+7 (812) 209-16-60

Как хранить важные электронные документы

Можно отправить их на хранение в Единую информационную систему нотариата, такую новую услугу совсем недавно стали предоставлять нотариусы. Услуга доступна и физлицам, и предпринимателям.

02.08.2021

У каждого из нас, вероятно, накопились документы, сохранность которых нам важна. Компьютеры и флешки имеют обыкновение ломаться, к облачным хранилищам можно забыть пароль. К тому же, при ненадёжном хранении информация может попасть в руки мошенников. 


Поэтому и появилась такая услуга — передача файлов на хранение в государственную информационную систему. 

Что можно «складывать» — любые документы, договоры, программный код или другие результаты интеллектуального труда (кстати, хороший способ защиты авторских прав), а также фото, видео или аудио материалы.

В общем, всё, что находится в цифровом виде, теперь можно передать нотариусу. Нотариусу также можно поручить перенаправить документы в электронном виде в какое-либо ведомство.

После поступления в Единую информационную систему файлы проверяются на вирусы и вредоносные программы, а также шифруются, после чего никто посторонний не может узнать их содержание. Даже сам нотариус, который заверяет поступление документов на хранение, не видит содержимого. Как отмечается, шифрование производится системой, сертифицированной ФСБ.

Доступ к ЕИС нотариата имеют только нотариусы, для этого они проходят двухфакторную аутентификацию. К конкретной записи будет иметь доступ только тот нотариус, который эту запись внёс. Он может предоставить сведения третьим лицам по распоряжению человека или компании, которые являются владельцами, либо на имея правовые основания, например, по решению суда.

Хотим напомнить, что ЕИС нотариата работает уже 7 лет. Это база данных, содержащая сведения обо всех совершенных в России нотариальных действиях. 

На данный момент в базе хранится около 100 Тб юридических сведений: доверенности, завещания, договоры и др.

Единая информационная система интегрирована с другими ЕИС — государственных и коммерческих органов, в частности, банков. Информация из неё попадает в другие реестры и сервисы.

Что потребуется для передачи информации на хранение — регистрация на портале Федеральной нотариальной палаты. Можно зарегистрироваться, используя запись «Госуслуг». 

В личном кабинете расположен перечень нотариуальных действий, которые можно совершить удалённо. Среди них есть теперь «Принятие на хранение электронного документа удалённо». Там нужно прикрепить материалы и указать срок хранения.

Стоимость услуги будет зависеть от объёма и периода хранения, в частности хранение 1 Мб обойдётся в 5 рублей в год. Но окончательная сумма оплаты не должна быть меньше 200 рублей. Например, если ваш документ размером 1 Мб, то вы можете хранить его 40 лет. Или меньше, но 200 рублей всё равно придётся заплатить. Дополнительно оплачиваются услуги правового и технического характера.

Когда файлы попадут в ЕИС, на почту заявителя придёт письмо с идентификатором хранилища и информацией о нотариусе. Специалисты для оформления услуги выбираются случайным образом из числа тех, кто работает в указанном вами населённом пункте.

Перед завершением срока хранения, заявитель также будет уведомлён. Через полгода по окончании срока файлы удалят. А вообще, человек может по желанию забрать свои документы когда угодно — ему будет предоставлена ссылка для скачивания.

Какие ещё нотариальные услуги можно получить удалённо:

  • совершение исполнительной надписи;
  • выписка из реестра уведомлений о залоге движимого имущества;
  • обеспечение доказательств в сети интернет;
  • конвертация электронного документа из одного формата в другой с сохранением его юридической силы;
  • свидетельство верности перевода;
  • принятие на хранение либо выдача электронных документов;
  • принятие на депонирование безналичных денежных средств для расчётов по сделке;
  • принятие на депозит безналичных денежных средств для исполнения обязательств;
  • передача электронных документов физ и юрлиц другим физ и юрлицам.

Как вы понимаете, получать услуги нотариуса в удалённом формате может только человек или компания, имеющие электронные подписи. С июля действуют новые правила оформления ЭП, мы неоднократно об этом писали.

Теперь электронные подписи руководителям юрлиц может выпускать только сама ФНС или удостоверяющие центры, который прошли специальную аккредитацию. Например, такую аккредитацию прошёл наш партнёр СКБ «Контур», и вы можете прийти за ней к нам. Физлица так и продолжают приходить за электронными подписями в удостоверяющие центры.

Если есть вопрос по электронным подписям, можно спросить у нас или самостоятельно поискать в разделе «Часто задаваемые вопросы» на сайте ФНС. Вот, например, совсем недавно ФНС ответила на вопрос, что делать, если электронная подпись была утеряна или есть подозрения, что она могла быть скопирована.

Следует обратиться в налоговую с заявлением об отзыве старого сертификата ЭП и подать заявление на получение новой электронной подписи. Перевыпуск также будет бесплатным, а количество раз не ограничивается.

Читайте также

27 Июня 2022
Портал «Госуслуг»: ещё больше государственных и муниципальных услуг онлайн

Активную цифровизацию взаимоотношений граждан, бизнеса и государства подтолкнула пандемия, с тех пор она только набирает обороты. Одним из направлений является портал «Госуслуг», который постоянно усовершенствуют. Рассказываем, что за полгода сделали нового и чего ещё ожидать.

24 Июня 2022
Новая (или старая?) программа Корпорации МСП по выращиванию поставщиков из субъектов МСП

Не успел президент дать поручение, как в Корпорации МСП уже отчитываются о готовности.

23 Июня 2022
Уникальная налоговая система заработает 1 июля

Таковой представил АУСН руководитель ФНС Даниил Егоров, выступая с лекцией для российского общества «Знание».

Оставьте заявку
на бесплатную консультацию

Я ознакомлен и согласен на обработку персональных данных в соответствии с Политикой конфиденциальности.

Наши филиалы

Офис «На Васильевском»
Адрес:  г. Санкт-Петербург, 26-я линия В.О., д. 15к2, оф. 307 (БЦ «Биржа»)
Время работы:  9:00-18:00 Пн-Пт
Офис «На Восстания»
Адрес:  г. Санкт-Петербург, Суворовский пр., д. 2-Б, оф. 311
Время работы:  9:00-18:00 Пн-Пт
Офис «На Московском»
Адрес:  г. Санкт-Петербург, Московский пр., д. 109, оф. 403
Время работы:  9:00-18:00 Пн-Пт
Офис «Северный»
Адрес:  г. Санкт-Петербург, ул. Бутлерова, д. 42, оф. 411 (4 этаж)
Время работы:  9:00-18:00 Пн-Пт
Офис «На Ленинском»
Адрес:  г. Санкт-Петербург, Трамвайный пр., д. 14, оф. 305 (3 этаж)
Время работы:  9:00-18:00 Пн-Пт
Офис «Комендантский»
Адрес:  г. Санкт-Петербург, ул. Уточкина, д. 3к2, офис 12 (3 этаж)
Время работы:  9:00-18:00 Пн-Пт
Офис управления
Адрес:  г. Санкт-Петербург, Лиговский пр-кт., д. 73, офис 512
Время работы:  9:00-18:00 Пн-Пт
Офис "Новгород"
Адрес:  г. Великий Новгород, ул. Большая Санкт-Петербургская, 39с10, оф. 317
Время работы:  9:00-18:00 Пн-Пт

Спасибо, ваше сообщение отправлено

Сообщение не отправлено! Проверьте правильность введеных данных!

Спасибо за подписку

Подписка не оформлена! Проверьте правильность введеных данных!

Подписка на данный Email уже совершена! Спасибо за подписку!

Доехать

Позвонить