёт вопрос, что же можно уничтожить (а главное, когда и как, чтобы не нарваться на проблемы).
Правильный ответ на вопрос «хранить или не хранить документы», — хранить. Отсутствие документов может привести к очень неприятным последствиям.
Ведь представлять бухгалтерские, налоговые и кадровые документы по требованиям ведомств всё равно нужно, за нарушения штрафы и не только (об этом рассказываем ниже).
А правильный ответ на вопрос «что хранить и сколько времени», — ищите в инструкциях для госорганов.
Законодательные основы хранения и уничтожения документов
Перечни документов и сроки их хранения регламентируются самыми разными нормативно-правовыми актами — Трудовым, Налоговым кодексом, федеральным законом о бухгалтерском учёте (№ 402-ФЗ от 06.12.11) и об архивном деле в РФ (№ 125-ФЗ от 22.10. 04).
Также нужно брать за основу:
- приказ Росархива № 236 от 20.12.19 «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения» (инструкция по применению перечня в приказе № 237 от 20.12.19)
- приказ Росархива № 77 от 31.07.23 «Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда РФ и других архивных документов в государственных и муниципальных органах, органах местного самоуправления и организациях»;
- приказ Росархива № 24 от 2.03.20 «Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда РФ и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, научных организациях»;
- непосредственно о документах бухгалтерского учёта закреплено в федеральный стандарт бухгалтерского учёта ФСБУ 27/2021 «Документы и документооборот в бухгалтерском учёте», утв. приказом Минфина № 62н от 16.04.21.
Установленные вышеперечисленными документами правила, как видите, распространяются на госорганы, органы местного самоуправления, госархивы и т.д.
Для коммерческих организаций придерживаться правил — право, а не обязанность. Но зачем изобретать велосипед, если его уже изобрели для вас? Инструкции для госорганов и госархивов вполне подходят бизнесу, ими можно и нужно пользоваться.
Есть действующие перечни для разных организаций и отраслей, они тоже являются лишь рекомендациями, но помогают «не утонуть в море бумаг». Например, положение о порядке и сроках хранения документов АО, утв. постановлением ФКЦБ № 03-33/пс от 16.07.03. Вы можете поискать документы для вашей сферы деятельности или организационно-правовой формы.
Каковы сроки хранения документов
Если говорить совсем коротко, то в основном срок хранения документов ограничивается 5 годами, за исключением кадровых — их хранят 50 или 75 лет.
Если вы перфекционист и хотите знать точно, рассказываем подробнее.
Для справки: до 2021 года срок хранения большинства документов составлял 4 года — а затем сроки согласовали из со сроками представления запрашиваемых ФНС документов.
Приказ Росархива № 236 содержит перечень и сроки их хранения бухгалтерских, кадровых, госзакупочных и других документов — всего их 657. Для справки: до 2016 года перечень утверждало Минкультуры, и в нём было 1003 наименования.
Мы, конечно же, не будем приводить тут весь перечень, вы сами сможете его посмотреть при желании. Расскажем общие правила — итак, какие сроки хранения у документов.
▶ Бухгалтерские документы — основные сроки хранения нужно смотреть в приказе № 236, но это не всё. Помимо этого, сроки хранения бухгалтерских документов прописаны в ст. 29 № 402-ФЗ и в некоторых статьях Налогового кодекса (в частности, ст. 23, 24 НК РФ).
Эти же сроки хранения применяются в отношении налоговых документов и остальных, необходимых для исчисления и уплаты налогов.
При этом, есть нюансы, например:
- документы, подтверждающие налоговые льготы для региональных инвестиционных проектов, нужно хранить 6 лет (ст. 89.2 НК РФ);
- документы, подтверждающие убытки, нужно хранить всё время уменьшения налоговой базы (ст. 283, ст. 346.18 НК РФ);
- сроки хранения учётной политики указаны в ст. 29 № 402-ФЗ, там есть нюансы в зависимости от её обновления;
- книги покупок и продаж с дополнительными листами хранят 4 года (постановление Правительства № 1137 от 26.12.11);
- подтверждение расчёта и уплаты страховых взносов может потребоваться в течение 6 лет (ст. 23 НК РФ).
▶ Кадровые документы — большинство хранятся в течение довольно длительного времени, до 50 и 75 лет. Разница в сроках установлена в ст. 22.1 № 125-ФЗ — срок хранения документов зависит от того, когда по ним закончено делопроизводство (компания закончила с ними работать): если до 01.01.03, то нужно хранить 75 лет, если после, то 50 лет.
Если вы где-то видите «срок хранения 50 (75) лет», то имеется ввиду именно это правило (в основном оно применяется для кадровых документов).
Перечень кадровых документов со сроками хранения ищите в приказе Росархива № 236.
▶ Документы по банку и кассе — основное по срокам хранения установлено всё там же, в приказе № 236, некоторые сроки хранения закреплены в законе о бухучёте. В частности, сроки хранения книг кассира-операциониста, документов, подтверждающих расчёты с покупателями, установлены в ст. 29 № 402-ФЗ.
Сроки хранения кассовых чеков и бланков строгой отчётности указаны в ст. 4.7 N 54-ФЗ от 22.05.03.
▶ Что хранить вечно — возможно, не вечно, но до ликвидации ООО или ИП стоит хранить устав компании (хотя его сейчас можно получить почти мгновенно с электронной подписью налогового органа), все документы, касающиеся выплат сотрудникам, и всю отчётность.
При наличии разногласий и споров документы нужно хранить до окончательного разбирательства (п. 277 приказа Росархива № 236).
Возможно такое, что в разных нормативно-правовых актах сроки хранения одних и тех же документов отличаются, в этом случае рекомендуем ориентироваться на больший срок хранения.
Какие же документы можно уничтожить?
Документы, срок хранения которых закончился, можно уничтожать. При этом важно правильно определить срок начала хранения документов, чтобы не ошибиться со сроком окончания хранения.
Сроком начала хранения документа является следующий год после того, в котором был создан документ.
▶ Срок хранения начинается с 1 января года, следующего за тем, когда документ закончен делопроизводством.
Например, документ был создан в 2024 году и хранить его нужно 5 лет, — срок хранения начнётся с 2025 года и в 2030 году документ можно будет уничтожить.
▶ Уничтожать документ можно в следующем году после того, в котором срок хранения закончился.
