Оглавление
Площадь помещения
Юридический адрес организации законодательно разрешено регистрировать по месту жительства учредителей или директора с согласия всех собственников. Но рано или поздно наступает время, когда необходимо найти более подходящее помещение, чтобы разместить там бизнес. Сначала нужно определиться с размерами помещения.
Чтобы выбрать оптимальное по размерам помещение, нужно знать количество человек, которые будут там работать. Это число работников нужно умножить на 4,5. В результате у вас получится цифра, обозначающая количество квадратных метров, на которую можно ориентироваться при подборе помещения.
4,5 кв. м. — примерно столько нужно площади для одного человека, чтобы чувствовать себя в офисе достаточно комфортно.
Так решило государство и закрепило в СанПиНе 2.2.2/2.4.1340-03 «Гигиенические требования к персональным электронно-вычислительным машинам и организации работы» (утв. 30.05.03).
Кстати, например, в Европе считается, что работники будут себя свободно чувствовать и на 2,5 кв. м. Возможно, и вы так как руководитель ООО считаете, — и можете поступать на своё усмотрение, но хотим предупредить, что за нарушения санитарно-гигиенических норм может наступить административная ответственность.
Если у вас есть некоторое количество человек на удалёнке (фрилансе), примите решение, нужно ли будет им хоть иногда заглядывать в офис.
На нескольких человек можно оборудовать одно рабочее место, которое они будут занимать по мере необходимости (можно составить график их прихода).
Обратите внимание, что необходимость дистанционщиков посещать офис должна быть закреплена в трудовом договоре.
Планировка офиса
К выбору планировки обычно подходят с учётом особенностей бизнеса. Опенспейс позволяет сэкономить на площади по сравнению со съёмом некоторого количества отдельных кабинетов. Но, например, если сотрудники проводят переговоры с клиентами, участвуют в видео-конференциях по интернету, то понадобится как минимум каким-либо образом огороженное пространство.
Можно дополнительно оборудовать переговорную комнату, а также уголок для отдыха или чаепитий, — тогда количество метров нужно будет увеличивать.
Или, например, нужно будет где-то хранить большое количество документации, образцов продукции, оргтехнику тоже нужно будет куда-то поставить — для всего этого нужно предусмотреть место.
Все эти моменты надо просчитать заранее.
Для растущих компаний
Если ваш бизнес уже увеличивается или вы планируете в ближайшее время расширяться, то спрогнозируйте темпы роста и заложите необходимое количество квадратных метров в будущий офис.
Может быть удобно сразу распланировать размещение сотрудников по их функционалу, — так проще работать в маленьких командах внутри одной большой. Посмотрите в выбранном офисном центре или бизнес-центре помещения разного размера, и представьте где и кто может разместиться.
Что выбрать — бизнес-центр или офисный центр?
Собственно, отличаются они только тем, что в бизнес-центре предлагают пустые помещения, которые вы самостоятельно заполняете мебелью и остальными необходимыми вещами. В офисном центре всё продумывают за предпринимателей — организуют пространство, проследят за наличием канцелярских принадлежностей и воды в кулере, предоставят и другие услуги для бизнеса.
Сервис во втором варианте будет стоить дороже, но это может сэкономить время на закупку всего необходимого и оборудование пространства. Хотя, возможно, вам всё это и не нужно, а требуется всего лишь помещение для того, чтобы, наконец, начать спокойно работать.
Офисные здания обычно делятся по классам — A, B, C, D. Самый высокий — класс A, соответственно, класс D — это помещения, которые, скорее всего, нуждаются в ремонте и расположены далеко от центра.
Лучше всё осмотреть своими глазами, иногда самый подходящий под офисы класс B может выглядеть совсем не так, как вам хотелось бы, и вам совсем не захочется приводить в такое помещение клиентов и партнёров. Класс также влияет на цену помещения.
Транспортная доступность
Если к вам приходят клиенты или партнёры для переговоров, необходимо учитывать то, насколько им удобно будет добираться. Причём, и автомобилистам, и пешеходам, иногда именно доступность становится решающим фактором для принятия решения о сотрудничестве.
Можно посмотреть онлайн-карты в разное время суток, чтобы составить представление о пробках.
Одним важны парковки — есть ли у бизнес-центра своя или нужно будет искать место на близлежащих улицах.
Другим — доступность общественного транспорта, не всем удобно добираться до офиса компаниии «на перекладных».
Договаривайтесь о скидках, ищите выгоду
Подумайте, чем вы можете быть полезны данному бизнес-центру, что вы можете предложить за скидку на помещение. Например, вы (как и наш Центр развития бизнеса «Берега Невы») оказываете услуги по бухгалтерскому учёту, можете предложить обменяться скидками. Также руководством бизнес-центра может быть положительно воспринято размещение столовой, магазина или аптеки, т.е. это будет удобно для всех компаний, которые размещаются в этом же здании, и для их посетителей.
Попробуйте найти партнёров и снять с ними офис на две компании, — это позволит сэкономить и, возможно, предложить клиентам новые и оригинальные решения для их целей.
Как подписать договор, чтобы обезопасить своё дело
Важно обращать внимание на каждую мелочь, даже если она кажется на первый взгляд незначительной. Это позволит избежать сюрпризов относительно хозяйственных вопросов и конфликтов с собственниками насчёт повышения арендной платы. Итак:
- Нужно просить арендодателя подтвердить регистрацию ООО или ИП, — подлинность регистрации проверяется онлайн на официальном сайте ФНС по реестрам ЕГРЮЛ или ЕГРИП. Сдача коммерческой недвижимости в аренду является предпринимательской деятельностью, физлица (не ИП) ею заниматься не могут.
- Если зарегистрировано ООО, просите приказ о назначении директора — он имеет право действовать от имени организации и заключать договор нужно именно с ним.
- Если помещение в собственности — нужно проверить право собственности. До 2016 года выдавались свидетельства о праве собственности, затем их заменила выписка из ЕГРН (можно получить онлайн на сайте Росреестра или через «Госуслуги»). Также нужно просить представить договор купли-продажи (получения в наследство, дарения, ренты и т.д.). Сверяйте данные во всех документах, в т.ч. с паспортными данными человека. Если собственников несколько, то документы нужно смотреть у всех и договор на аренду должен подписывать каждый.
- Если помещение сдаётся в субаренду, — смотрите договор аренды и генеральную доверенность, чтобы убедиться, что есть право сдавать помещение.
- Договор об аренде желательно заключать на срок от 1 года — такие договоры требуют государственной регистрации (ст. 609, 651 ГК РФ) и делают вас более защищённым от произвола арендодателей.
- Проясните, каков срок аренды и каков срок действия договора — они могут не совпадать (вы собираетесь въезжать позднее, чем заключаете договор). В этом случае может возникнуть путаница и ненужные споры на предмет того, как и когда вносить арендную плату.
- Обратите внимание, что входит в стоимость аренды помещения — прописаны ли там водоснабжение, электричество, отопление, уборка, охрана и т.д. А также ремонт внезапно лопнувшей трубы или протёкшей крыши.
- Выясните, сколько платежей нужно будет совершить при заключении договора — обычно это гарантийный взнос (страховой депозит, который может пойти в счёт оплаты последнего месяца) за месяц аренды и плата за первый месяц.
- Посмотрите, как указана цена — с НДС или без, а то придётся доплачивать дополнительную сумму.
- Внесите в договор пункт, что арендная плата может изменяться только по соглашению сторон, — в этом случае без вашего ведома арендодатель сможет повысить оплату только один раз за год.
- При заключении договора отдельным пунктом пропишите будущее увеличение стоимости помещения (и при перезаключении договора в том числе), — внесите в договор конкретную сумму или проценты, чтобы в будущем это не стало для вас сюрпризом.
- Изучите, на каком основании и при каких условиях договор может быть расторгнут и как нужно действовать в этом случае обоим сторонам, — не соглашайтесь, если вас обязывают сообщать о выезде из офиса за 90 дней, обычно это не более 30.
- И ещё один немаловажный пункт — уточните возможность регистрации юридического адреса, некоторые собственники не дают на это согласия по разным причинам.
Если вы переживаете, что в договоре не предусмотрены все нужные вам пункты, то наши юристы могут составить договор под ваши условия. Также они могут проверить на юридическую чистоту уже составленный договор. Заполните форму, расположенную внизу страницы и мы перезвоним вам с ответами на ваши вопросы.
