+7 (812) 209-16-60

Какие документы можно уничтожить

Приближающийся конец года и неотвратимый переход на ЭДО вызывают искушение у многих компаний уничтожить бумажные бухгалтерские, налоговые, кадровые документы. Что называется, «расчистить завалы» для новых свершений. Хотим напомнить вам основные правила ведения архива, т.к. штрафы за нарушения довольно велики.

03.11.2022

С архивами коммерческих организаций и ИП сплошная неразбериха — для тех, кто ни разу не сталкивался с проблемами. С одной стороны, законодательство не обязывает ООО и ИП создавать архив документов, а лишь предоставляет право на его создание. Т.е. хочешь — храни, а не хочешь и не нужно. 

С другой, есть требования хранить бухгалтерские, налоговые и кадровые документы в течение определённого срока, и предоставлять их по требованию ведомств. Не предоставив требуемые документы, можно получить штраф. Т.е. архив как бы становится обязательным. 

С третьей стороны, если можно так выразиться, даже в самой маленькой организации ежедневно создаётся хотя бы несколько документов, которые нужно куда-то складировать. С течением времени места для этого нужно всё больше и встаёт вопрос, что же можно уничтожить. А главное, когда и как, чтобы не нарваться на проблемы. 

Уничтожать документы также нужно, чтобы не нарушать законодательство, в частности, о персональных данных, которое в последнее время активно ужесточается.

Перечни документов и сроки их хранения регламентируются самыми разными нормативно-правовыми актами — Трудовым, Налоговым кодексом, федеральным законом о бухгалтерском учёте.

Не обязательны к применению, но можно брать за основу:

  • № 125-ФЗ от 22.10.04 «Об архивном деле в Российской Федерации»;
  • Приказ Минкультуры № 526 от 31.03.2015 «Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях»;
  • Приказ Росархива № 236 от 20.12.19 «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения»; 
  • Приказ Росархива № 24 от 2.03.20 «Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, научных организациях» 

Есть действующие перечни для разных организаций и отраслей, они тоже являются лишь рекомендациями: 

  • Положение о порядке и сроках хранения документов АО, утв. постановлением ФКЦБ № 03-33/пс от 16.07.03.
  • Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утв. приказом Минкультуры № 1182 от 31.07.07. 

Главное, правильно определить срок начала хранения документов. В общем случае, это следующий год после того, в котором был создан документ.

Например, документ был создан в 2016 году и хранить его нужно 5 лет, — срок хранения начнётся с 2017 года и в 2022 году документ уже можно уничтожить. 

Нужно, кстати, созвать комиссию и составить акт, подробнее о процедуре мы писали тут

Сроки хранения у документов самые разные:

  • бухгалтерские, налоговые и остальные, необходимые для исчисления и уплаты налогов — 5 лет (ст. 23, ст. 24 НК РФ);
  • документы, подтверждающие убытки — всё время уменьшения налоговой базы (ст. 283, ст. 346.18 НК РФ);  
  • кадровые — 50 лет (ст. 22.1 № 125-ФЗ), если были сформированы до 2003 года, то 75 лет. 

Может быть такое, что в разных нормативно-правовых актах сроки хранения одних и тех же документов отличаются, в этом случае рекомендуем ориентироваться на больший срок хранения. 

На сегодняшний день всё более актуальным становится электронное хранение документов. Электронный документооборот всё прочнее входит в деятельность компаний, о чём говорит внедрение электронного кадрового документооборота, разработка ФНС типовых электронных документов (счетов, актов, накладных), реформа электронной подписи. 

Недавно Минцифры и Росархивом объявили о создании государственной информационной системы «Платформа «Центр хранения электронных документов», в ней будут храниться оцифрованные документы органов власти всех уровней. 

Вероятно, в будущем пропишут правила для хранения электронных документов, но пока стоит ориентироваться на правила, разработанные для бумажного документооборота. 

А напоследок напомним вам о том, чем чревато нарушение порядка и сроков хранения документов. Штрафы прописаны в ст. 13.20 КоАП РФ: 

  • для граждан до 3 тыс. рублей;
  • для должностных лиц до 5 тыс.;
  • для юридических лиц до 10 тыс.; 
  • для АО, страховых компаний, банков до 300 тыс.  

Штрафы могут быть и больше. Например, если отсутствие документов привело к налоговым нарушениям, то компания может заплатить до 20% от величины неуплаченного налога. Иногда это может составлять ощутимые суммы.

Читайте также

21 июня 2024
Кого исключат из реестра МСП после 10 июля

У компаний, включённых в реестр МСП, осталось около 10 дней на то, чтобы сдать отчётность, если они её почему-то ещё не сдали.

20 июня 2024
Новые правила предоставления отсрочки или рассрочки по налогам

С 30 июня начинает действовать приказ ФНС № ЕД-7-8/137@ от 16.02.24, который меняет правила для получения отсрочки по уплате налогов и взносов, а также инвестиционного налогового кредита.

19 июня 2024
Проводите операции с долями или смену состава участников ООО за один день

В ФНС сообщили, что до суток сократили государственную регистрацию изменений в ЕГРЮЛ, касающуюся состава участников или распределения долей в ООО по нотариальным сделкам.

Оставьте заявку
на бесплатную консультацию

Я ознакомлен и согласен на обработку персональных данных в соответствии с Политикой конфиденциальности.

Наши филиалы

Офис «На Васильевском»
Адрес:  г. Санкт-Петербург, 26-я линия В.О., д. 15к2, оф. 307 (БЦ «Биржа»)
Время работы:  9:00-18:00 Пн-Пт
Офис «На Восстания»
Адрес:  г. Санкт-Петербург, Суворовский пр., д. 2-Б, оф. 311
Время работы:  9:00-18:00 Пн-Пт
Офис «На Московском»
Адрес:  г. Санкт-Петербург, Московский пр., д. 109, оф. 412
Время работы:  9:00-18:00 Пн-Пт
Офис «Северный»
Адрес:  г. Санкт-Петербург, ул. Бутлерова, д. 42, оф. 411 (4 этаж)
Время работы:  9:00-18:00 Пн-Пт
Офис «На Ленинском»
Адрес:  г. Санкт-Петербург, Трамвайный пр., д. 14, оф. 305 (3 этаж)
Время работы:  9:00-18:00 Пн-Пт
Офис управления
Адрес:  г. Санкт-Петербург, Лиговский пр-кт., д. 73, офис 512
Время работы:  9:00-18:00 Пн-Пт

Спасибо, ваше сообщение отправлено

Сообщение не отправлено! Проверьте правильность введеных данных!

Спасибо за подписку

Подписка не оформлена! Проверьте правильность введеных данных!

Подписка на данный Email уже совершена! Спасибо за подписку!

Доехать

Позвонить