Оглавление
Что такое СОУТ
Как мы выяснили, далеко не все руководители знают о том, что компаниям обязательно нужно проводить спецоценку условий труда.
И ещё меньшее количество знает о том, как это сделать, как заполнить и сдать декларацию. Сейчас мы вам всё расскажем.
Спецоценка условий труда была введена Федеральным законом № 426-ФЗ от 28.12.13 «О специальной оценке условий труда», она сменила аттестацию рабочих мест. Всем организациям и ИП давалось 5 лет, чтобы провести новую процедуру, и уже с начала 2019 года начались санкции — штрафы, кстати, не маленькие, но о них ниже.
Проблема усугублялась тем, что никто не понимал отличия спецоценки и аттестации, поэтому продолжали думать, что это им не нужно. Ведь раньше от аттестации рабочих мест освобождались офисы, магазины, рестораны и др. Теперь же там условиях труда также нужно проверять.
К сожалению, даже сегодня многие, особенно начинающие владельцы компаний уверены, что СОУТ проводить не нужно. Действительно, есть некоторые исключения, о них тоже расскажем ниже.
Проводят спецоценку только аккредитованные организации. Её результатом является определение класса условий труда. Работник может получить доплаты и компенсации, предусмотренные Трудовым кодексом, а работодатель поймёт, должен ли он закупать спецодежду и выдавать за вредность молоко.
Кроме того, в зависимости от результатов СОУТ производится расчёт страховых взносов в Пенсионный фонд и Фонд социального страхования.
Кто проводит спецоценку
Только специально аттестованные организации, все они зафиксированы в Единой общероссийской справочно-информационной системе по охране труда. Мы проводим СОУТ при поддержке нашего партнёра, который, в свою очередь, и является аттестованной организацией.
Самому в своей компании провести спецоценку никак не получится. Специалисты допущенных фирм обладают определёнными знаниями и необходимыми приборами, а также имеют сертификаты на свою деятельность.
Эксперты придут к вам в компанию, посмотрят, сделают необходимые на их взгляд замеры и напишут об этом в отчёте. Исходя из него можно будет составить декларацию о проведённой СОУТ.
Все подробности можно узнать, заполнив простую форму заявки на нашем сайте. Мы перезвоним и всё расскажем.
Что оценивают
На красоту ремонта в помещении и дороговизну фурнитуры к мебели внимание обращать не будут, а будут рассматривать различные факторы, которые негативно влияют на здоровье сотрудников. Это может быть уровень шума, количество пыли, освещённость рабочего места, тяжесть и напряжённость труда и др.
На заводах и производствах всё сложнее, там исследуются химические, биологические, виброакустические факторы, разнообразные параметры микроклимата и излучений.
В целом, проведённая спецоценка гарантирует, что сотрудники работают в хороших условиях — им достаточно места, света и воздуха, а если есть какие-то вредные факторы, например, радиация, то они от неё надёжно защищены и получают необходимые компенсации.
Кому нужно произвести СОУТ
Сделать спецоценку нужно всем организациям и ИП, кто имеет наёмных работников. Обратите внимание, что в ООО всегда есть хоть один наёмный сотрудник — это директор, поэтому СОУТ нужна почти всегда. Исключение: юрадрес зарегистрирован в жилом помещении.
Если вы пока ещё не настолько расширили свой бизнес, то дальше можете почитать просто из любопытства.
В некоторых случаях проводить СОУТ нет необходимости:
Если, например, вы зарегистрировали ООО и являетесь там единственным учредителем, директором и единственным же работником, да и юридический адрес у вас по месту проживания, то спецоценку проводить не нужно.
Также если вы ИП и ещё не наняли работников, то от спецоценки вы освобождаетесь.
Минует эта процедура и те организации, у которых все сотрудники работают удалённо (и это прописано в Трудовых договорах). Например, вы открыли швейное производство, а швеи у вас работают по домам, и бухгалтер приходящий. Тогда спецоценка тоже не нужна.
Ну, и, конечно, освобождаются от этой процедуры обычные граждане. Если у вас есть секретарь или вы наняли помощника по хозяйству, то вы также не обязаны проводить спецоценку их рабочих мест. Но при этом расплачиваться с ними вы должны как физическое лицо.
Также есть перечень случаев, когда СОУТ нужна, но сдавать декларацию не потребуется: это касается кафе и ресторанов, а также вредных и опасных производств.
Когда нужно сделать
После регистрации компании у работодателя есть 1 год, чтобы провести СОУТ на рабочих местах.
Работающие компании проводят внеплановые СОУТ в случаях, если произошла смена рабочих мест, несчастный случай, выявлены нарушения и т.д.
Т.е. провести СОУТ нужно через год после регистрации ООО или ИП, и потом по мере необходимости. В частности, когда рабочие места претерпели значительные изменения: например, произошёл переезд, открытие филиала, ввод в эксплуатацию нового оборудования и т.д. Но если, например, просто переименовали должность на этом рабочем месте, то новая спецоценка не требуется.
Также трудовая инспекция может выявить нарушения при проверке и предписать провести СОУТ. Работник может получить травму и опять же работодателю придётся проводить спецоценку. Полный перечень случаев приводим ниже.
Штрафы
Как известно, незнание закона не освобождает от ответственности, и штрафы за не проведённую вовремя спецоценку довольно велики. Если вы не успели в срок или вовсе не собираетесь проводить СОУТ, то:
- директор или ИП заплатят 5-10 тыс. рублей;
- юридическое лицо — 60-80 тыс. рублей.
Если же вы и после этого не опомнились, то повторные штрафы вырастут в разы:
- директор или ИП заплатят 30-40 тыс. рублей, при этом денежный штраф может быть заменён для директора на дисквалификацию на 1-3 года, а для ИП на приостановку деятельности до 90 дней;
- для юридических лиц штраф составит 100-200 тыс. рублей, или ему может грозить приостановка работы до 90 дней.
Что нужно сделать
Если смотреть широко, то вся процедура будет состоять из трёх этапов. Нужно будет:
провести СОУТ;
подготовить декларацию;
подать её в трудовую инспекцию.
А также рассказать бухгалтеру, что добытые сведения он должен ещё передать в Фонд социального страхования.
Проводим спецоценку
Поделим эти этапы на более мелкие и понятные шаги, и приступим. Возьмём для примера небольшую организацию с наёмными сотрудниками, которые выполняют свою работу преимущественно за компьютером.
Выбор исполнителя
Мы, конечно же, советуем выбрать нас, потому что мы предлагаем услуги только от проверенных партнёров, а наша цена — одна из лучших на рынке. Однако если вы хотите повыбирать, то подсказываем правильный алгоритм действий.
Во-первых, убедитесь, что компания имеет официальную аккредитацию, проверить можно на официальном сайте.
Во-вторых, изучите цены. Они обычно зависят от:
- количества оцениваемых мест — ведь оценка идёт каждого рабочего места (за исключением, наверное, огромных опенспейсов, где изучается только 20% рабочих мест согласно п. 6 ст. 9 и п. 1 ст. 16 № 426-ФЗ);
- сложности — согласитесь, есть разница в оценке небольшого офиса и крупного производства;
- наконец, срочности — все знают, что сегодня не обязательно делать то, что можно сделать завтра, но когда истекают сроки, установленные для проведения СОУТ, то, возможно, придётся доплачивать.
А в-третьих, выберите ту, где вам улыбнулись. Вот вы и опять вернулись к нам! А мы настоятельно рекомендуем вам позаботиться о проведении СОУТ немедленно: для этого оставьте заявку, мы свяжемся с вами и заключим договор.
Создание комиссии и необходимых документов
Комиссия нужна для наблюдения за процессом проведения спецоценки. Обычно её составляют из сотрудников самой организации, но допускается и человек со стороны — в том случае, если этих самых сотрудников не хватает. Дело в том, что членов комиссии должно быть нечётное количество, то есть как минимум 3. Возможно, в вашей фирме столько и не наберётся. Оформить создание комиссии нужно приказом за подписью директора.
После этого нужно составить отдельные документы с перечнем мест, подлежащих оценке, и графиком, согласованным с фирмой, которая будет проводить СОУТ. Все эти документы составляются в свободной форме, потом их никуда сдавать не следует, а нужно просто сложить в отдельную папочку и отдать бухгалтеру на сохранение.
Идентификация
После того, как в согласованное время к вам в фирму приехали эксперты, спецоценка начнётся с идентификации. Она может включать изучение составленного списка рабочих мест, визуального осмотра помещения и даже разговоров с сотрудниками на предмет выяснения, что из себя представляет рабочий процесс. Изучив представленный список рабочих мест, сами рабочие места и режим работы, специалист может переходить к осмотру оборудования, которое используется в работе.
Сначала экспертам нужно понять, что именно требуется изучить, какие потребуются измерения.
Комиссия должна присутствовать при этом процессе, потому что впоследствии им нужно будет подставить свои подписи на отчёте.
Как мы помним, у нас маленькая организация и небольшое помещение со столами и компьютерами, поэтому, скорее всего, потребуется измерить только уровень освещения. Достаточно ли его для той работы, которую выполняют сотрудники (у нас они работают за компьютерами).
Исследование
Возможно, что несложные приборы эксперты захватят с собой сразу. В нашем случае для замера освещения им понадобится люксометр. При замерах также должны присутствовать все члены комиссии.
В результате представители фирмы, которая производит СОУТ, присвоят рабочим местам класс условий труда. Как мы уже говорили, от него зависят гарантии и компенсации, получаемые работником, а также исчисление страховых взносов работодателем. Этих классов, согласно законодательству, 4:
Оптимальные условия труда.
Допустимые.
Вредные.
Опасные.
Предположим, нашему офисному помещению присвоили 2 класс, что и должно быть отражено в отчёте. Срок выполнения отчёта по завершении непосредственной процедуры указан в договоре, обычно он составляет 30 календарных дней после поступления оплаты.
Отчёт о проведённой спецоценке
Отчёт, предоставленный фирмой, которая проводила СОУТ, состоит из заключения эксперта и таблиц (с прописанным в т.ч. классом условий труда). Он должен содержать следующие сведения:
- данные об организации, которая проводила оценку, область её аккредитации и копию подтверждающих документов;
- описание места проведения спецоценки с адресом и описанием изучаемых факторов (в нашем случае будут содержаться сведения о количестве, типе источников света, высоте их нахождения и др.);
- перечень изученных рабочих мест и список обнаруженных нарушений (или их отсутствие);
- протокол проведения измерений и исследований;
- название и марку прибора, которым производились измерения;
- карту спецоценки;
- ведомость результатов;
- таблицу классов условий труда;
- перечень мероприятий, способных улучшить условия;
- заключение эксперта.
После того, как сторонняя организация пришлёт вам отчёт, его необходимо утвердить. Подписывают отчёт все члены комиссии и директор организации.
Затем нужно уведомить фирму, которая проводила исследование, о том, что отчёт утверждён. Например, отсканировать подписанный лист и отправить по e-mail. Как только организация получит утверждённый отчёт, она должна самостоятельно направить его в Федеральную государственную систему учёта результатов проведения СОУТ.
Составляем декларацию
Если на рабочих местах не выявлено ничего вредного и опасного, как в нашем примере, то потребуется составить декларацию соответствия. Это делается уже не фирмой, проводившей спецоценку, а вами непосредственно. Сделать нужно за 30 рабочих дней после утверждения отчёта.
Подавать декларацию нужно в Роструд и сделать это можно несколькими способами:
- лично;
- ценным отправлением по почте России с описанием вложенного;
- при наличии ЭЦП можно заполнить декларацию прямо на сайте Роструда;
- с нашей помощью, тогда это будет быстро и совершенно беззаботно для вас.
Если вы подаёте декларацию лично или по почте, то выбирайте ту инспекцию, на территории которой находятся оцениваемые рабочие места.
Срок действия декларации
Декларация будет актуальна до конца работы организации. Однако, как мы говорили выше, СОУТ придётся проводить снова, если (п. 1 ст. 17 № 426-ФЗ):
- на производстве произойдёт несчастный случай;
- работники заболеют и причиной будут условия труда;
- трудовая инспекция выявит нарушения в ходе проводимой проверки;
- появятся новые рабочие места;
- офис изменится.
Что сделать после
Во-первых, работодатель обязан ознакомить сотрудников с результатами оценки их рабочих мест. На это есть 30 календарных дней со дня подписания отчёта. Потребуется заключить дополнительные соглашения к трудовому договору, где будет указан класс условий труда, и где работник поставит свою подпись.
Во-вторых, необходимо разместить информацию о проведённой спецоценке условий труда на вашем официальном сайте, если он у вас вообще есть. На это отводится такой же срок.
Вот и вся процедура. Конечно, много формальностей и бумаг, но зато все будут спокойны. Сотрудники уверены, что работают в хороших условиях или получают за это компенсации. А работодатель не будет опасаться штрафов и пристального внимания со стороны контролирующих органов, и будет уверен, что полностью контролирует ситуацию в своей фирме.
