С архивами коммерческих организаций и ИП сплошная неразбериха — для тех, кто ни разу не сталкивался с проблемами. С одной стороны, законодательство не обязывает ООО и ИП создавать архив документов, а лишь предоставляет право на его создание. Т.е. хочешь — храни, а не хочешь и не нужно.
С другой, есть требования хранить бухгалтерские, налоговые и кадровые документы в течение определённого срока, и предоставлять их по требованию ведомств. Не предоставив требуемые документы, можно получить штраф. Т.е. архив как бы становится обязательным.
С третьей стороны, если можно так выразиться, даже в самой маленькой организации ежедневно создаётся хотя бы несколько документов, которые нужно куда-то складировать. С течением времени места для этого нужно всё больше и встаёт вопрос, что же можно уничтожить. А главное, когда и как, чтобы не нарваться на проблемы.
Уничтожать документы также нужно, чтобы не нарушать законодательство, в частности, о персональных данных, которое в последнее время активно ужесточается.
Перечни документов и сроки их хранения регламентируются самыми разными нормативно-правовыми актами — Трудовым, Налоговым кодексом, федеральным законом о бухгалтерском учёте.
Не обязательны к применению, но можно брать за основу:
- № 125-ФЗ от 22.10.04 «Об архивном деле в Российской Федерации»;
- Приказ Минкультуры № 526 от 31.03.2015 «Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях»;
- Приказ Росархива № 236 от 20.12.19 «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения»;
- Приказ Росархива № 24 от 2.03.20 «Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, научных организациях»
Есть действующие перечни для разных организаций и отраслей, они тоже являются лишь рекомендациями:
- Положение о порядке и сроках хранения документов АО, утв. постановлением ФКЦБ № 03-33/пс от 16.07.03.
- Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утв. приказом Минкультуры № 1182 от 31.07.07.
Главное, правильно определить срок начала хранения документов. В общем случае, это следующий год после того, в котором был создан документ.
Например, документ был создан в 2016 году и хранить его нужно 5 лет, — срок хранения начнётся с 2017 года и в 2022 году документ уже можно уничтожить.
Нужно, кстати, созвать комиссию и составить акт, подробнее о процедуре мы писали тут.
Сроки хранения у документов самые разные:
- бухгалтерские, налоговые и остальные, необходимые для исчисления и уплаты налогов — 5 лет (ст. 23, ст. 24 НК РФ);
- документы, подтверждающие убытки — всё время уменьшения налоговой базы (ст. 283, ст. 346.18 НК РФ);
- кадровые — 50 лет (ст. 22.1 № 125-ФЗ), если были сформированы до 2003 года, то 75 лет.
Может быть такое, что в разных нормативно-правовых актах сроки хранения одних и тех же документов отличаются, в этом случае рекомендуем ориентироваться на больший срок хранения.
На сегодняшний день всё более актуальным становится электронное хранение документов. Электронный документооборот всё прочнее входит в деятельность компаний, о чём говорит внедрение электронного кадрового документооборота, разработка ФНС типовых электронных документов (счетов, актов, накладных), реформа электронной подписи.
Недавно Минцифры и Росархивом объявили о создании государственной информационной системы «Платформа «Центр хранения электронных документов», в ней будут храниться оцифрованные документы органов власти всех уровней.
Вероятно, в будущем пропишут правила для хранения электронных документов, но пока стоит ориентироваться на правила, разработанные для бумажного документооборота.
А напоследок напомним вам о том, чем чревато нарушение порядка и сроков хранения документов. Штрафы прописаны в ст. 13.20 КоАП РФ:
- для граждан до 3 тыс. рублей;
- для должностных лиц до 5 тыс.;
- для юридических лиц до 10 тыс.;
- для АО, страховых компаний, банков до 300 тыс.
Штрафы могут быть и больше. Например, если отсутствие документов привело к налоговым нарушениям, то компания может заплатить до 20% от величины неуплаченного налога. Иногда это может составлять ощутимые суммы.
