Оглавление
Заключить трудовой договор
Когда вы уже давно работаете, вас постепенно начинают узнавать, клиентов становится всё больше, и рано или поздно приходит такой момент, что вы понимаете — пора. Пора расширяться и нанимать сотрудников. Но как правильно оформить сотрудника в штат, чтобы у вас, как у работодателя, не было никаких проблем. Наши специалисты рассказали пошаговый план для оформления нового работника.
Трудовой договор определяет всю работу вашего нового сотрудника, в нём в обязательно порядке прописываются:
график работы — время с какого работник будет начинать свою трудовую деятельность, и когда он закончит выполнять свои обязанности, во сколько у него будет обед или другие перерывы, если рабочий день предполагается не 8-часовым;
территория, на которой будет осуществляться выполнение сотрудником своих обязанностей;
размер заработной платы и даты получения выплат;
испытательный срок, который по трудовому законодательству не может превышать 3 месяца, правда, есть исключения — для руководителей, замов, главных бухгалтеров срок может быть увеличен до 6 месяцев (ст. 70 Трудового кодекса), и другие условия.
Кстати, если новый человек не справляется со своими обязанностями или не подходит по каким-то другим условиям, то на испытательном сроке его можно уволить, предупредив за 3 дня, а не за 2 недели.
Все важные условия следует закрепить в трудовом договоре, а чтобы правильно его оформить, в него нужно внести реквизиты сторон — то есть, работодателя и работника. Для этого последнему необходимо предоставить паспорт, ИНН и СНИЛС, трудовую книжку (если имеется) и военный билет (для военнообязанных).
Важные условия нужно закрепить в трудовом договоре, образец которого утверждён постановлением Правительства.
Также можете попросить у сотрудника предъявить диплом, если для занимаемой должности это важно, и медицинскую книжку, которая обязательна для всех, кто работает в медицинских организациях, индустрии красоты, сфере общепита, и др. Кстати, для некоторых должностей обязательна справка об отсутствии судимости, например, для тех, кто работает с детьми.
Чтобы не «изобретать велосипед», можно воспользоваться типовой формой договора, которая утверждена постановлением Правительства РФ № 858 от 27.08.16. Её довольно легко адаптировать под любой вид бизнеса, изменяя некоторые условия.
Если принять работника в штат без оформления трудового договора, то, согласно п. 4 ст. 5.27 КоАП РФ, штраф может составить для индивидуального предпринимателя — 5-10 тыс. рублей, для юридического лица — 50-100 тыс. рублей, и на должностных лиц — 10-20 тыс. рублей. При повторных нарушениях штрафы увеличиваются.
Составить штатное расписание
После заключения трудового договора, следующим шагом будет составление штатного расписания. Даже если у вас пока что всего один новый сотрудник, штатное расписание всё равно нужно составить. В дальнейшем вы будете туда заносить всех новых сотрудников.
В этом документе прописываются подробности о работающих людях — сколько человек работает, какие они занимают должности, какую получают за это оплату своего труда (оклад и надбавки). Также существует типовая форма № Т-3, утверждённая постановлением Госкомстата РФ № 1 от 05.01.04.
Если вы индивидуальный предприниматель, то себя в эту форму записывать не нужно. Если же у вас ООО, то начинать следует с руководителя. Унифицированная форма № Т-3 касается исключительно наёмных работников.
Издать приказ
Приказ о приёме нового сотрудника на работу — это локальный нормативный акт, который закрепляет факт приёма человека на работу и его согласия с тем, что прописано в трудовом договоре (ст. 68 ТК РФ).
В этом случае законодатели тоже подсказывают бизнесменам типовую форму документа, в данном случае, это унифицированная форма № Т-1. Но не возбраняется использовать собственные формы приказов или менять пункты в предложенном документе. Главное, не забыть прописать всё до мелочей, в том числе и испытательный срок.
Занести сведения в трудовую книжку
Записи в трудовой книжке делаются в обязательном порядке, если сотрудник проработал у вас больше пяти дней. Сокращать записи в трудовой нельзя, как и вылезать за ограничительные поля.
Если этот человек только начинает свою трудовую деятельность и трудовой книжки у него ещё нет, то вы обязаны ему её оформить. Причём выделить деньги на её покупку через бухгалтерию и купить её самостоятельно.
Важно здесь не нарваться на подделку, а приобрести трудовую книжку в специализированной организации, которая занимается защищённой полиграфической продукцией. Чтобы проверить трудовую книжку на подлинность, необходимо удостовериться, что серия и номер одинаковы на всех страницах, а печатью документа занимался Госзнак.
При получении трудовых книжек от работников важно проверять их подлинность, иначе могут быть санкции от надзорных органов.
Кстати, когда вам предоставляют уже заполненную предыдущими работодателями трудовую, её тоже лучше пристально осмотреть, чтобы потом не было проблем с надзорными органами. А если трудовая будет поддельной, то сотрудника можно уволить за предоставление ложных сведений (п. 11 ч. 1 ст. 81 Трудового кодекса).
Все записи, которые вы будете заносить в трудовые книжки работников, необходимо аккуратно переносить в книгу учёта движения трудовых книжек. Её можно купить там же, где и саму трудовую.
Конечно, бывают ситуации, что проработавший недолго человек просить не заносить эти сведения в трудовую книжку. Конечно, можно пойти ему навстречу и не «портить» впечатление для будущих работодателей, но помните, что вы делаете это исключительно на свой страх и риск. Закон обязывает работодателей своевременно вносить записи, иначе потом можно попасть на штрафы от надзорных органов.
Заполнить личную карточку
Личная карточка также имеет унифицированную форму № Т-2 и её необходимо заводить на каждого сотрудника.
В личную карточку заносятся все сведения как относительно самого человека — паспортные данные, номера других предоставленных документов, так и информация о его движении в вашей фирме — номер приказа о приёме на работу.
Встать на учёт в Фонде социального страхования
Как работодатель, вы теперь обязаны делать отчисления за официально оформленных сотрудников в налоговые органы и ФСС. Дополнительно регистрироваться в налоговой инспекции не требуется, а вот в ФСС необходимо подать заявление. Форму заявления можно скачать на самом сайте Фонда.
Заполненное заявление вместе с паспортом индивидуального предпринимателя или руководителя ООО, со свидетельствами о постановке на учёт в налоговом органе, ОГРНИП, трудовым договором и трудовой книжкой сотрудника допускается лично отнести в ваше отделение Фонда, узнать его можно на портале ФСС. Также допускается регистрация через МФЦ или при помощи заказного письма по почте.
На то, чтобы подать заявление, у работодателя есть 30 дней. После того, как заявление поступит в Фонд, за работодателем закрепят индивидуальный номер и код, внесут информацию в базу страхователей и рассчитают размер взносов.
Затем работодатель получает извещение с специальным номером, с помощью которого он затем будет уплачивать взносы. Этот же номер можно будет найти в выписках из ЕГРЮЛ или ЕГРИП на сайте налоговой — на случай, если извещение не пришло или вы его случайно потеряли.
Если «проворонить» срок, в который нужно подать заявление, то снова грозят штрафы (п. 1 ст. 19, ст. 26.28 № 125-ФЗ). Размер будет зависеть от того, надолго ли вы задержались. Если успели в последующие 90 дней, то заплатите 5 тыс. рублей, если не уложились и в этот срок, то сумма возрастает до 10 тыс. рублей.
Начислить зарплату
Оклад сотруднику допускается устанавливать любой, но не ниже действующего минимального размера оплаты труда. Но чтобы ни у налоговых инспекторов, ни у банка, через который вы будете выплачивать зарплату, уж точно не возникло никаких подозрений, лучше всего размер оплаты труда устанавливать чуть выше МРОТ.
А лучше всего ознакомиться с информацией на сайте Росстата, там есть расчёты средних зарплат по отраслям и регионам. В соответствии с этим цифрами и нужно устанавливать размер заработной платы.
Если налоговые инспекторы посчитают, что вы намеренно занижаете заработную плату, то вам могут направить рекомендательное письмо с советом повысить размер оплаты труда. Правда, следовать рекомендациям не обязательно, но всё же лучше не привлекать пристального внимания контролирующих органов.
Кроме всего прочего, размер оклада вы будете обязаны ежегодно увеличивать в соответствии с инфляцией и ростом МРОТ (ст. 134 Трудового кодекса).
Сдать отчётность
Отчитываться за сотрудников также будет необходимо раз в год, раз в квартал и раз в месяц.
Один раз в год сдают:
сведения о среднесписочной численности работников — в налоговую до 20 января;
справка 2-НДФЛ — в налоговую до 1 апреля;
СЗВ-стаж — в Пенсионный фонд, до 1 марта, 1 раз в год.
Квартальная отчётность включает:
справка 6-НДФЛ — в налоговую до 30 числа первого месяца следующего квартала;
расчёт страховых взносов — в налоговую до 30 числа первого месяца следующего квартала;
4 ФСС — в Фонд социального страхования до 25 числа первого месяца следующего квартала.
Раз в месяц сдаётся только форма СЗВ-М, её нужно предоставлять в Пенсионный фонд до 15 числа следующего месяца.
Мотивировать сотрудников
Этот этап, конечно, не относится непосредственно к документарному оформлению, но он очень важен для развития дела, которое вы теперь будете делать не один, а вместе со своими работниками.
Любые ваши совместные действия будут влиять на доход и нужно сделать так, чтобы данный факт интересовал не только вас, как собственника бизнеса, но и ваших сотрудников, которые, в общем случае, не всегда в этом заинтересованы.
Нужно постараться объяснить новым людям, что вы платите им не только за их опыт, знания или затраченное на работу время, вы платите им, в первую очередь, за результат, от которого зависит успех в целом всего дела и каждого в отдельности.
Поэтому в первую очередь определите для себя, какого именно результата вы ждёте от нового человека в вашей команде. Это может быть определённое количество заявок, количество отработанных с положительным результатом звонков или невероятно креативные идеи для рекламы или выпускаемого вами товара.
После этого можно ввести статистический учёт результатов работы и, конечно, наладить мотивацию. Мотивация может быть не только материальной, но и в виде признания заслуг, например. А когда сотрудники понимают, что их зарплата приносит им и материальное, и моральное удовлетворение, работа пойдёт намного интенсивнее. Теперь у них появляется желание сделать что-то важное, а не просто отсидеть свои положенные часы.
А начисление заработной платы и подачу отчётности лучше всего доверить профессионалам, которые знают все нюансы такого дела как свои пять пальцев. Наши бухгалтеры с удовольствием возьмутся за ведение всей вашей бухгалтерии, чтобы вы смогли сосредоточиться на более важных делах.
